1. Tìm hiểu về mục tiêu chất lượng trong doanh nghiệp

1.1. Khái niệm cơ bản của mục tiêu chất lượng

Mục tiêu chất lượng là gì? Mục tiêu chất lượng là các mục tiêu có thể đo lường được nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và đạt được các chính sách chất lượng của doanh nghiệp. Theo ISO 9001:2015, mục tiêu chất lượng còn được kết quả mà doanh nghiệp hay tổ chức muốn đạt được về chất lượng trong tương lai.

Thông thường, các mục tiêu chất lượng sẽ lấy từ các mục tiêu chính sách chất lượng và sẽ biến chúng thành những yêu cầu khả thi nhất. Mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp cần được phù hợp về sản phẩm, phù hợp về quy trình, tạo nên sự thỏa mãn đối với khách hàng, chi phí sản xuất giảm, khả năng đáp ứng các đơn hàng,…

Khác với chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng cần đạt các yêu cầu về các bộ phận khác nhau như mục tiêu chất lượng về tổ chức, mục tiêu chất lượng về quá trình, mục tiêu chất lượng về cấp độ sản phẩm và dịch vụ, mục tiêu chất lượng theo cấp phòng ban hay mức độ cá nhân.

Đối với các doanh nghiệp áp dụng theo hệ thống quản lý ISO 9001:2015, việc đặt mục tiêu chất lượng là thực sự cần thiết và là yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp.

1.2. Lợi ích của mục tiêu chất lượng đối với doanh nghiệp

Việc xây dựng mục tiêu chất lượng là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp. Từ các mục tiêu này, doanh nghiệp có thể cụ thể hóa các chính sách chất lượng. Đồng thời, nó còn giúp tiến hành thực hiện, đo lường và đánh giá mục tiêu đúng hướng, giúp cho kế hoạch thực hiện các mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp có sự nhất quán, đúng trọng tâm.

Không chỉ vậy, từ mục tiêu chất lượng, doanh nghiệp có thể tập trung giải quyết, cải thiện các vấn đề liên quan đến chất lượng một cách hiệu quả. Điều này sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp có dữ liệu để theo dõi, đánh giá sự hiệu quả và cải tiến hệ thống QMS của bộ phận sản xuất. Ngoài ra, mục tiêu chất lượng còn được dùng làm bằng chứng để cung cấp cho các bên liên quan khi có vấn đề xảy ra.

2. Mục tiêu chất lượng cần đạt những yêu cầu gì?

2.1. Tuân thủ nguyên tắc cơ bản

Khi thiết lập mục tiêu chất lượng cho doanh nghiệp, cần tuân thủ nghiêm chỉnh các nguyên tắc cơ bản sau:

- Khi thiết lập mục tiêu chất lượng, cần chia mục tiêu thành 2 cấp độ cơ bản là mục tiêu chung cho toàn tổ chức và mục tiêu riêng cho từng bộ phận, chức năng cụ thể trong phạm vi của hệ thống QMS.

- Cần có sự căn cứ vào các khía cạnh chất lượng liên quan phù hợp với từng hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

- Các mục tiêu chất lượng cần có sự gắn liền với pháp lý, xem xét nghĩa vụ  cần có sự tuân thủ về mặt pháp luật trong từng hoạt động quản lý chất lượng.

- Khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, cần có sự cân nhắc các yếu rủi ro và cơ hội.

- Các mục tiêu cần thiết lập cần phù hợp với bối cảnh và điều kiện chất lượng của tổ chức.

2.2. Mục tiêu chất lượng cần gắn liền với các sản phẩm, dịch vụ

Các mục tiêu chất lượng cần có sự kết nối, tập trung vào từng khía cạnh, hoạt động của sản phẩm – dịch vụ doanh nghiệp, nhằm mục tiêu hướng tới nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các mục tiêu chất lượng cũng cần có sự tuân thủ chặt chẽ pháp luật hiện hành.

2.3. Mục tiêu chất lượng có sự gắn kết chặt chẽ với chính sách

Chính sách chất lượng là yếu tố cốt lõi giúp định hướng mọi quyết định và hành động liên quan đến quản lý chất lượng. Các nội dung trong chính sách cần có sự gắn kết tương ứng với từng mục tiêu chất lượng cụ thể. Chúng ta cần lưu ý tránh tạo ra các mục tiêu chất lượng có sự xung đột hay không đáp ứng được chính sách chất lượng.

2.4. Cần có sự đo lường và tính yêu cầu

Doanh nghiệp cần có sự xác định các tiêu chí đánh giá, đo lường các mục tiêu cụ thể thông qua các chỉ số của tổ chức. Các chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu, tiêu chuẩn khác nhau. Do vậy, ban lãnh đạo cần có sự đánh giá bộ phận, ban ngành nào là quan trọng, có tính quyết định, cần được ưu tiên thì mới đưa vào mục tiêu chất lượng.

2.5. Cần có sự theo dõi mục tiêu chất lượng

Các mục tiêu chất lượng cần có sự theo dõi sát sao, đồng thời có sự thiết lập một cách khoa học, rõ ràng, có thể được lưu vào văn bản. Trong quá trình hoạt động, tổ chức cần có sự chỉ định các cá nhân, tổ chức tiến hành hoạt động theo dõi, giám sát hệ thống QMS.

Bên cạnh đó, tổ chức cần có sự xác định tần suất thực hiện, phương pháp theo dõi được phục vụ để giám sát các mục tiêu thông qua các cách thức định tính và định lượng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê, thu thập các dữ liệu liên quan. Sau khi đi đã hoàn thành xong hoạt động, tổ chức cần có sự phân tích, đánh giá để đưa ra kết luận về mục tiêu chất lượng.

Xem thêm: Hệ thống quản lý chất lượng là gì và lợi ích của hệ thống

2.6. Mục tiêu chất lượng cần được truyền đạt rộng rãi

Việc truyền đạt mục tiêu chất lượng cần được chính xác, cụ thể, rõ ràng và đúng đối tượng. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu lực, thành công của hệ thống quản lý chất lượng. Các cá nhân, phòng ban trong phạm vi hệ thống chất lượng cần nắm bắt được các mục tiêu, chất lượng cần làm để đạt được mục tiêu đó. Công việc này sẽ cho thấy chất lượng trao đổi thông tin về mục tiêu.

3. Cách thiết lập mục tiêu chất lượng cho doanh nghiệp

Một trong những cách thiết lập mục tiêu chất lượng hiệu quả, tối ưu là sử dụng phương pháp S.M.A.R.T. Phương pháp này sẽ được thể hiện như sau:

3.1. Tính cụ thể (Specific)

Khi tiến hành thiết lập mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp cần xác định được đối tượng và phạm vi áp dụng một cách rõ ràng cụ thể. Tính cụ thể của phương pháp này sẽ tạo thuận tiện cho việc theo dõi, đánh giá kết quả, đồng thời sẽ làm căn cứ để có biện pháp khắc phục kịp thời khi có vấn đề xảy ra. Những mục tiêu thiếu tính cụ thể sẽ gây ra định hướng mơ hồ, làm giảm tính thực thi.

3.2. Tính đo lường (Measurable)

Trong quá trình thiết lập các mục tiêu chất lượng, doanh nghiệp cần đưa ra các phương pháp, chỉ tiêu đánh giá trong từng hoạt động, từng lĩnh vực cụ thể. Các chỉ tiêu đánh giá này cần đưa ra các con số cụ thể, điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể đánh giá mục tiêu hiệu quả, xác định chính xác kết quả đã đạt được.

3.3. Tính khả thi ( Achievable)

Các mục tiêu chất lượng cần có tính khả thi, tính ứng dụng thực tiễn. Các mục tiêu này cần vừa đủ sức, có thể được khi phấn đấu nỗ, lực. Nếu mục tiêu quá dễ thì sẽ khiến con người thiếu tính quyết tâm, còn với mục tiêu quá khó thì có thể tạo ra bất mãn, chán chường.

3.4. Tính thực tế ( Realistic)

Một mục tiêu chất lượng có tính thực tế cần phải được 2 yếu tố:

Tính đáng tin cậy của kết quả phân tích kết quả số liệu.

Tính thực tế của kế hoạch thực hiện.

Khi xây dựng mục tiêu chất lượng, doanh nghiệp cần có sự đánh giá tình hình thực tế, bối cảnh thực hiện các mục tiêu.

3.5. Thời gian cụ thể (Time-bound)

Mục tiêu chất lượng chỉ thực sự hiệu quả khi có các mốc thời gian hoàn thành cụ thể. Khi đưa ra các mục tiêu chất lượng, doanh nghiệp cần xác định được thời gian, thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, có các timeline cụ thể. Nếu các mục tiêu không có thời gian cụ thể sẽ dễ tạo ra sự trì trệ, làm giảm tính động lực, mất tính cấp bách của từng cá nhân. Điều này sẽ làm giảm tính chất lượng của các bộ phận, ảnh hưởng xấu tới kết quả của doanh nghiệp.

Trên đây chính là toàn bộ các thông tin cơ bản về mục tiêu chất lượng là gì và cách thiết lập để tạo ra mục tiêu chất lượng hiệu quả. Mong rằng, với những điều mà vieclam123.vn đã cung cấp, các bạn đã có định hướng để tạo ra mục tiêu chất lượng cho doanh nghiệp của mình.