1. Giải nghĩa khái niệm về excel

Ai cũng biết rằng excel thuộc phần mềm của Microsoft 365 là một phần phần dùng để lập bảng, tính toán dữ liệu và thực hiện các công việc xoay quanh các con số.

Excel có rất nhiều các tính năng khác nhau và được phục vụ nhiều trong công việc của dân văn phòng hoặc các công việc mà luôn yêu cầu phải tính số liệu hàng ngày.

Excel được liên kết với nhiều các ứng dụng khác nhau và được người dùng trên mọi đất nước sử dụng và điển hình là Facebook.

Excel hiện nay được nhiều người dùng và các nhân viên IT đánh giá cao về khả năng sử dụng tính toán và những tính năng tuyệt vời mà không bao giờ có thể sử dụng hết của nó. 

Để hiểu hơn hãy cùng tìm hiểu về sự ra đời của excel qua câu chuyện sau:

Năm 1982 Microsoft gia nhập lĩnh vực phần mềm công nghệ với một sản phẩm được biết tới là MultiPlan. Điểm khác biệt của sản phẩm này so với các đối thủ là dùng R1C1 thay vì R1 

Sản phẩm này dần được ưa chuộng bởi những ai sử dụng hệ thống CP/M, nhưng lại để mất phân khúc MS-DOS .

Chính vì lý do đó đã thúc đẩy Microsoft phát triển một sản phẩm bảng tính khác tên là Excel. 

Phiên bản đầu tiên của Excel cho máy Mac ra mắt thị trường vào năm 1985. Cuối tháng 11 năm 1987, bản dành cho Windows được tung ra.

Tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn về những tính năng được coi là đặc trưng của phần mềm excel nhé.

2. Những đặc trưng của phần mềm excel

Khi nhắc tới bất kỳ một ứng, dụng phần mềm nào đó người ta luôn quan tâm nhất là những tính năng của nó, nó có điểm gì khác biệt tạo nên tên tuổi hơn so với những thứ khác. Và với excel cũng thế, phần mềm này có rất nhiều tính năng nổi trội mà không thể không nhắc tới như là.

2.1. Lưu trữ số liệu dưới dạng bảng tính: 

Các dữ liệu trong excel thường được lưu dưới dạng bảng tính cho dùng người dùng có phân cột, hàng hay là không, excel vẫn tự mặc định và chỉ cần nhấn đúng công thức tính là có thể ra kết quả chính xác.

2.2. Kết hợp nhiều công thức và  hàm tính toán để hỗ trợ người dùng tính toán nhanh, chính xác.

Khi học phần mềm excel không ai là không biết tới những hàm tính toán của nó từ cơ bản như hàm SUM, đến nâng cao như hàm IF, hàm VLOOKUP… những hàm này có lúc dùng để tính đơn lẻ có khi lại kết hợp với nhau để tính toán những dữ liệu với những con số dài ngoằng nhưng chỉ cần biết sử dụng linh hoạt các hàm này là excel sẽ cho bạn ra ngay kết quả chính xác với vài thao tác cần có.

2.3. Vẽ biểu đồ dựa trên số liệu được cho

Một tính năng không kém với các tính năng khác của excel chính là bạn chỉ cần tạo bảng số liệu và lựa chọn đồ thị mong muốn là excel sẽ trả ngay cho bnaj một đồ thị với kích thước như bạn muốn dù là biểu đồ tròn, biểu đồ đường hay biểu đồ kết hợp

2.4. Có thể liên kết giữa nhiều bảng tính

Đây là tính năng giúp cho những dữ liệu trong nhiều bảng tính được liên kết một cách chặt chẽ và logic giúp người dùng dễ dàng tính toán và nhìn ra kết quả nhanh chóng.

2.5. Bảo mật và rất an toàn

Excel là một phần mềm thuộc bản quyền của 365 Office , nó cho phép người dùng cài đặt password khi mở file để cho những dữ liệu của người dùng được an toàn và bảo mật cao.

2.6. Được sự hỗ trợ của bên thứ 3

Đây là phần mềm được coi là tiêu chuẩn cho phần mềm bảng tính vì nó có thể sử dụng ở trên nhiều phương tiện khác nhau ngay cả trên máy điện thoại di động. Bởi chỉ cần mua máy mới là bạn đã được nhân viên cài sẵn cho phần mềm word, excel, powerpoint vào máy và sử dụng ngay rồi. Nhưng nếu muốn điều chỉnh hoặc điền thay đổi các con số khác thì bạn bắt buộc phải tải thêm ứng dụng Trang tính về máy thì mới dùng được.

2.7. Được tích hợp trong hầu hết các phiên bản Microsoft

Với phần mềm Microsoft Excel bạn có thể sử dụng bảng tính của nó để nhập vào phần mềm Word hoặc Powerpoint đều được.

2.8. Làm việc cùng nhau

Một điểm đặc biệt không thể quên của excel đó chính là tính năng chia sẻ, bởi bạn có thể tạo nhiều file khác nhau và sau đó gửi cho những người dùng khác qua Facebook, Messenger, Zalo… giúp cho việc hỗ trợ đồng đội trong công việc dể dàng hơn, nâng cao tinh thần tập thể.

3. Nhược điểm của phần mềm excel có thể bạn chưa biết

Khi nhắc tới excel ngoài những tính năng nổi trội mà người dùng ai cũng biết và phải công nhận về nó thì phần mềm này cũng tồn tại những nhược điểm mà có thể không phải ai dùng cũng biết đó là:

3.1. Rất khó để quen và thành thạo

Trong các công việc văn phòng luôn đòi hỏi ứng viên mới phải đáp ứng được kỹ năng thành thạo tin học văn phòng như Word, excel, powerpoint… Nhưng để nói là quen và thành thạo excel thì với nhiều người rất khó để vượt qua kỹ năng này. Bởi mặc dù ở trường sinh viên đã được dạy về kỹ năng này rồi đó nhưng các thầy cô chỉ dạy những kiến thức cơ bản, còn những hàm tính toán khó thì một là phải tự học hoặc hai là bạn phải mua những khóa đào tạo kỹ năng tin học văn phòng trên những trang mạng để nâng cao kỹ năng này. Và với người làm việc lâu năm trong văn phòng cũng chưa chắc họ đã thành thạo hết các tính năng của excel.

3.2. Lỗi tính toán

Vì phần mềm này là một do máy tính nên hoàn toàn không có tính năng dò kết quả xem đã đúng hay chưa, nên khi phải nhập nhiều dữ liệu vào cùng lúc và tính nó rất dễ xảy ra sai lệch mà như vậy sửa lại kết quả cũng mất rất nhiều thời gian.

3.3. Chi phí cao của phần mềm gốc

Thời gian trước phần mềm Microsoft Office hoàn toàn miễn phí dành cho mọi người nhưng tại thời điểm hiện nay nhà sáng lập đã cập nhật tính năng trả phí cho phần mềm gốc mà số tiền để mua phần mềm gốc khá cao đặc biệt là với những sinh viên. học sinh hay người đi làm công ăn lương lương không đủ mà ăn nói gì tới mua ứng dụng đắt như thế. Mong rằng thời gian tới Office 365 sẽ xem xét lại và hỗ trợ người dùng sử dụng lại miễn phí như trước.

4. Những đối tượng phù hợp với excel

Như đã nói ở trên excel được sử dụng rất nhiều cho dân văn phòng và công nghệ như kế toán, lập trình viên,... Ngoài ra hiện nay có rất nhiều công việc tính toán bán hàng khác cũng đều cần phải sử dụng phần mềm excel. Tuy rằng có nhiều phần mềm tính toán khác ra đời ngày càng hiện đại nhưng vẫn chưa có phần mềm nào có thể đánh bại được những khả năng ưu việt của excel trong tính toán. Đặc biệt phần mềm này giúp ích rất nhiều trong công việc của những người kế toán viên, nó giúp cho họ lọc dữ liệu và tính toán nhiều số liệu nhanh chóng, chính xác khiến họ không còn phải đau đầu nhập tay tính máy tính vừa cồng kềnh vừa tốn nhiều thời gian như trước đây.

Trên đây là toàn bộ những thông tin giải đáp cho câu hỏi excel là gì? Bên cạnh đó, vieclam123.vn đã cho bạn biết thêm những tính năng hay những hạn chế của phần mềm này. Bạn còn vấn đề nào chưa rõ về excel không. bình luận hoặc nhắn tin để được giải đáp ngay nhé.