1. Ban truyền thông được hiểu như thế nào?

Xét về khái niệm một ban chúng ta thường nghĩ tới các hoạt động của một nhóm được tổ chức trực thuộc một hệ thống nhỏ, ví dụ như clb thuộc các cấp. Chính vì vậy sẽ có sự khác biệt giữa ban truyền thông và phòng truyền thông. 

1.1. Khái niệm của một ban truyền thông

Xét theo khái niệm thì ban truyền thông là một trong nhiều đơn vị cấu tạo nên một tổ chức, có thể là các phòng nhỏ, các agency hoặc clb trực thuộc các cấp. Ban truyền thông hoạt động với mục đích giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến hình ảnh, thông tin và truyền thông của tổ chức. 

Một đơn vị tổ chức chuẩn sẽ thường có ít nhất 5 ban trong đó có cả truyền thông bao gồm: Tổ chức hay còn được gọi là ban nhân sự, ban nhân lực

Chuyên môn hay còn được gọi là ban phát triển

Đối ngoại hay còn được gọi là ban kinh doanh

Truyền thông

Ban lãnh đạo

Mỗi một ban sẽ có trách nhiệm riêng biệt, hoạt động độc lập và có quyền ngang nhau trừ ban lãnh đạo. Tuy nhiên mặc dù hoạt động độc lập nhưng ban truyền thông vẫn cần phải am hiểu về bản chất cũng như những thông tin cơ bản nhất của từng đơn vị để có thể thực hiện những kế hoạch, chiến dịch truyền thông có hiệu quả và mang lại lợi ích cho tổ chức.

1.2. Yêu cầu của tổ chức đối với ban truyền thông

Tất nhiên vì là phòng ban có trách nhiệm xử lí những thông tin bề mặt có ảnh hưởng tới danh tiếng của tổ chức nên các yêu cầu đối với ban truyền thông cũng khá đặc thù. 

Đầu tiên không thể không kể đến đó chính là tính nhanh nhảy, khả năng linh hoạt xử lí tình huống. Đối với việc chăm lo cho bộ mặt của các tổ chức thì việc cần có một chiếc “mũi thính” để đánh giá cũng như đưa ra các dự đoán về nguy cơ có thể xảy ra đối với clb, đồng thời là việc linh hoạt để giải quyết những trường hợp khủng hoảng truyền thông không may diễn ra.

Thứ 2 là có tổ chức và kỉ cương. Đây không hẳn là yêu cầu của mỗi ban truyền thông mà nó là điều cần thiết với tất cả các phòng ban trong đó có cả ban lãnh đạo. Vì đặc thù cần phải hoạt động xuyên suốt nên việc có một khung sườn kỉ luật sẽ làm tăng hiệu suất công việc lên rất nhiều. Đồng thời thống nhất trong quy tắc hoạt động cũng làm cho công việc được chia đều và rõ ràng hơn từ đó tránh được tình trạng làm nhầm, làm sót.

Cuối cùng chính là chịu được áp lực. Chắc chắn khối lượng công việc của ban truyền thông khi phải luân phiên làm việc với các ban khác là vô cùng đồ sộ. Đặc biệt đối với những tổ chức muốn tận dụng các nền tảng mạng xã hội để tối ưu hóa hình ảnh, cũng như nâng cao độ nhận diện của thương hiệu thì khối công việc ấy còn nhiều hơn gấp bội. Chính vì vậy khả năng đáp ứng thử thách và chịu được áp lực là vô cùng cần thiết

1.3. Quy mô của ban truyền thông

Quy mô là một phạm trù khá là mơ hồ khi nhắc tới truyền thông. Vì truyền thông là một biển lớn mà dù có bao nhiêu thuyền cũng không thể khám phá được. Tuy nhiên cố quy hoạch lại thì chúng ta có thể rút ra một con số cụ thể ban truyền thông nên chiếm nhiều hơn ¼ số lượng thành viên của tổ chức. Việc có nhiều nhân sự sẽ giảm tải áp lực lên từng thành viên một qua đó cái thiện được chất lượng của công việc cá nhân. 

Một ban truyền thông nên được tách thành 2 chuyên ngành chính đó chính là nội dung và kĩ thuật, nội dung là não và kĩ thuật là cơ. Những ý tưởng của phía nội dung cần có người mô phỏng dưới dạng các bản thiết kế, bài đăng và ban kỹ thuật sẽ phụ trách phần đó. Về phần ban kỹ thuật nên có từng người giỏi về từng mảng riêng để có thể dễ dàng phân công công việc hơn.

2. Các công việc cụ thể của ban truyền thông

Có thể liệt kê qua một số công việc của ban truyền thông như sau: truyền thông thường nhật, truyền thông hỗ trợ, truyền thông sự kiện và truyền thông tuyển dụng. Mỗi một đầu việc lớn mà tùy thuộc vào từng thời gian sẽ có cách sắp xếp khác nhau.

2.1. Truyền thông thường nhật

Đây là công việc nhằm giữ cho thương hiệu của tổ chức không quá chìm hay chúng ta có thể dùng từ “Flop”. Việc giữ cho tương tác ở mức ổn định sẽ là tiền đề cho những đầu việc lớn còn lại có thành công hay không. Chính vì vậy đây là công việc hàng ngày những cũng gần như quan trọng nhất đối với ban truyền thông.

Những việc cần phải làm để phục vụ cho truyền thông thường nhật có thể kể đến bao gồm: sáng tạo nội dung, thiết kế sáng tạo, đăng nội dung lên các nền tảng, tương tác với người theo dõi, khuấy động tương tác bằng những trò chơi nhỏ,...

2.2. Truyền thông hỗ trợ

Đây là một hoạt động phụ để kéo dãn nội dung cho các nền tảng đồng thời cũng có thể tận dụng khối lượng người tương tác của bên được hỗ trợ. Tuy nhiên mục đích chính của hành động này là để duy trì mối quan hệ giữa các tổ chức liên quan chứ không mang giá trị chính cho clb vì đơn giản lượng người dùng có thể tiếp cận được dạng bài đăng này thường không nhiều.

2.3. Truyền thông sự kiện

Đây có thể coi là một trong những hoạt động chính của các tổ chức nhỏ trực thuộc các cấp trường. Mỗi một năm, các clb sẽ tổ chức những sự kiện thường niên nhằm mục đích tạo điểm nhấn cho clb và tăng tính nhận diện. Đồng thời đây cũng chính là cơ hội để cho các thành viên trong clb có thể trải nghiệm về cách hoạt động, phối hợp giữa tất cả các bộ phận để tổ chức thành công một sự kiện.

Các hoạt động chính của truyền thông sự kiện có thể kể đến như: lên ý tưởng, concept cho sự kiện, sáng tạo bộ nhận diện sự kiện, sáng tạo bộ nhận diện cho thành viên, kéo tương tác tối đa bằng cả 2 phương án truyền thông đa phương tiện và truyền thông cổ điển. 

2.4. Truyền thông tuyển dụng

Dù là tổ chức thuộc cấp nào đi chăng nữa cũng cần đến truyền thông tuyển dụng. Để một tổ chức có thể hoạt động được thì chúng ta cần một lượng nhân sự ổn định và đáp ứng được các công việc cần thiết. Tất nhiên theo thời gian những cá nhân từng hợp tác sẽ có những cơ hội khác và chuyển đổi tổ chức. Do đó cần phải tiến hành công việc truyền thông tuyển dụng để có thể thay thế những vị trí bị khuyết thiếu.

Các công việc truyền thông tuyển dụng cần làm bảo gồm: tạo concept sự kiện, lên ý tưởng, thiết kế bộ nhận diện sự kiện, thiết kế bộ nhận diện clb, bộ nhận diện thành viên, booklet clb, timeline truyền thông, tổ chức các bài sáng tạo và nhiều hoạt động khác nữa

2.5. Truyền thông nội bộ

Chắc hẳn sẽ có nhiều người thắc mắc khi phía trên đã thống kê 4 hoạt động nhưng hiện tại có thêm một hoạt động nữa. Lí giải cho điều này là hoạt động truyền thông nội bộ có thể được tổ chức và hoạt động bởi cả 4 ban nhưng dưới sự giám sát của ban truyền thông cũng như ban lãnh đạo. Công việc chủ yếu của hoạt động này là quan tâm tới từng thành viên cũng như phổ biến thông tin nội bộ tới họ nhanh hết sức có thể.

Chắc hẳn tới đây các bạn cũng đã hiểu ban truyền thông là gì cũng như các cách thức hoạt động của ban truyền thông ở những tổ chức có quy mô nhỏ. Mong rằng bài chia sẻ của vieclam123.vn sẽ giúp ích các bạn trong tương lai.