1. Hồ sơ xin việc điện tử là gì? Có vai trò ra sao?

Hồ sơ xin việc điện tử hay còn gọi là hồ sơ xin việc online. Đây được biết đến là bộ hồ sơ “bản mềm”, có thể sẵn sàng để được gửi đi bất cứ khi nào thông qua internet. Điều này khác hoàn toàn so với bộ hồ sơ xin việc bản cứng được bạn in ra giấy và sau đó viết tay đề hoàn thiện và nộp cho nhà tuyển dụng. 

Đặc điểm nhận dạng chính của dạng hồ sơ này chính là các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc sẽ được tạo bởi các phần mềm như Word, PowerPoint hay Photoshop hoặc các trang web làm CV online và được gửi đi sau khi đã hoàn thiện nhờ vào kết nối Internet.

Với bản chất của mình, hồ sơ xin việc điện tử đã cho thấy được sự tiện lợi, nhanh chóng, đặc biệt là cực kỳ thích hợp trong tình hình hiện tại. Khi dịch bệnh đang có sự ảnh hưởng nghiêm trọng tới đời sống và công việc của con người thì việc đến trực tiếp để nộp hồ sơ xin việc là không thể. Do đó mà hồ sơ xin việc online sẽ là sự lựa chọn thay thế cực kỳ thích hợp. 

Không chỉ cung cấp thông tin một cách đầy đủ, loại hồ sơ này còn giúp cho ứng viên và nhà tuyển dụng có thể kết nối với nhau một cách nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc so với việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc bản cứng.

Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ xin việc bản cứng cũng có những ý nghĩa riêng. Vì thế mà sau khi nộp hồ sơ điện tử thì các nhà tuyển dụng vẫn sẽ cần bạn nộp hồ sơ xin việc bản cứng trong điều kiện thích hợp để tiện cho việc lưu trữ hồ sơ nhân viên khi bạn được nhận. 

Việc nộp hồ sơ xin việc online hay hồ sơ xin việc bản cứng sẽ còn phụ thuộc vào yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng. Do đó mà bạn cần đọc kỹ các yêu cầu để chuẩn bị bộ hồ sơ đúng ý nhất. Tất nhiên, không thể phủ nhận rằng đây là kiểu hồ sơ đang có những ưu điểm hết sức nổi bật và phù hợp với tình hình hiện tại.

>> Xem thêm: Một số mẫu CV điện tử được sử dụng nhiều nhất

2. Hồ sơ xin việc điện tử gồm những gì?

Việc tìm hiểu rõ hồ sơ xin việc điện tử gồm những gì sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho bộ hồ sơ xin việc của mình. Thực tế thì loại hồ sơ này cũng sẽ bao gồm các loại giấy tờ tương tự như hồ sơ xin việc bản cứng. 

Những thông tin mà bạn cần có trong hồ sơ xin việc điện tử như sau:

2.1. CV xin việc trong bộ hồ sơ xin việc điện tử

CV là gì? CV xin việc là thông tin đầu tiên cần nhắc tới trong hồ sơ xin việc điện tử của bạn. Đây sẽ là bản thông tin giúp bạn thể hiện được trình độ học vấn, bằng cấp, xác định mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bản thân. Là cơ sở để nhà tuyển dụng nắm bắt rõ hơn về khả năng làm việc của bạn. Do đó mà bạn cần làm nổi bật được những ưu điểm của mình. Nhấn mạnh vào kinh nghiệm khi bạn đã có quá trình làm việc khá ổn định, nhấn mạnh vào kỹ năng khi bạn chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm cho bản thân. Tuỳ vào yêu cầu của nhà tuyển dụng và hoàn cảnh của bản thân để bạn có thể tạo CV xin việc ưng ý và ấn tượng hơn.

Tuy nhiên, hãy nhớ đưa CV về định dạng PDF trước khi gửi tới nhà tuyển dụng nhé. Đây sẽ là định dạng phù hợp cũng như cho thấy sự chuyên nghiệp ở bạn.

2.2. Thư xin việc/ Đơn xin việc trong bộ hồ sơ xin việc điện tử

Thư xin việc/ Đơn xin việc chính là yếu tố tiếp theo cần phải có trong hồ sơ xin việc điện tử của bạn. Bạn có thể lựa chọn tải mẫu đơn xin việc word hoặc thư xin việc tuỳ theo yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng. 

Về cơ bản thì cả thư và đơn xin việc của bạn cần bộc lộ rõ về nguyện vọng, mong muốn của bạn với nhà tuyển dụng về vị trí mà mình ứng tuyển. Sự phù hợp của bản thân và tinh thần chiến đấu để có thể mang lại kết quả tốt đẹp cho công ty. 

Lưu ý cho đơn/ thư xin việc của bạn đó là cần viết ngắn gọn, không nên quá dài dòng. Cũng không nên sử dụng các từ ngữ quá hoa mỹ, cần thể hiện với thái độ chân thành và sự quyết tâm của bản thân.

2.3. Hồ sơ sản phẩm cá nhân trong bộ hồ sơ xin việc điện tử

Hồ sơ sản phẩm cá nhân hay CV portfolio design chính là một trong những điểm nhấn cho bộ hồ sơ xin việc điện tử của bạn. Nếu như CV xin việc và đơn/ thư xin việc chưa đủ để nhà tuyển dụng tin tưởng bạn thì những sản phẩm thực tế sẽ giúp bạn khẳng định bản thân trước nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, thay vì để ở dạng file thì bạn có thể thay thế bằng đường link dẫn tới portfolio của bạn. Bởi các bản portfolio thường khá nặng, việc tải về cũng sẽ mất khá nhiều thời gian mà nhà tuyển dụng lại không quá dư dả về mặt thời gian dành cho bạn. Vì thế hãy lựa chọn cách thức tối ưu để mang lại hiệu quả cho bản thân nhé.

2.4. Các loại tài liệu khác trong bộ hồ sơ xin việc điện tử

Tuỳ theo yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng mà bạn có thể cung cấp thêm những giấy tờ khác trong hồ sơ xin việc điện tử của mình. Có thể là văn bằng, chứng chỉ dưới dạng ảnh hay đường link dẫn tới trang cá nhân của bạn. Mục đích cuối vẫn là để nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ và có thêm thông tin để đánh giá bạn một cách khách quan và chính xác hơn.

>> Xem thêm: Tham khảo các mẫu sơ yếu lý lịch file word mới nhất

3. Tạo hồ sơ xin việc điện tử như thế nào?

Đây có lẽ là vấn đề mà nhiều bạn ứng viên đang quan tâm nhất. Bởi để gửi hồ sơ xin việc điện tử cho nhà tuyển dụng thì bạn sẽ cần phải chuẩn bị những giấy tờ dưới dạng file để việc gửi được thuận tiện và dễ dàng hơn.

Hiện nay những phần mềm phổ biến và có khả năng hỗ trợ bạn trong việc này chính là Word, PowerPoint, Photoshop và các website trực tuyến cung cấp tính năng tạo hồ sơ xin việc online. 

Đối với việc tạo hồ sơ xin việc điện tử bằng các phần mềm thì Word và PowerPoint là hai phần mềm có thao tác thực hiện đơn giản hơn cả. Tuy nhiên, điểm trừ của Word chính là hình thức có phần đơn giản và chưa thực sự đặc sắc. Trong khi đó, PowerPoint lại bị hạn chế về độ dài của text cũng như dung lượng của file sau khi hoàn thành. Việc có dung lượng khá lớn sẽ ảnh hưởng tới tốc độ gửi và khi nhà tuyển dụng tải về cũng sẽ khá mất thời gian để có thể xem xét. Còn với Photoshop thì hình ảnh của hồ sơ xin việc sẽ được cải thiện đáng kể, thế nhưng, không phải ai cũng có thể thao tác tốt trên Photoshop. Do vậy mà tuỳ vào khả năng cũng như trình độ công nghệ của mình để bạn có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với mình.

Ngoài cách sử dụng phần mềm thì các trang web trực tuyến cũng là sự lựa chọn đáng để thử mà bạn không nên bỏ qua để tạo hồ sơ xin việc. Các website cho phép người dùng có thể tự tạo dạng hồ sơ xin việc này cho mình thông qua việc tự thiết kế CV, đơn/ thư xin việc trực tuyến,.... Hầu hết các loại giấy tờ này đều có các mẫu thiết kế của trang web phù hợp cho từng lĩnh vực. Do vậy mà bạn chỉ cần chỉnh sửa và điền thông tin của mình để tạo thành bản hoàn chỉnh một cách dễ dàng và tiện lợi.

Đây chính là các cách giúp bạn tạo hồ sơ xin việc điện tử. Mỗi cách sẽ có những ưu, nhược điểm riêng. Vì thế mà bạn cần dựa vào khả năng của mình để lựa chọn cách sao cho phù hợp nhất.

4. Cách để nộp hồ sơ xin việc điện tử như thế nào?

Sau khi đã hoàn thiện được bộ hồ sơ xin việc điện tử thì việc gửi nó ra sao sẽ là vấn đề mà bạn cần tìm hiểu. Hiện nay, có 3 cách thức phổ biến để bạn gửi hồ sơ xin việc điện tử của mình tới nhà tuyển dụng. 

4.1. Gửi hồ sơ xin việc điện tử qua email

Đây được xem là cách phổ biến và thông dụng nhất. Bởi ai cũng có cho mình ít nhất là một email cá nhân và nhà tuyển dụng cũng sẽ thường quản lý và tiếp nhận hồ sơ ứng viên thông qua email. Vì thế mà đây là cách nộp hồ sơ xin việc điện tử được lựa chọn nhiều nhất.

Trong quá trình gửi hồ sơ xin việc qua email, bạn cần sử dụng tên địa chỉ email là tên của mình để thể hiện sự chuyên nghiệp thay vì những tên ngộ nghĩnh, có phần trẻ con. Thêm vào đó, cần có tiêu đề email để nhà tuyển dụng biết được bạn là ứng viên nào, ứng tuyển vị trí gì.

Đặc biệt, cần nhớ tải các file đính kèm của mình trong hồ sơ xin việc điện tử. Hãy kiểm tra nội dung email chi tiết trước khi nhập địa chỉ email của nhà tuyển dụng và nhấn nút Gửi. Đảm bảo mọi thứ đã được xem xét kỹ lưỡng trước khi bạn gửi hồ sơ của mình đi nhé.

4.2. Gửi hồ sơ xin việc điện tử qua hệ thống của công ty

Rất nhiều công ty hiện nay sử dụng hệ thống tuyển dụng riêng để ứng viên có thể gửi hồ sơ và ứng tuyển qua đây. Đây là hình thức mà các công ty lớn rất ưa chuộng. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng không bị bỏ sót ứng viên của mình, cùng với đó, hồ sơ của ứng viên cũng tới tay nhà tuyển dụng nhanh hơn.

Tuy nhiên, trước khi gửi file hồ sơ xin việc thì bạn sẽ cần cung cấp một vài nội dung thông tin trước đó. Tuỳ theo hệ thống của từng công ty mà hình thức có thể thay đổi khác nhau.

4.3. Gửi hồ sơ xin việc điện tử qua trang web tuyển dụng

Hiện nay, các website đăng tin tuyển dụng và hỗ trợ tuyển dụng đang rất phát triển. vì thế mà bạn có thể nộp hồ sơ xin việc điện tử của mình qua bên trung gian này. 

Với cách này, bạn có thể tạo hồ sơ xin việc online ngay trên trang web đó và ấn nút gửi sau khi hoàn thiện. cách này vừa nhanh chóng lại thuận tiện. Chưa kể, hồ sơ của bạn cũng sẽ được lưu trữ và bạn sẽ nhận được thông báo cập nhật thông tin sau một khoảng thời gian nhất định. 

Vieclam123.vn là một trang web có chức năng như vậy. Bạn có thể tham khảo và trải nghiệm tính năng tạo hồ sơ xin việc điện tử và ứng tuyển trong một nốt nhạc ngay từ hôm nay nhé.

Trên đây là chia sẻ chi tiết về cách tạo hồ sơ xin việc điện tử. Hy vọng bài viết đã mang tới cho bạn những thông tin giá trị nhất về kiểu hồ sơ này.