1. Tìm hiểu Công văn là gì? 

1.1. Giải đáp những thông tin cơ bản về công văn 

Nói về công văn thì có thể nhận thấy rõ rệt sự phổ biến trong mọi vấn đề. Nó hiện hữu trong các mọi lĩnh vực của đời sống: từ kinh tế, chính trị đến văn hóa xã hội và các lĩnh vực khác liên quan và được trình bày dưới dạng văn bản theo quy định của từng lĩnh vực và từng đối tượng khác nhau sẽ được áp dụng những mẫu công văn cụ thể. Vậy thực chất công văn sẽ được định nghĩa như thế nào? 

Công văn là một hình thức văn bản hành chính thông dụng, được sử dụng nhiều trong các tổ chức, doanh nghiệp, các đơn vị, cơ quan thuộc về nhiều lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt công văn được sử dụng khá phổ biến trong nhà nước, là công cụ giao tiếp giữa nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Dac có rất nhiều công văn được ra đời dưới sự ban hành của nhà nước. 

Công văn cũng được các doanh nghiệp, tổ chức xã hội thường xuyên sử dụng cho những hoạt động thông tin và thực hiện những giao dịch liên quan trong phạm vi thẩm quyền của mình. 

Mỗi loại công văn sẽ ứng với những đối tượng và nằm trong các phạm vi quy định khác nhau, tuy nhiên, nhìn chung các văn bản này đều phải đáp ứng các điều kiện sau: 

- Công văn phải thể hiện tính minh bạch và rõ ràng trên mặt giấy tờ. 

- Nội dung chỉ được đề cập đến một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, cụ thể, không lan man hay lái sang các chủ đề khác. Đồng thời ý tưởng nội dung phải bám sát vào chủ thể cần biểu đạt. 

- Là văn bản hành chính nên ngôn ngữ sử dụng phải chuẩn, ngắn gọn, mang hàm ý súc tích nhưng không hề có cảm xúc cá nhân và sự mơ hồ. 

- Tuân thủ đầy đủ về mặt hình thức của văn bản, đặc biệt là phần trích dẫn nội dung công văn. 

- Thể hiện sự nghiêm túc, lịch sự và đảm bảo sức thuyết phục đối với người nhận. 

1.2. Công văn được phân loại như thế nào?

Công văn được sử dụng cho rất nhiều lĩnh vực và đối tượng khác nhau, do đó mà có thể chia công văn thành các nhóm như sau:

- Nhóm công văn theo mục đích hướng dẫn: nội nhằm hướng dẫn về một nội dung nào đó đã được quy định nhưng chưa thực sự rõ ràng hay những nội dung chưa được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản thuộc về nội bộ.

- Nhóm công văn giải thích: thực hiện hướng dẫn và cụ thể hóa các nội dung còn chưa được hiểu rõ. 

- Nhóm công văn chỉ đạo: là công văn do cấp trên ban hành nhằm cung cấp những thông tin, quy định về một nội dung của thể xuống cấp dưới về các công việc cần được thực hiện. 

- Nhóm công văn nhắc nhở: là loại công văn được đưa ra nhằm đôn đốc, chấn chỉnh của cấp trên đối với cấp dưới về những công việc đã được giao phó để thực hiện trước đó. 

- Nhóm công văn yêu cầu: là loại công văn mà nhóm các cơ quan, đơn vị cấp dưới gửi lên cấp trên nhằm đề nghị những nội dung liên quan đến vấn đề, cung cấp thông tin và đồng thời giải quyết các công việc có liên quan. 

- Nhóm công văn phúc đáp: để được giải quyết và trả lời các yêu cầu thuộc thẩm quyền, trách nhiệm mà các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp gửi lên trước đó. 

- Nhóm công văn xin ý kiến: đây là công văn của cấp dưới gửi lên cấp trên để nhằm yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo về một nội dung hay các vấn đề liên quan đến nội dung đó. 

Mỗi nhóm công văn sẽ có những yêu cầu và quy định chung về mẫu viết, do vậy bạn cần chú ý về mục đích sử dụng để lựa chọn cho phù hợp. 

2. Xây dựng bố cục công văn hoàn chỉnh 

2.1. Các yêu cầu cần phải có trước khi xây dựng bố cục 

- Xác định mục đích và loại công văn sẽ sử dụng là gì, mỗi công văn chỉ được đề cập đến một nội dung nhất đinh. 

- Văn phong rõ ràng, dễ hiểu, đáp ứng được chính xác nội dung công văn. 

- Trình bày theo đúng thể thức của công văn, tránh sử dụng nhầm lẫn. 

- Bố cục gọn gàng, ngay ngắn, có sự khoa học. 

2.2. Nội dung bố cục công văn gồm những gì? 

Một văn bản công văn đầy đủ và hoàn chỉnh là một văn bản hành chính đáp ứng được các nội dung sau: 

- Phần mở đầu:

+ Có Quốc hiêu- Tiêu ngữ 

+ Tên cơ quan, tổ chức thực hiện ban hành công văn; 

+ Nơi nhận công văn;

+ Số hiệu và tên viết tắt của công văn; 

+ Địa điểm, thời gian mà cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành công văn. 

- Phần nội dung chính: 

+ Tên loại công văn và trích yếu nội dung văn bản về vấn đề gì;

+ Nội dung của văn bản 

- Phần kết công văn: 

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký đầy đủ của người có thẩm quyền; 

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị tổ chức ban hành; 

+ Nơi nhận. 

Ngoài các danh mục được liệt kê ở trên, một số công văn sẽ gồm có các mục khác nữa: 

- Phụ lục; 

- Dấu chỉ mật độ, mức độ khẩn của công văn và các chỉ dẫn về phạm vi cho phép thực hiện lưu hành. 

- Ký hiệu của người soạn thảo công văn và số lượng văn bản được phát hành. 

- Địa chủ cụ thể của cơ quan tổ chức: thư điện tử, các trang thông tin điện tử, số điện thoại liên hệ, số Fax…

2.3. Một số lưu ý khi xây dựng bố cục công văn 

- Các phần được kí hiệu trong công văn bao gồm kí hiệu viết tắt tên cơ quan, tổ chức và chức vụ ban hành. 

- Phần nội dung trích yếu của công văn là phần được đề ngay dưới tên loại công văn, trình bày theo cỡ chữ 12-13 phông chữ Time new romans, với dạng chữ kiểu đứng. 

- Mở đầu phần nội dung luôn phải đính kèm “Kính gửi” sau đó sẽ đến tên cơ quan, tổ chức trực tiếp tiếp nhận văn bản. 

- Công văn đều được hình thành theo mẫu riêng do vậy mà phải luôn chú ý đến tên công văn và trích xuất nội dung cho chính xác.

3. Phạm vi sử dụng công văn được quy định như thế nào? 

- Công văn sẽ chỉ có giá trị hiệu lực đối với các cơ quan, tổ chức nhận được công văn. Bên nhận phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nội dung được đề cập rõ ràng. Và công văn không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên nó sẽ không được áp dụng cho tất cả mọi người. 

- Các chủ thể phải có trách nhiệm thực hiện các yêu cầu có trong công văn theo đúng quy định và phải trả lời chi cấp trên biết về việc đã nhận được nội dung ban hành. 

- Thời gian hiệu lực áp dụng với công văn là không rõ ràng, do vậy mà các cơ quan nhận nhiệm vụ hay các đơn vị ban hành sẽ thực hiện công việc cho đến khi công việc hoàn tất.                     

Công văn là loại văn bản không có tính bắt buộc phải thực hiện đối với tất cả mọi n người mà nó chỉ được áp dụng với những đơn vị nhân được công văn, nêm nó luôn đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, cụ thể. Và mỗi loại công văn sẽ ứng với từng mục đích khác nhau cho nên bạn cần có sự phân biệt kỹ lưỡng trước khi thực hiện việc soạn thảo. 

Sau khi đã đọc hết nội dung giải thích công văn là gì, vieclam123.vn mong rằng đây đều là những thông tin giúp ích cho bạn. Nếu còn thắc mắc gì hãy để lại comment ngay để được giải đáp và đừng quên truy cập thêm nhiều thông tin khác nữa nhé.