MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Công tác nghiệp vụ thư ký – trợ lý
– Làm đầu mối liên lạc giữa Tổng giám đốc với Chủ Tịch/Ban điều hành và ngược lại
– Phối hợp xây dựng và đăng ký lịch làm việc, lịch công tác của Tổng giám đốc. Thực hiện các nhắc nhở quan trọng với Tổng giám đốc
– Điều phối, sắp xếp lịch và chương trình sơ kết, tổng kết của công ty
– Đầu mối điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức (soạn thư mời, sắp xếp nguồn lực và tổng hợp các báo cáo, tài liệu cần thiết và phân phối tài liệu tới các thành phần tham dự cuộc họp) cho các buổi làm việc, các cuộc họp, các sự kiện có sự tham dự của Tổng giám đốc
– Thực hiện công tác thư ký trong các cuộc họp giao ban định kỳ hoặc một số buổi họp đột xuất khi Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng yêu cầu
– Sắp xếp, điều phối, tham mưu hồ sơ/công việc trình Chủ Tịch và Tổng giám đốc và theo dõi tiến độ thực hiện bút phê, các vấn đề có liên quan (đúng chức năng, thẩm quyền và không vượt ủy quyền của Tổng giám đốc)
– Tổ chức phổ biến, truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ đạo… đã được ban hành của Tổng giám đốc
– Tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý đối với các khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện chỉ đạo của Chủ Tịch, Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng
– Dịch các tài liệu tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại cho Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng
– Thay mặt Tổng Giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh của các Phòng/Ban/Đơn vị theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc
2 Công tác văn thư lưu trữ, hành chính.
– Soạn thảo, ban hành, lưu trữ các văn bản theo yêu cầu của Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng và phát hành các loại văn bản do Tổng giám đốc ban hành
– Thực hiện việc lưu trữ tại văn phòng. Xây dựng và đề xuất các giải pháp để tổ chức thực hiện việc lưu trữ tại văn phòng một cách khoa học hợp lý
– Tiếp nhận, xử lý các văn bản tài liệu gửi đến và thông tin kịp thời đến Tổng giám đốc
– Kiểm tra nội dung các văn bản do các Phòng/Ban/Đơn vị soạn thảo gửi đến các cơ quan quản lý nhà nước
– Chuẩn bị và lên kế hoạch các chuyến công tác trong nước và ngoài nước cho Tổng giám đốc
– Làm đầu mối lên kế hoạch các chương trình hội nghị, nội dung soạn thảo và dịch thuật các bài phát biểu, diễn văn cho Tổng giám đốc
– Trực tiếp có ý kiến và phối hợp với P.HCQT đối với việc trang bị và quản lý các tài sản, công cụ và phương tiện làm việc (văn phòng phẩm, vật phẩm, báo chí…) của Tổng giám đốc. Đề xuất thay thế, sửa chữa kịp thời
– Thực hiện các đề xuất và thủ tục thanh toán chi phí đối ngoại cho Tổng giám đốc
– Quản lý danh sách khách hàng/đối tác/cơ quan nhà nước và thực hiện công tác đối ngoại thường xuyên của Tổng giám đốc. Thay mặt và hỗ trợ Tổng Giám đốc tiếp đón và làm việc với các khách hàng/đối tác và các cơ quan nhà nước theo yêu cầu của Tổng giám đốc
– Làm đầu mối trong công tác lễ tân/khánh tiết trong việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các sự kiện, các buổi tiếp khách cấp cao trong nước và quốc tế có sự tham gia/chủ trì của Tổng giám đốc. Hỗ trợ công tác lễ tân/khánh tiết của Công ty khi cần thiết
– Trực văn phòng, trả lời điện thoại cho Tổng giám đốc
3 Công tác tổng hợp
– Biên soạn và hướng dẫn về các biểu mẫu báo cáo tình hình thực hiện các công việc của các Phòng/Ban/Đơn vị liên quan trong mảng được phân công phụ trách theo chỉ đạo của Chủ Tịch, Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng
– Đôn đốc, nhắc nhở các Phòng/Ban/Đơn vị liên quan thực hiện công tác báo cáo đầy đủ và đúng thời hạn
– Cập nhật tiến độ thực hiện các công việc của các Phòng/Ban/Đơn vị liên quan trong mảng được phân công phụ trách theo lịch làm việc/bảng tiến độ đã đăng ký và tổng hợp báo cáo hoạt động hàng ngày/hàng tuần hoặc đột xuất theo yêu cầu của Chủ Tịch, Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng
– Theo dõi, triển khai, đôn đốc, kiểm soát tiến độ thực hiện các ý kiến chỉ đạo, các đầu mục công việc trong mảng được phân công phụ trách theo chỉ đạo của Chủ Tịch, Tổng giám đốc và Chánh – – – Văn Phòng và tiếp nhận thông tin phản hồi từ các Phòng/Ban/Đơn vị liên quan
– Phối hợp với các phòng ban chuyên môn để cập nhật các thông tin liên quan và có báo cáo kịp thời đến Chủ Tịch, Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng về các văn bản pháp luật ngành và các vấn đề kinh tế, thị trường có ảnh hưởng đến hoạt động Công ty
4 Công tác phát sinh
Và những công tác khác theo yêu cầu của Tổng giám đốc và Chánh Văn Phòng
Xem Thêm
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
– Giới tính 0 Nam 0 Nữ 1 Không phân biệt
– Độ tuổi 25 – 35 tuổi
– Giọng nói/ giao tiếp- Dễ nghe, tự tin và cách trình bày thuyết phục.
– Ngoại hình/ phong cách- Tác phong lịch sự.
– Phẩm chất cá nhân – Hòa đồng, đoàn kết;
– Tự tin, năng động;
– Tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, sắp xếp công việc khoa học;
– Nhiệt tình trong công việc, phong trào đoàn thể.
Xem Thêm
QUYỀN LỢI
– Liên hệ, giám sát, yêu cầu phối hợp, cung cấp hồ sơ, tài liệu đối với các Phòng/Ban/Đơn vị có liên quan nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao
– Đề xuất với cấp trên và các bộ phận liên quan: (i) các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc để tiến hành mục tiêu hoạt động theo đúng tiến độ (ii) Chế độ tiền lương, khoán khối lượng công việc và các chi phí khác tại văn phòng công ty
– Đại diện Lãnh đạo trực tiếp liên hệ, trao đổi công việc hoặc chuyển tải thông tin cho các Phòng/Ban/Đơn vị có liên quan để thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo
– Được quyền góp ý, chỉnh sửa về mặt hình thức, nội dung đối với các văn bản, hồ sơ của các Phòng/Ban/Đơn vị có liên quan trước khi trình ký Ban Tổng giám đốc và Chủ Tịch
– Được quyền phân công nhiệm vụ, tổ chức các công việc thuộc nhiệm vụ, chuyên môn của chuyên viên trên cơ sở chỉ đạo của Chủ Tịch, Ban Tổng giám đốc và Chánh văn phòng
– Các quyền hạn khác theo phân công – ủy quyền từ Chánh văn phòng
Xem Thêm
Tải CV từ máy tính
Sử dụng CV online
Chia sẻ