1. Tìm hiểu về biên bản phân công công việc

1.1. Biên bản về phân công công việc là gì?

Biên bản phân công công việc là biên bản phân công các công việc mà người sử dụng lao động có thể sử dụng để phân công và giao việc cho nhân viên thực hiện. Đây là một loại biểu mẫu của nội bộ doanh nghiệp. Biểu mẫu này sẽ xác định được các nhiệm vụ và công việc của từng nhân viên trong thời gian và nhiệm vụ công việc được giao. Từ đó chứng minh được quyền và nghĩa vụ của công việc đó đối với nhân viên.

1.2. Thẩm quyền và những trường hợp phải phân công công việc

1.2.1. Thẩm quyền đưa ra quyết định phân công công việc

Người đứng đầu trong một đơn vị, cơ quan hay tổ chức (Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị nhà nước, Tổng giám đốc hay Giám đốc của các công ty, doanh nghiệp). Những người này là người có quyền lực cao nhất và có quyền quyết định của họ có hiệu lực tối cao trong đơn vị cơ quan đó.

Những người đứng đầu trong một bộ phận, một nhóm, một văn phòng như là trưởng phòng, trưởng bộ phận, trưởng nhóm,… sẽ có nhiệm vụ phân công cho những người thuộc quản lý của mình trong một bộ phận, một nhóm, một văn phòng,... Cũng dựa vào bảng phân công công việc này mà trưởng nhóm dễ dàng làm bảng đánh giá thành viên trong nhóm, dựa vào các đầu công việc đã giao.

Người được ủy quyền đưa ra quyết định phân công nhiệm vụ cũng là người có quyền được phân công công việc. Đối tượng này là người không có quyền ra quyết định nhưng được người có quyền phân công công việc ủy quyền để làm biên bản phân công việc.

Xem thêm: [CHI TIẾT]Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới ấn tượng nhất

1.2.2. Những trường hợp làm biên bản phân công công việc

- Phân công công việc cho người mới vào làm tại các cơ quan, tổ chức.

- Điều chuyển tạm thời người lao động sang làm công việc khác hoặc thay đổi công việc đó, phân công công việc và giao nhiệm vụ mới cho người lao động…

- Giao cho người lao động các nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức, cơ quan thực hiện.

- Các hoạt động phân công công việc khác mang tính chất quan trọng và đột xuất đối với tổ chức hoặc theo Luật định phải ra quyết định phân công nhiệm vụ.

2. Hướng dẫn viết biên bản phân công công việc

2.1. Phần mở đầu biên bản

Biên bản phân công công việc có nội dung mở đầu là các thông tin về Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên công ty, số quyết định, ngày viết biên bản, tên của biên bản. Các thông tin này được trình bày theo thứ tự như sau:

- Tên công ty và số quyết định sẽ được trình bày ở lề bên trái “CÔNG TY ….

Số….”

- Quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày bên phải, cạnh với tên công ty và số quyết định: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

- Ngày tháng viết biên bản sẽ được trình bày ngay bên dưới của Quốc hiệu và tiêu ngữ “........., ngày ....... tháng ... năm.....”

- Tên của biên bản này sẽ được trình bày bên dưới của ngày tháng viết biên bản. Nội dung này sẽ được viết ở chính giữa với chữ in hoa và in đậm để làm nổi bật được nội dung chính của đơn.

2.2. Phần nội dung biên bản

Trong phần nội dung của biên bản này cần phải đưa ra các căn cứ để đưa ra được biên bản phân công công việc. Tùy vào mỗi công ty sẽ có những căn cứ riêng cho việc này. Dựa vào căn cứ thì mới đưa ra được những cơ sở phù hợp để phân công công việc. Khi đã đưa ra được căn cứ thì lá đơn của bạn mới có thể thuyết phục được người được phân công công việc.

Tải biên bản phân công công việc tại đây:

Mẫu biên bản phân công công việc

Các căn cứ mà bạn có thể tham khảo để đưa ra trong biên bản đó là:

“Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty………

Căn cứ vào Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm và từ chức các chức danh trong Công ty…. 

Căn cứ vào tình hình hiện tại của Công ty.”

Sau khi đưa ra các căn cứ phù hợp thì tiến hành đề cập đến nội dung chính là phân công nhiệm vụ cụ thể cho một đối tượng nào đó. Nội dung này phải đề cập đầy đủ các thông tin cá nhân (họ và tên, bộ phận, chức danh, nhiệm vụ). Ngoài ra sẽ đề cập đến những quyền lợi mà người lao động được hưởng khi thực hiện phân công công việc.

“QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Phân công công việc cho ông/bà có tên dưới đây:

Họ và tên:……

Bộ phận:……….

Chức vụ:…………

Nhiệm vụ:…….

Tại:……….

Thời gian: từ ngày/ tháng/ năm đến ngày/ tháng/ năm

Điều 2: Chế độ và quyền lợi

Hệ số lương:……….

Phụ cấp (nếu có):……

Điều 3: Quyết định này chính thức có hiệu lực từ ngày…..

Điều 4: Đồng chí (ông/bà)…………. có tên tại Điều 1 sẽ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.”

Các nội dung trong phần trên cần được viết một cách chính xác để bảo đảm được những quyền lợi mà người lao động sẽ nhận được.

2.3. Phần kết thúc biên bản

Trong phần kết thúc của biên bản phân công công việc sẽ chỉ cần có thông tin về nơi nhận và chữ ký của người đưa ra quyết định phân công công việc. Tuy đây là một nội dung ngắn gọn nhưng đóng vai trò rất quan trọng. Bởi vì khi nội dung của biên bản đã hoàn thành xong nhưng nếu không có chữ ký thì văn bản coi như không có hiệu lực. Người được giao các nhiệm vụ trên cũng không thể nhận trách nhiệm về công việc đã được phân công khi văn bản chưa có chữ ký.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Mẫu báo cáo doanh thu chuẩn xác dành cho ai chưa biết

3. Chú ý gì khi viết biên bản phân công công việc?

Khi viết  biên bản phân công công việc cần phải ghi đầy đủ và chính xác các thông tin về 

số hợp đồng lao động , quyết định tuyển dụng người lao động đó. Ghi thông tin về phòng, ban, bộ phận mà người lao động được phân công công việc hiện tại đang làm việc. Thông tin về chức danh, chức vụ cụ thể của người lao động được phân công công việc đang giữ trong công ty.

Sau khi đưa ra biên bản về phân công công việc thì người lao động phải thực hiện ngay sau khi nhận quyết định. Trong trường hợp cần thiết có thể ghi chi tiết về các công việc và nhiệm vụ được giao để quyết định trở nên chính xác nhất.

Trong nội dung cần chú ý ghi đủ về đơn vị, bộ phận, nơi làm việc mới của người lao động khi mới được phân công. Thông tin về hệ số lương và phụ cấp của người lao động khi được phân công. Nếu nội dung này không có gì thay đổi thì cần giữ nguyên và ghi lại  hệ số lương và phụ cấp (nếu có) của người lao động.

Về hình thức trình bày thì biên bản phải đảm bảo được bố cục 3 phần như đã nêu ở trên. Các nội dung phải được trình bày một cách rõ ràng để cho biên bản trở nên gọn gàng và sạch đẹp nhất. Chú ý không mắc phải các lỗi sai cơ bản nhất như lỗi chính tả để biên bản được hoàn thiện nhất. Khi đã hoàn thành xong nội dung của biên bản thì cần phải kiểm tra lại thật kỹ một lượt trước khi đưa ra quyết định.

Trên đây là toàn bộ các nội dung cơ bản và chi tiết nhất về hướng dẫn cách viết biên bản phân công công việc. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết này, bạn đọc có thể hoàn thiện được biên bản về phân công công việc một cách dễ dàng. Nếu muốn biết thêm cách viết những loại văn bản khác thì hãy truy cập vào vieclam123.vn để cập nhật thông tin bạn nhé!