1. Thư mời ứng tuyển – những thông tin quan trọng cần nắm bắt

1.1. Thư mời ứng tuyển là gì?

Thư mời ứng tuyển là một văn bản hoặc nội dung được gửi qua email nhằm mục đích mời ứng viên tham gia ứng tuyển việc làm. Về bản chất, đây là một phương pháp tuyển dụng giúp tìm kiếm ứng viên từ nhà tuyển dụng.

Thông thường, rất ít khi nhà tuyển dụng sử dụng phương án mời ứng viên ứng tuyển việc làm. Nhưng nếu như đã cần dùng tới bước này thì đây sẽ là khâu đầu tiên của quá trình tuyển dụng, trươc khi tiếp nhận hồ sơ xin việc và sàng lọc, mời phỏng vấn. Có lẽ vì vậy mà so với các loại thư quen thuộc được nhà tuyển dụng sử dụng nhiều như thư mời phỏng vấn, thư mời nhận việc,… thì thư mời tuyển dụng có phần “không quen tay” để viết.

Đó cũng chính là lý do vì sao chúng ta phải tìm hiểu ngay những bí quyết viết thư mời vừa dễ dàng lại vừa hiệu quả tại bài viết này. Nhưng trước khi bắt đầu, bạn nên hiểu rõ vai trò quan trọng của lá thư mời ứng viên ứng tuyển.

Công cụ tạo mẫu cv online miễn phí của vieclam123 luôn gây ấn tượng mạnh tới nhà tuyển dụng

1.2. Vì sao cần soạn thư mời ứng tuyển việc làm?

Có lẽ cách chúng ta gọi tên loại văn bản này đã nói lên tên cả nhiệm vụ quan trọng mà nó đảm nhận – thư để mời ai đó ứng tuyển vào vị trí việc làm mà công ty đang tuyển dụng. Nếu ở vị trí của một người tìm việc, chắc hẳn bạn sẽ ngạc nhiên khi nhà tuyển dụng phải soạn thư mời tuyển dụng, cũng có thể không ít lần bạn là một trong số những người vinh dự nhận được email từ đề cập vấn đề muốn bạn nộp hồ sơ ứng tuyển vị trí nào đó của doanh nghiệp. Thực ra đây là một hoạt động tuyển dụng hết sức bình thường được các doanh nghiệp sử dụng trong những hoàn cảnh cần thiết.

Khi là một nhà tuyển dụng, nhất định bạn phải biết rõ khi nào cần áp dụng phương pháp viết thư mời phỏng vấn đề tạo hiệu quả cho tuyển dụng. Một số nhà tuyển dụng trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nhất định phải cập nhật ngay lý do vì sao phải dùng đến thư mời ứng tuyển.

Thứ nhất, bạn nên viết thư mời tuyển dụng và coi đó là một phương án hỗ trợ quy trình tuyển dụng để mở rộng được tập ứng viên, qua đó tăng thêm cơ hội tiếp cận ứng viên tiềm năng. Ngoài ra, trong một vài trường hợp khi nhà tuyển dụng được giới thiệu hoặc tìm thấy ứng viên tiềm năng thì có thể chủ động viết thư mời ứng tuyển để mời họ tham gia ứng tuyển việc làm.

Một lý do cũng rất phổ biến khác mà nhà tuyển dụng cũng sẽ lựa chọn cách gửi thư mời ứng tuyển đó là khi đơn vị đang cần kíp nguồn nhân lực, hoặc khi cần tuyển dụng số lượng lớn và nguồn lực hiện tại không đủ để phục vụ doanh nghiệp.

Khi đã có những hiểu biết cơ bản về mẫu thư mời tuyển dụng thì bạn cần nắm bắt cách triển khai cụ thể để có thể thuyết phục ứng viên.

Xem thêm: Mẫu thư xin việc viết tay và ý nghĩa không ngờ của nó

2. Hướng dẫn xây dựng thư mời ứng tuyển

2.1. Xác định bố cục

Bố cục là đại diện về hình thức, là khung xương của mẫu thư này cho nên có phần nào đó giống với một vài mẫu văn bản thư cho các mục đích khác trong hoạt động tuyển dụng. Nếu như bạn đã quen thuộc với một số mẫu thư liên quan tới hoạt động tuyển dụng thì không khó để tạo bố cục cho thư mời ứng viên ứng tuyển việc làm.

Vậy bố cục của mẫu email này như thế nào?

2.1.1. Tiêu đề email gửi thư mời đến ứng tuyển

Cũng giống như hồ sơ xin việc gửi qua email tiêu đề là nội dung xuất hiện đầu tiên và nhất định không thể thiếu cho mẫu thư mời phỏng vấn, Tiêu đề email này phải nêu rõ mục đích bạn gửi email bằng cách diễn đạt ngắn gọn, súc tích. Chẳng hạn: MỜI ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ ABC.

Ứng viên sẽ nhìn vào đó và thấy được rõ mục đích cũng như vị trí bạn tuyển dụng. Có thể sẽ kích thích nhu cầu tìm hiểu và muốn ứng tuyển việc làm trong họ.

2.1.2. Chia sẻ lời cảm ơn tới ứng viên

Phần tiếp theo, nhà tuyển dụng hãy thể hiện ngay sự chân thành của mình bằng một lời cảm ơn để tạo thiện chí cũng như đem đến sự trang trọng, thái độ nghiêm túc cho thư. Vì ở thế chủ động kết nối và thậm chí chưa biết ứng viên đó có nhu cầu tìm việc hay không, nhu cầu của họ có phải là vị trí bạn đang cần tuyển không nhưng với việc làm này, bạn sẽ đem đến một cách “ứng xử” tuyệt vời với họ, có thể sẽ khiến cho họ mong muốn được thử sức tại đợt tuyển dụng này thì sao.

2.1.3. Nêu thông tin chi tiết về nhu cầu tuyển dụng

Đây là nội dung chính của thư mời ứng tuyển. Muốn thuyết phục người nhận thư thì đương nhiên bạn cần phải nói cho họ biết bạn đang mời họ vào vị trí nào. Nêu một cách đầy đủ, chi tiết nhưng cũng hết sức cô đọng, súc tích để ứng viên nắm bắt kế hoạch tuyển dụng mà bạn đang thực hiện và muốn họ tham gia vào.

Nếu có ý định tham gia ứng tuyển thì ứng viên cũng có thể dựa vào những thông tin chi tiết này mà có được sự chuẩn bị tốt nhất.

Mẹo viết mẫu thư từ chối tuyển dụng hay mà không làm ứng viên buồn 

2.1.4. Thông tin liên hệ, lưu ý kèm theo

Đương nhiên bạn không thể quên các thông tin này vì chúng chính là chỉ mục quan trọng để ứng viên kết nối với nhà tuyển dụng khi cần. Điển hình như thông tin về địa chỉ hòm thư nhận hồ sơ ứng tuyển online, địa chỉ công ty nếu ứng viên muốn gửi hồ sơ trực tiếp, số điện thoại khi có thắc mắc cần hỏi,… Tất cả phải được trình bày chính xác để cho ứng viên dễ dàng nắm bắt, thuận lợi khi thực hiện. Bên cạnh đó, bạn đừng quên lưu ý họ về việc chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển hợp lệ như thế nào để được tiếp nhận nhanh chóng và dễ dàng có được cơ hội trúng tuyển.

2.1.5. Thông tin công ty

Cuối cùng là nội dung về thông tin công ty. Hơn ai hết, bạn cần phải xác thực cho người nhận thư về thông tin chính thống của công ty tuyển dụng. Qua đó củng cố niềm tin trong họ về sự uy tín của tin tuyển dụng này.

Tìm hiểu thêm về Mẫu thư giới thiệu nhân sự mới được các nhà tuyển dụng sử dụng nhiều hiện nay

2.2. Một số lưu ý khi viết thư mời ứng tuyển

Khi đã xác định được bố cục và nội dung chính của thư mời người tham gia ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ chú ý ở những vấn đề chi tiết hơn, giúp xây dựng thư mời giàu tính thuyết phục. Hãy lưu ý những điều sau đây:

- Cần đưa thông tin một cách cụ thể về thời gian bắt đầu và kết thúc tuyển dụng

- Nêu chương trình tuyển dụng chi tiết để ứng viên nắm bắt đầy đủ.

- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và giàu tính thân thiện.

- Nên có lời đề nghị về việc mong nhận được lời phản hồi từ ứng viên.

Nếu như ứng viên gửi thư xin việc qua email sẽ bày tỏ mong muốn của họ thì tất nhiên nhà tuyển dụng cũng vậy nếu như đã có những sự kết nối chủ động với ứng viên. Cuối thư cũng gửi tới họ những lời nhắn nhủ chân thành và mong chờ sự hồi đáp để có cơ hội nhận được việc làm hấp dẫn từ công ty.

Như vậy, nội dung bài viết đã đem đến cho bạn những cách thực hiện đầy đủ để tạo thành công thư mời ứng tuyển. Hãy thực hiện những điều đã được chia sẻ để chắc chắn bạn có thể tuyển dụng hiệu quả, thu hút nhiều mối quan tâm của ứng viên, cuối cùng là tìm ra được những gương mặt sáng giá nhất.