1. Tại sao cần viết thư từ chối ứng viên?

Viết thư từ chối ứng viên gửi đến những người không được chọn để gắn bó với doanh nghiệp chính là một trong những cách để doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Chắc chắn trong hàng trăm ứng viên ứng tuyển cùng một vị trí sẽ có ứng viên được chọn và những ứng viên bị loại. Đó là quy luật hết sức tự nhiên của quy trình tuyển dụng. 

Cùng với việc gửi thư chúc mừng tới những ứng viên tiếp tục đi tiếp, nhà tuyển dụng cần thông báo cho những ứng viên không được chọn. Bất kì ứng viên nào dù phù hợp hay chưa thực sự phù hợp cũng xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. 

Ít nhất thì ứng viên cũng sẽ cảm thấy thời gian họ dành ra để quan tâm đến vị trí tuyển dụng này, làm mẫu CV đơn giản, tham gia phỏng vấn được đền đáp xứng đáng và nhà tuyển dụng thực sự trân trọng điều đó. Sẽ thế nào nếu như sau tất cả những gì ứng viên bỏ ra mà sau đó chỉ nhận lại sự lặng im kéo dài từ nhà tuyển dụng? Ứng viên có thể vẫn sẽ đoán ra rằng mình đã bị loại nhưng cảm giác thật tệ bởi đến một lời thông báo chính thức họ cũng không có được.

Xét từ phía ứng viên, một thông báo từ chối chính thức sẽ giúp họ không còn lăn tăn, vướng mắc và mất thời gian chờ đợi thêm nữa. Họ có thể sẵn sàng và không còn điều gì tiếc nuối để đi tìm kiếm những công việc phù hợp hơn. Từ thư từ chối thẳng thắn, trung thực của nhà tuyển dụng, ứng viên còn có thể học hỏi được nhiều điều hữu ích để cải thiện kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bản thân. Hơn nữa, nếu ứng viên còn rất mong chờ được gắn bó với doanh nghiệp trong tương lai thì họ có thể cố gắng để trở nên phù hợp hơn.

2. Viết thư từ chối ứng viên như thế nào?

Một thư từ chối ứng viên sẽ bao gồm những thông tin sau: 

• Thông tin cá nhân của ứng viên

• Lời cảm ơn ứng viên đã tham gia ứng tuyển

• Đóng góp phản hồi với ứng viên

• Lời chào

2.1. Thông tin cá nhân ứng viên

Thư từ chối ứng viên cần nêu rõ thông tin ứng viên như tên, mã số ứng tuyển (nếu có) để ứng viên chắc chắn rằng bức thư từ chối này đã được gửi tới đúng địa chỉ. Nhà tuyển dụng nên tránh những thư từ chối mà không nêu rõ tên của người bị từ chối. Điều này khiến người nhận thư có cảm giác không rõ ràng, và hy vọng “Biết đâu thư gửi nhầm địa chỉ” để rồi mất thời gian xác nhận lại.

Thư không nêu rõ thông tin ứng viên bị từ chối thường là những bức thư được gửi hàng loạt cho nhiều người cùng một lúc. Điều này khiến ứng viên đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng, đồng thời cũng không thấy được sự tôn trọng từ nhà tuyển dụng dành cho mình.

Bởi vậy, thông tin cá nhân của ứng viên là phần nội dung hết sức quan trọng mà nhà tuyển dụng không thể thiếu trong thư từ chối của mình.

2.2. Lời cảm ơn

Cần gửi lời cảm ơn bởi sự quan tâm của ứng viên tới vị trí tuyển dụng trong doanh nghiệp. Dù gì ứng viên cũng mất rất nhiều thời gian để hoàn thiện hồ sơ phỏng vấn cũng như đến tham dự buổi phỏng vấn. Lời cảm ơn chân thành chính là sự ghi nhận, đánh giá cao những nỗ lực và cố gắng của ứng viên.

2.3. Đóng góp

Lời đóng góp, phản hồi chính là giải thích ngắn gọn tại sao ứng viên lại không phù hợp với vị trí ứng tuyển. Những phản hồi chân thực, có tính đóng góp từ phía nhà tuyển dụng sẽ được coi trọng và đánh giá cao bởi ứng viên. Đồng thời điều này cũng hữu ích để ứng viên có thể phát triển bản thân hơn trong tương lai.

2.4. Lời chào

Lời chào cuối thư là cần thiết. Và nếu cảm thấy ứng viên phù hợp với những vị trí tuyển dụng khác, bạn có thể đưa ra đề nghị liên hệ với ứng viên khi có cơ hội. 

3. Lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên

Khi từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng cần lưu ý một số điều sau:

Không từ chối ngay khi kết thúc buổi phỏng vấn: Sẽ thế nào nếu như bạn đưa ra quyết định từ chối ứng viên quá nhanh chóng? Mới buổi chiều họ tham gia phỏng vấn và họ nhận được thư từ chối ngay vào tối hôm đó? Đó là một cảm giác rất tệ vì họ cho rằng nhà tuyển dụng không thực sự dành thời gian để đánh giá, cân nhắc họ và những ứng viên khác. Thậm chí họ sẽ cảm thấy bị tổn thương cái tôi và nảy sinh ác cảm với doanh nghiệp. Trong tương lai có thể họ sẽ không bao giờ ứng tuyển làm việc trong doanh nghiệp nữa. Và chắc chắn, khi được hỏi để nêu cảm nghĩ về doanh nghiệp thì họ sẽ chia sẻ những cài nhìn không tốt tới bạn bè, người thân của họ. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hình ảnh của công ty.

Không nên từ chối ứng viên qua điện thoại: Một lá thư từ chối ứng viên lịch sự, khéo léo là vừa đủ để cho ứng viên biết được điều đó. Họ không cần trực tiếp nhận một cuộc điện thoại để nghe về điều đó. Vì thực chất chẳng ai thích bị từ chối cả và khi nhận được cuộc gọi của bạn họ sẽ chỉ biết nghe trong thất vọng, đau khổ, thậm chí cảm xúc sẽ còn tệ hơn. Đọc một email thư bằng chữ sẽ đem lại cảm xúc nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Đó là còn chưa kể cuộc gọi đến từ nhà tuyển dụng vào quãng thời gian bất tiện đối với người nghe. Nếu như ứng viên đang dành thời gian vui vẻ bên cạnh người thân, bạn bè thì sao? Cuộc gọi từ chối đó chẳng phải đã phá hỏng cuộc vui rồi hay sao. 

Không nên im lặng, bơ đi để ứng viên tự hiểu: Có rất nhiều nhà tuyển dụng chỉ gửi thư phản hồi đối với những ứng viên trúng tuyển. Với những ứng viên “trượt” thì họ không quan tâm và không phản hồi để ứng viên tự hiểu. Điều này khiến nhà tuyển dụng bị “mất điểm” và nhận được cái nhìn không mấy tốt đẹp từ ứng viên.

4. Mẫu thư từ chối ứng viên

Dưới đây là mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Việt và tiếng Anh mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo.

4.1. Thư từ chối ứng viên bằng tiếng Việt

Ví dụ 1: Thư từ chối ứng viên vòng hồ sơ

Tiêu đề: Thư từ chối-Vị trí nhân viên kinh doanh

Gửi anh/chị [tên ứng viên]

Trước tiên, quý công ty xin gửi lời cảm ơn đến anh/chị vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển [tên vị trí] tại công ty chúng tôi [tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ một cách kỹ lưỡng, cân nhắc giữa các ứng viên ứng tuyển, chúng tôi rất tiếc không thể lựa chọn bạn đi tiếp.

Chúc bạn có thể sớm tìm được công việc như ý. Hy vọng có thể sớm hợp tác với bạn ở một dịp khác trong tương lai.

Trân trọng,

[tên người hoặc bộ phận tuyển dụng]

Ví dụ 2: Thư từ chối ứng viên vòng phỏng vấn

Gửi anh/chị [tên ứng viên]

Trước tiên, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đến bạn vì đã tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí nhân viên kinh doanh tại công ty ABC vào ngày 21 tháng 10 năm 2020. Sau buổi phỏng vấn, chúng tôi đánh giá cao những nỗ lực của bạn và những gì bạn thể hiện với mong muốn đóng góp vào sự thành công của công ty.

Tuy nhiên, ở thời điểm này, chúng tôi nhận thấy bạn chưa thực sự phù hợp với vị trí ứng tuyển và chúng tôi đã quyết định lựa chọn những ứng viên ấn tượng hơn để đi tiếp đến những vòng phỏng vấn sau. Đây là một quyết định khó khăn đối với chúng tôi.

Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ với bạn nếu công ty chúng tôi tiếp tục tuyển dụng những vị trí khác. Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp.

Trân trọng,

[tên nhà tuyển dụng]

4.2. Thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Subject: ABC Company-Sales Position

Dear [candidate_name],

Thank you for taking the time to consider Sales Positions at our company. However, we regret to inform you that we cannot choose you to proceed to the next rounds. We have found more suitable candidates for this vacancy.

Thank you again for your time. I hope you soon find a job in the future.

We would be very pleased if we could contact you if we would hire other positions that are better suited to your capabilities.

Best Regards,

[Name of company]

Dịch

Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian để cân nhắc vị trí nhân viên kinh doanh của công ty chúng tôi. Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi không thể lựa chọn bạn để đi tiếp những vòng sau. Chúng tôi đã tìm thấy những ứng viên phù hợp hơn cho vị trí tuyển dụng này.

Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm. Chúc bạn sớm tìm được công việc như ý trong tương lai.

Chúng tôi rất lấy làm vinh dự nếu có thể liên hệ với bạn nếu chúng tôi tuyển dụng những vị trí khác phù hợp hơn với khả năng của bạn.

Trân trọng,

[tên công ty]

Trên đây là hướng dẫn viết thư từ chối ứng viên chuẩn, chuyên nghiệp nhất dành cho nhà tuyển dụng. Hy vọng bài viết của Vieclam123.vn đã mang đến những thông tin hữu ích.

>> Tìm hiểu thêm:

• Các phương pháp tìm nguồn ứng viên hiệu quả cho nhà tuyển dụng
• Điều gì giúp bạn trở thành ứng viên phù hợp với nhà tuyển dụng