1. Giới thiệu về quy trình kế toán công nợ phải thu

Quy trình kế toán công nợ phải thu chính là việc thực hiện phương pháp làm kế toán công nợ phải thu chi tiết, cụ thể. Quy trình kế toán công nợ phải thu sẽ được thực hiện và văn bản hóa, giúp cho những người tham gia vào quy trình này có được cơ hội để nắm bắt và thực hiện tốt phương pháp được đề ra.

Các đơn vị kế toán, doanh nghiệp khi thực hiện quy trình kế toán công nợ phải thu để có thể kiểm soát được quá trình làm việc trong khía cạnh kế toán công nợ phải thu của đơn vị.

Quy trình kế toán công nợ phải thu có thể kiểm soát được nhiều quá trình kế toán công nợ phải thu và ngược lại.

Xem thêm: Tổng hợp tất cả thông tin về kế toán dịch vụ vận tải

2. Quy trình kế toán công nợ phải thu chi tiết

Quy trình công nợ phải thu ở các doanh nghiệp khác nhau thì sẽ có cách triển khai quy trình khác nhau. Tuy nhiên, về bản chất thì cách thức, phương pháp thực hiện vẫn cần đảm bảo các vấn đề chính. Cùng vieclam123 tìm hiểu các thông tin dưới đây:

2.1. Phân loại quy trình kế toán công nợ phải thu

Các quy trình kế toán công nợ phải thu cần được làm rõ theo từng giai đoạn, không thể nào thực hiện toàn bộ quy trình đối với tất cả khoảng thời gian trong một năm.

Do đó, các doanh nghiệp cần chia rõ quy trình theo thời gian để có thể thực hiện các công nợ phải thu chi tiết và chính xác hơn.

Dưới đây là các quy trình kế toán công nợ phải thu mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện gồm:

- Quy trình kế toán công nợ phải thu theo ngày.

- Thực hiện quy trình này theo Quý.

- Thực hiện quy trình hàng năm.

2.2. Chi tiết các quy trình công nợ phải thu

2.2.1. Đối với quy trình công nợ phải thu theo ngày

Quy trình theo ngày cụ thể như sau:

- Đầu tiên, kế toán nhận HĐ làm ăn và tiến hành kiểm tra thông tin trong hợp đồng, kiểm tra các điều khoản, điều kiện,... Cập nhật, theo dõi, nhập mã của các hợp đồng phát sinh lên phần mềm.

- Tiến hành nhập mã của khách hàng mới vào trong phần mềm kế toán cụ thể, tiến hành sửa thông tin của nhà cung cấp nếu có sự thay đổi nào đó.

- Đối với doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng – dịch vụ thì các kế toán công nợ phải thu cần thực hiện các hoạt động gồm:

+ Tiếp nhận đối với các hồ sơ về việc nghiệm thu.

+ Kiểm tra kỹ đối với những số liệu được cung cấp trong hồ sơ.

+ Kiểm tra số liệu về lũy kế sau khi đã nghiệm thu.

+ Thực hiện thanh toán và xuất hóa đơn.

- Đối với các doanh nghiệp thương mại thì hàng ngày, kế toán công nợ phải thu sẽ thực hiện tiếp nhận đối với các đơn đặt hàng có phiếu xuất, thực hiện kiểm tra đối với những con số được sử dụng trong đơn bán hàng, kiểm tra các hạn mức trong tín dụng, ...

- Thực hiện hạch toán đối với các hóa đơn của doanh nghiệp, cập nhật trên phần mềm, ghi nhận đối với các công nợ của khách hàng (nếu có).

- Tiến hành gửi đi các hóa đơn trong việc bán hàng, kiểm tra và tiến hành hạch toán đối với các công nợ phát sinh khác.

2.2.2. Quy trình công nợ phải thu theo quý

Đầu tiên, kế toán cần kiểm tra về thời hạn, các hạn mức của tín dụng đối với những công nợ phải thu, sau đó đối chiếu với những quy định, hợp đồng... của đơn vị.

- Đề nghị các khách hàng thực hiện thanh toán đối với công nợ phải thu thông qua việc gửi email, sau đó gọi điện trực tiếp đến khách hàng để báo về tình hình mà khách hàng thực hiện thanh toán, còn nợ bao nhiêu tiền nữa?...

- Đưa ra những cảnh báo đối với khách hàng về những khoản nợ đang quá hạn hoặc là khó đòi.

- Lập biên bản theo định kỳ để đối chiếu và tiến hành xác nhận đối với các công nợ.

- Lập các báo cáo tài chính và thực hiện đánh giá đối với các khoản phải thu mà có gốc là ngoại tệ.

- Khoản nợ đang tồn đọng đã quá hạn thì cần phải làm văn bản để có thể làm những căn cứ về vấn đề khoản công nợ phải thu có tính chất khó đòi nợ, dự phòng đối với những khoản nợ mà đã quá hạn.

Xem thêm: Tìm hiểu kế toán thuế thu nhập cá nhân trong doanh nghiệp

3. Làm cho quy trình kế toán công nợ phải thu hiệu quả hơn

Kế toán công nợ có nhiệm vụ rà soát thường xuyên những khoản nợ của khách hàng đối với đơn vị một cách thường xuyên. Tuy nhiên hiện tượng không đòi được nợ vẫn diễn ra ở rất nhiều doanh nghiệp, đó là vì các kế toán này vẫn chưa nắm chính xác đối với chức năng của mình.

Để giúp các doanh nghiệp thu hồi công nợ hiệu quả thì bài viết đưa ra một số điểm lưu ý sau:

- Đầu tiên, phân loại nhóm khách nợ theo từng tiêu chí, chẳng hạn như: nhóm khách hàng lẻ, nhóm các doanh nghiệp là thành viên, khách hàng cá nhân, tư nhân, hành chính Nhà nước...

+ Lên kế hoạch và hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, quản lý hiệu quả với các công nợ.

+ Sử dụng các phần mềm hỗ trợ đối với kế toán công nợ, xây dựng những file quản lý phù hợp với quy trình thu hồi công nợ phải thu.

+ Với những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng, kế toán công nợ buộc phải có hệ thống quản lý đối với các báo cáo công nợ phải thu. Bởi vì thường khách hàng ngành này sẽ ứng số tiền trước, sau đó thanh toán dần cho những lần sau.

- Tiếp theo, các kế toán công nợ cần phải duy trì các mối liên hệ giữa các phòng, bộ phận trong đơn vị, duy trì mối quan hệ với khách hàng, với đối tác của doanh nghiệp. Khi có mối quan hệ tối đối với khách hàng cũng như là đối tác của mình thì người kế toán viên sẽ nắm bắt được tình hình về khả năng chi trả, thanh toán của họ, từ đó báo lên cấp trên để có được biên pháp phù hợp, kịp thời.

- Tiếp theo, kế toán công nợ cần tiến hành gửi những hóa đơn và các chứng từ cho khách hàng, thường xuyên thực hiện kiểm tra đối với những khoản nợ cần phải thu. Không chỉ vậy, kế toán viên cần rà soát các đối tượng khách hàng đã đến kỳ trả nợ, thường xuyên gọi điện trực tiếp cho họ để nhắc tình hình trả nợ, thông báo về việc trả nợ theo đúng kỳ hạn.

Như thế, quy trình kế toán công nợ phải thu của doanh nghiệp cần phải làm rõ ràng từng bước, từng khía cạnh, vạch rõ các kế toán thu hồi công nợ để giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các công nợ, không để phát sinh nhiều khoản nợ khó đòi, quá hạn. Hy vọng bài viết này dã cung cấp đúng thông tin mà các bạn đang tìm kiếm.