1. Tìm hiểu các thông tin về biên bản điều chỉnh hóa đơn

1.1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn được hiểu như thế nào?

Để trả lời câu hỏi kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không thì bạn đọc cần tìm hiểu thông tin liên quan đến Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là loại biên bản được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh và được sử dụng khi hóa đơn gặp phải những sai sót (ngày, số tiền hàng, địa chỉ, nội dung hóa đơn…)

Căn cứ của việc điều chỉnh hóa đơn là việc phát hành hóa đơn. Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ (trừ những hóa đơn được mua và cấp tại cơ quan thuế) thì họ phải lập hóa đơn và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nội dung trong thông báo phát hành hóa đơn bao gồm các thông tin: tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, điện thoại, email, địa chỉ, các loại hóa đơn được phát hành, tên và mã số thuế doanh nghiệp in hóa đơn, tên và mã số thuế đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử, tên và mã số thuế đơn vị cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, ngày lập thông báo về việc phát hành hóa đơn, tên và chữ ký người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp, đóng dấu đơn vị.

Xem thêm: Điều cần biết về thời hạn và thi chứng chỉ Kế toán trưởng chuẩn nhất

1.2. Chú ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thì bạn cần phải nắm được các lưu ý quan trọng để việc lập Biên bản trở nên đơn giản nhất. Khi hoàn thành được nội dung rồi thì bạn mới cần quan tâm đến vấn đề kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không?

- Khi phát hiện lỗi sai về kê khai thuế sẽ phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hóa đơn sai tên nhưng địa chỉ mà mã số thuế của người mua đúng thì cần phải lập biên bản điều chỉnh.

- Khi đã kê khai thuế thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không được phép hủy hóa đơn.

- Thời gian trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng khớp với thời gian trên hóa đơn điều chỉnh.

- Phải có chữ ký, đầy đủ họ và tên của người đại diện 2 bên và có dấu doanh nghiệp.

- Các nội dung trên biên bản điều chỉnh cần có các thông tin: điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu? ngày, tháng, năm và ký hiệu của hóa đơn.

2. Trả lời câu hỏi kế toán trưởng có thể ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không?

2.1. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về việc ký hóa đơn, đóng dấu

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán nên sẽ phải chịu trách nhiệm về các hóa đơn, chứng từ liên quan đến kế toán. Đối với những hóa đơn mua - bán hàng, việc ký vào biên bản điều chỉnh hóa đơn nếu gặp sai sót thì kế toán trưởng vẫn có quyền ký tên trên đó. Vậy nên, câu trả lời cho việc kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không thì đáp án là “Có thể”.

Theo quy định, đối với những văn bản, hồ sơ giao dịch với các cơ quan thuế và các loại hóa đơn thì kế toán trưởng hoàn toàn có thể ký và ủy quyền nếu như người đại diện pháp luật của công ty đã ủy quyền cho kế toán trưởng. Ví dụ đại diện pháp luật của công ty là giám đốc thì giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng là điều phù hợp,

Người trực tiếp bán hàng trong trường hợp không phải kế toán trưởng cũng có quyền ký hóa đơn nếu như họ được ủy quyền từ người đại diện pháp luật của công ty.

Tuy nhiên kế toán trưởng ở các công ty chứng khoán sẽ không được ký thừa ủy quyền Giám đốc hay Tổng giám đốc trên các chứng từ kế toán.

Họ sẽ được đóng dấu tròn, tuy nhiên chỉ được đóng dấu tại tiêu chức “Người bán hàng” chứ không được đóng dấu treo nếu có được nhận ủy quyền từ người đại diện pháp luật của công ty.

Theo công văn số 30632/CT-TTHT ngày 16/05/2017 của Cục Thuế Hà Nội, trường hợp kế toán trưởng nhận được ủy quyền ký hóa đơn thì đóng dấu treo. 

Tuy nhiên trong công văn số 209/TCT-CS ngày 20/01/2015 của Tổng cục Thuế lại quy định về con dấu sẽ được đóng tại chữ ký của cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới được trực tiếp ủy quyền.

Dựa vào Luật Kế toán thì kế toán trưởng sẽ là cấp dưới trực tiếp cho người đại diện pháp luật của công ty nên chữ ký ủy quyền của kế toán trưởng vẫn phải được đóng dấu tại tiêu chức “Thủ trưởng đơn vị” và không phải là dấu treo.

Đối với các công văn gửi cho cơ quan Thuế thì kế toán trưởng không được phép ký. Công văn đó phải do người đại diện pháp luật của công ty ký. Nếu người đại diện pháp luật giao cho cấp dưới hay cho kế toán trưởng thì cần phải có văn bản ủy quyền (phạm vi và thời hạn ủy quyền rõ ràng, cụ thể). 

Khi đó, giấy ủy quyền cần phải nộp với các giấy tờ và hồ sơ giao dịch ban đầu. Nghĩa là nếu kế toán trưởng ký trên các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế thì phải nộp thêm cả 

văn bản ủy quyền thì các hồ sơ đó mới được tiếp nhận.

2.2. Những quy định về chữ ký ở trên hóa đơn

Ngoài các thông tin về kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không thì bạn cũng nên quan tâm đến những quy định về chữ ký ở trên hóa đơn:

- Trong Điều 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 quy định việc bắt buộc người bán và người mua đều phải ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có) ghi thời gian lập hóa đơn trên biên bản.

- Bên cung cấp dịch vụ, hàng hóa cần phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc có giấy ủy quyền trong trường hợp thủ trưởng đơn vị không thể ký. Trong đó, phải điền đầy đủ các thông tin trên hóa đơn và có đóng dấu của tổ chức ở phía bên trên của lề bên trái hóa đơn.

- Bên mua hàng không nhất thiết phải ký khi mua hàng (qua điện thoại hay qua mạng Internet, FAX…). Nhưng khi lập hóa đơn thì tiêu thức của người mua hàng phải ghi rõ hàng được bán qua phương tiện gì (bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua FAX,...)

- Chữ ký của hai bên phải được ký bằng bút mực hoặc bút bi. Tuyệt đối không sử dụng bút mực đỏ, bút dễ bị phai màu.

- Chữ ký được viết phải là chữ ký tươi, không được sử dụng con dấu có sẵn chữ ký. Chữ ký sẽ không được tẩy xóa hay sửa.

- Chữ ký đó phải được thống nhất và đúng theo sổ đăng ký mẫu chữ ký.

2.3. Quy định về việc ký thay hóa đơn

2.3.1. Nhân viên công ty ký thay hóa đơn

- Nếu nhân viên ký thay cho người trực tiếp ký bán thì cần phải có giấy ủy quyền từ thủ trưởng của đơn vị.

- Người ký thay cần phải ghi rõ họ tên, đóng dấu của tổ chức ở phía bên trái. Tuyệt đối không đóng dấu mộc vào vị trí thủ trưởng.

- Nếu nhân viên thực hiện ký thay thì trên hóa đơn cần phải có ủy quyền.

Xem thêm: Bật mí đến bạn các thông tin về mức lương Kế toán trưởng chuẩn nhất

2.3.2. Nhân viên quản lý sẽ ký thay trên hóa đơn

Nếu thủ trưởng của đơn vị ủy quyền cho quản lý thì họ có thể được ký tại tiêu chức “Thủ trưởng đơn vị”. Sự ủy quyền này có thể đến từ kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Khi ký sẽ phải ghi rõ họ tên và có đóng dấu của công ty.

Trên đây là các nội dung giúp bạn trả lời được thắc mắc vấn đề kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết mà vieclam123.vn cung cấp bạn đọc có thể biết được đáp án cho câu hỏi này.