1. Tìm hiểu chung về mẫu biên bản thay đổi thiết kế

1.1. Định nghĩa về mẫu biên bản thay đổi thiết kế

Mẫu biên bản thay đổi thiết kế là văn bản xác nhận việc thay đổi thiết kế một phần, nhiều phần của công trình sắp hoặc đang thi công và được xác nhận bởi chủ đầu tư, đại diện doanh nghiệp thi công, giám sát xây dựng và bên thiết kế. 

Thực tế thì việc thay đổi thiết kế của công trình không phải quá mới lạ, có rất nhiều nguyên nhân tác động và ảnh hưởng tới quyết định thay đổi này. Có thể là do chủ đầu tư muốn thay đổi, bộ phận thiết kế có sự điều chỉnh để tối ưu công trình hay có sự cố bất ngờ khiến thiết kế cũ không còn phù hợp với công trình nữa,....

Biên bản thay đổi thiết kế sẽ là cơ sở xác nhận cho những sự thay đổi phát sinh và đã được chấp thuận bởi những bên liên quan tới công trình. Đảm bảo việc thi công theo thiết kế mới được thực hiện cũng như được phổ biến và thông qua đúng theo trình tự.

Xem thêm: Chi tiết về mẫu báo cáo giám sát tác giả thiết kế trong xây dựng

1.2. Có cần thiết phải sử dụng mẫu biên bản thay đổi thiết kế không?

Sự cần thiết của biên bản thay đổi thiết kế là một điều không thể phủ nhận. Điều này có nghĩa là trong bất cứ hoàn cảnh, trường hợp nào thì việc thay đổi thiết kế dù chỉ là rất ít cũng cần có mẫu biên bản này kèm theo.

Dựa theo tình hình thực tế thì thiết kế chính là bản vẽ dẫn dắt công trình, dựa theo thiết kế mà các công nhân xây dựng sẽ tiến hành hiện thực hóa bản vẽ bằng mô hình chân thật. Do vậy mà nếu thay đổi, không báo cho bên nào biết thì sẽ rất khó để điều chỉnh. 

Thêm vào đó, không phải việc muốn thay đổi là có thể thay đổi, điều này sẽ phát sinh ra khá nhiều vấn đề xoay quanh. Vì thế, đòi hỏi các bên cần có sự bàn bạc, đưa ra ý kiến thống nhất với việc thay đổi thiết kế của công trình. 

Sự hiện diện của biên bản thay đổi thiết kế chính là minh chứng rõ ràng nhất cho cuộc trao đổi đó. Là cơ sở để các bên nắm bắt được thiết kế mới nhất và cách xử lý vấn đề khi thay đổi thiết kế của công trình. Qua đó đảm bảo được tiến độ, chất lượng và các yêu cầu khác được đặt ra cho công trình đang thi công.

1.3. Những quy định về biên bản thay đổi thiết kế

Lập mẫu biên bản thay đổi thiết kế là một trong những quy định cần tuân thủ của các đơn vị thiết kế, thi công, giám sát và chủ đầu tư trong trường hợp 1 trong các bên đưa ra ý kiến về sự thay đổi hạng mục hay đơn vị nào đó của công trình. Do vậy mà mẫu biên bản này được xem là một văn bản hành chính không thể thiếu và được lưu giữ nội bộ của mỗi bên tham gia nhằm đảm bảo tính khách quan của biên bản.

Trong quá trình các bên tham gia tiến hành thảo luận và họp bàn về việc thay đổi thiết kế thì sẽ cần có một người đóng vai trò thư ký để ghi chép lại toàn bộ diễn biến cũng như các ý kiến thảo luận về vấn đề thay đổi thiết kế của công trình. Cùng với đó, các quyết định cuối cùng được đưa ra sẽ cần phải được ghi vào trong biên bản để là căn cứ thực hiện và cuối biên bản sẽ là chữ ký xác nhận của các bên tham gia vào cuộc thảo luận và họp bàn thay đổi thiết kế này.

Tuy nhiên, trước khi tiến hành ký xác nhận thì thư ký sẽ cần đọc lại biên bản thay đổi thiết kế để các bên tham gia nắm bắt được thông tin ghi trong biên bản là gì, có trùng khớp với những nội dung trao đổi thực tế hay không. Việc này nhằm chắc chắn biên bản phản ánh rõ thực tế của cuộc họp cũng như là căn cứ thông tin chính xác để tiến hành thực hiện công việc sau đó.

2. Nội dung chi tiết của mẫu biên bản thay đổi thiết kế

Biên bản thay đổi thiết kế sẽ là văn bản thông dụng trong lĩnh vực xây dựng. Vì thế, nếu đang hoạt động trong ngành này thì bạn cần nắm bắt chi tiết về cách lập cũng như các yêu cầu đối với mẫu biên bản này. Sau đây, vieclam123.vn sẽ cung cấp chi tiết nội dung mẫu biên bản này:

2.1. Tìm hiểu về bố cục của biên bản

Trước khi bắt đầu những nội dung bên trong thì bạn sẽ cần xác định khung xương hay hình thức bên ngoài của biên bản thay đổi thiết kế. Thông thường, bố cục của biên bản này sẽ gồm có 3 phần.

- Phần đầu biên bản: Gồm những nội dung là Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Thời gian lập biên bản, Tên biên bản và Thông tin công trình, hạng mục thay đổi thiết kế.

- Phần nội dung biên bản: Gồm có: Thông tin thành phần tham dự, Những vấn đề thảo luận về việc thay đổi thiết kế.

- Phần kết luận: Nội dung kết luận cuối cùng và chữ ký xác nhận trong biên bản của các đại diện tham dự buổi họp trao đổi.

Đây sẽ là cấu trúc cơ bản của một mẫu biên bản thay đổi thiết kế cần có. Tùy theo số lượng chi tiết cần thay đổi cũng như tính chất của công trình mà biên bản sẽ có những sự thay đổi sao cho phù hợp nhất.

Xem thêm: Các thông tin về mẫu biên bản nghiệm thu hồ sơ thiết kế mới nhất

2.2. Hướng dẫn chi tiết với biên bản thay đổi thiết kế

2.2.1. Phần tên công ty và logo là không bắt buộc

Với mẫu biên bản thay đổi thiết kế thì phần tên logo công ty và số biên bản tương ứng là không bắt buộc trong phần mở đầu của biên bản. Bởi có khá nhiều bên tham gia và xác nhận cho mẫu biên bản này vì vậy mà sẽ khó để đưa ra một tên chủ quản thích hợp nhất. Hơn hết, với việc ký xác nhận thì cho dù không có tên công ty hay số văn bản thì mẫu biên bản vẫn có giá trị như bình thường.

2.2.2. Không được quên thông tin công trình

Trong phần đầu của biên bản, một thông tin không thể thiếu đó là thông tin công trình. Ở đây bạn sẽ cần nêu rõ công trình được thay đổi thiết kế là gì, ở hạng mục nào và địa điểm ra sao. Điều này nhằm đảm bảo sự rõ ràng trong quá trình thay đổi thiết kế của công trình đó. 

2.2.3. Nội dung cần cung cấp đầy đủ thông tin

Nội dung của biên bản thay đổi thiết kế là phần quan trọng và cần được chú tâm nhất trong quá trình làm biên bản này. Phần nội dung sẽ cần thể hiện được:

- Các chi tiết cần thay đổi trong bản thiết kế thi công là gì?

- Khi thay đổi thì khối lượng công việc cần thực hiện gồm những gì?

- Những biện pháp được áp dụng để cải thiện vấn đề khi thay đổi thiết kế?

- Khối lượng công việc phát sinh thêm, nguyên vật liệu phát sinh thêm? (nếu có)

Đây sẽ là những vấn đề mà mẫu biên bản thay đổi thiết kế cần đưa ra được cũng như cung cấp thông tin một cách chính xác. Bởi đây sẽ là phần căn cứ để các bên tham gia nắm bắt được tình huống thực tế và những điều có thể xảy ra khi thay đổi thiết kế.

2.2.4. Đưa ra kết luận cuối cùng

Cuối của biên bản cần có một kết luận cuối cùng về việc chấp thuận thay đổi thiết kế và đồng ý với việc có những phát sinh kể trên hay không. Sau đó các bên khi đã đưa ra sự thống nhất chung thì sẽ ký tên vào phía bên dưới.

Thực tế thì với những người trong nghề, việc thay đổi thiết kế trong bản vẽ thi công là một tình huống phát sinh có phần quen thuộc. Và tùy theo tính chất, mức độ của dự án mà việc thay đổi sẽ có sự ảnh hưởng nhất định. Tuy nhiên, mẫu biên bản thay đổi thiết kế vẫn luôn là văn bản không thể thiếu cho bất cứ sự thay đổi nào dù là nhỏ nhất so với bản vẽ ban đầu.

Dưới đây sẽ là mẫu biên bản thay đổi thiết kế mà bạn có thể tải và tham khảo:

Link tải về: Biên bản thay đổi thiết kế.docx

Trên đây chính là những chia sẻ cụ thể và chi tiết về biên bản thay đổi thiết kế. Hy vọng bạn đã hiểu hơn về vai trò và ứng dụng của mẫu biên bản này qua bài viết trên.