1. Quản trị vận hành là gì?

1.1. Khái niệm cơ bản

Vận hành là chức năng chính, có vai trò quan trọng của tổ chức cũng như trong các hoạt động về tài chính, marketing, chuỗi cung ứng và đối với cả nguồn lực. Khái niệm quản trị vận hành thể hiện chức năng thực thi. Nhiệm vụ chính của nó là thiết kế đến triển khai, sau đó là kiểm soát khâu chiến lược của doanh nghiệp. 

Các nhiệm vụ quan trọng khác của quản trị vận hành là xây dựng kế hoạch, tiến hành triển khai, thực hiện việc giám sát trong sản xuất, cung cấp dịch vụ. 

1.2. Bản chất của quản trị vận hành

Quản trị vận hành chính là lĩnh vực quản lý. Nó có liên quan tới các hoạt động từ thiết kế tới giám sát đối với sản xuất. Bên cạnh đó, quản trị vận hành cũng đảm đương thiết kế lại các hoạt động về mảng kinh doanh, trách nhiệm của nó là đảm bảo kinh doanh phải có hiệu quả, tiêu tốn ít tài nguyên và quan trọng hơn là đáp ứng được mọi nhu cầu của khách. 

Quản lý vận hành còn liên quan tới cả một quá trình chuyển đổi từ đầu vào thành đầu ra. Hoạt động của nó là quản lý chất lượng, sản xuất sản phẩm, đồng thời tiến hành tạo dịch vụ, từ đó quản lý toàn bộ chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. 

Việc quản lý vận hành được áp dụng trong mọi lĩnh vực như bệnh viện, ngân hàng, các doanh nghiệp. Người quản lý sẽ trực tiếp dùng công nghệ, làm việc với khách hàng và nhà cung cấp.

2. Khám phá quản trị vận hành có chức năng gì?

Hoạt động quản trị vận hành có chức năng chính đó là đảm bảo sử dụng đúng cách toàn bộ các nguồn lực trong doanh nghiệp. Từ đó giúp tạo ra hiệu quả đối với hoạt động kinh doanh. Dưới đây, vieclam123.vn sẽ chia sẻ tỉ mỉ hơn về những chức năng trong quản trị vận hành.

2.1. Chức năng tài chính

Bán quản trị vận hành cần đảm bảo được nguồn tài nguyên được dùng đúng cách. Khi đó, doanh nghiệp sẽ khó phải đối mặt với rủi ro mà tận hưởng được trọn thành quả tốt nhất.

2.2. Thực hiện chiến lược 

Quản trị vận hành thúc đẩy sự phát triển tối đa của những chiến lược và kế hoạch hướng về hoạt động sản xuất và nguồn lực. Từ đó đem lại nhiều lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, bỏ xa đối thủ.

2.3. Chức năng dự báo

Quản trị phải thâu tóm được toàn diện tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, đặc biệt sát sao đối với sản xuất, kinh doanh. Do đó, việc dự báo trước tình hình kinh doanh hay sản xuất trong tương lai sẽ như thế nào rất cần thiết để doanh nghiệp có sự chuẩn bị đầy đủ, sẵn sàng nhất, qua đó lường được rủi ro để phòng tránh và tận dụng cơ hội một cách chủ động. 

2.4. Chức năng kiểm soát

Khi đi vào hoạt động, cơ chế quản trị vận hành sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ phát hiện ra sai phạm, thiếu sót để khắc phục. Đồng thời mọi rủi ro cũng được kiểm soát kịp thời, tránh tổn thất đáng tiếc xảy ra.

3. Ứng dụng quản trị vận hành trong doanh nghiệp SME

Khi gánh vác trách nhiệm quản trị vận hành tại doanh nghiệp SME, nhà quản trị phải thực hiện đầy đủ các yếu tố dưới đây.

3.1. Xây dựng một quy trình vận hành chi tiết

Sở hữu một quy trình bài bản với từng bước làm việc được xây dựng chi tiết, tổ chức đầy đủ mọi chốt kiểm soát hàng hóa và đưa ra từng chính sách hợp lý cho mỗi mảng nhỏ của doanh nghiệp sẽ đem đến cho doanh nghiệp những lợi ích lớn. Dựa vào đó doanh nghiệp sẽ được hoạt động suôn sẻ và trơn tru hơn, cũng như dễ dàng xây dựng hiệu quả các chính sách, quy trình hoàn hảo để áp dụng phù hợp ở mỗi mảng cho đến sự sâu sát được từng hoạt động của nhân viên.

3.2. Giúp quản trị nhân lực hiệu quả

Nhân sự nắm giữ vai trò tối quan trọng đối với bất kể doanh nghiệp, lĩnh vực nào. Nhưng cũng phải là những nhân lực chất lượng, có trình độ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc mới có thể mang tới hiệu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp phải chọn lọc nhân lực thật kỹ để giúp thúc đẩy mục tiêu hoạt động và thu được lợi nhuận. 

3.3. Ứng dụng nền tảng công nghệ cho hoạt động vận hành

Nếu như mong muốn tiết kiệm công sức, thời gian mà vẫn đem đến kết quả hoạt động tốt, đơn vị nên chọn giải pháp ứng dụng công nghệ tân tiến vào hoạt động vận hành. Từ đó bạn có thể giúp cho nhà quản trị dễ dàng kiểm soát được hiệu quả các hoạt động cũng như đảm bảo quỹ thời gian chính xác và có thể tiết kiệm, rút ngắn thời gian hơn so với dự kiến nhưng giữ nguyên chất lượng.

4. Nguồn gốc lịch sử thú vị của quản trị vận hành

Lịch sử của hệ thống vận hành đã xuất hiện cách đây rất lâu, vào khoảng năm 500 TCN. Phương thức gốc của quản trị vận hành đó là khi những người linh mục triển khai việc ghi chép theo hệ thống các khoản cho vay, hàng tồn, thuế, giao dịch kinh doanh. 

Sự kiện lớn tiếp theo trong lịch sử khi ứng dụng quá trình quản trị vận hành diễn ra vào thời điểm năm 4000 TCN, khi người Ai Cập cổ đại đã lần đầu tiên áp dụng hoạt động tổ chức, quy hoạch và nắm bắt sát sao, thường xuyên đối với các dự án. Một trong số dự án lớn bậc nhất được họ kiểm soát nghiêm ngặt và còn nổi tiếng đến tận ngày nay đó chính là dự án kim tự tháp. 

Năm 1100 TCN, tại Trung Quốc đã diễn ra công cách mạng chuyên môn hóa cho lao động. Đến năm 370 TCN, nhà sử học Hy Lạp đưa ra nội dung mô tả lợi thế khi phân chia những hoạt động cần thiết khác nhau của những cá nhân khác nhau trong ngành sản xuất giày. 

Bước sang thời trung cổ là thời kì có sự cai trị của người đứng đầu đất nước là vua và hoàng hậu. Họ có sứ mệnh cai trị cả một vùng đất rộng lớn dưới sự giúp việc của giới quý tộc thay mặt đứng ra quản lý, duy trì. Hệ thống chế độ phong kiến được hình thành, trong đó nông nô, chư hầu tự sản xuất để tự cung cấp cho chính mình cũng như cho các tầng lớp lớn hơn thông qua việc sử dụng tài nguyên, đất đai từ người cai trị. Người lao động được đưa vào hoạt động nhiều trong ngành nông nghiệp. Bên cạnh đó, các nghệ nhân góp sức cũng không nhỏ cho sản lượng kinh tế gia tăng. Họ cũng lập thành các bang hội riêng và hoạt động ở mô hình bang hội suốt 400 năm, từ năm 1100 đến 1500. 

Thời trung cổ, dịch vụ được phát triển nhưng thông qua sự phục vụ của đối tượng là những người hầu kẻ hạ. Dịch vụ mà họ đem đến cho quý tộc chính là nấu ăn, giải trí, dọn dẹp. Ngoài ra, tòa án, quân đội trong thời trung cổ cũng trở thành dịch vụ với nhiệm vụ chính là bảo vệ sự an toàn cho giới quý tộc.

Lịch sử nhân loại bước vào cuộc các mạng công nghiệp, có hai yếu tố tạo điều kiện để cuộc cách mạng bùng nổ và tạo ra những hệ quả lớn, làm thay đổi nhiều về quy trình và tính chất vận hành quản trị. Hai yếu tố này chính là khả năng thay thế lẫn nhau giữa nhiều bộ phận khác nhau và sự phân công lao động. Bên cạnh đó, sự chuyên môn hóa đã bước đến một tầm cao hơn so với lịch sử các thời đại trước đó. Kết quả này được tạo nên rõ rệt trong hoạt động thương mại và tại những thành phố ở châu Âu. 

Năm 1883, một kỹ sư cơ khí đến từ Mỹ là Frederick Winslow Taylor đã công bố và hướng dẫn con người sử dụng phương pháp tính thời gian để đo thời gian làm công việc có độ phức tạp một cách chính xác.

Đến đầu thế kỷ 20, thế giới đón nhận những bước tiến lớn của ngành dịch vụ. Nhưng lúc này ngành vẫn mang đặc điểm phân mảnh. Tiếp đến, kế thừa. nối tiếp sự phát triển hệ thống vận hành, người ta đã dần đưa ra nhiều ý tưởng dây chuyền sản xuất. Bước vào chiến tranh thế giới thứ hai, nhu cầu tính toán phát sinh nhiều, do đó phương pháp sản xuất cũng hiệu quả hơn và nhiều công cụ toán học hỗ trợ tính toán, thống kê cũng ra đời. Kết quả vừa nêu được hỗ trợ nhiều từ các chương trình học thuật đến từ sự phát triển của ngành kỹ thuật, hệ thống. 

Đến nay, hệ thống quản trị vận hành đã đi vào khuôn nếp với việc tận dụng tối đa sự hỗ trợ của công nghệ số. Rất nhiều dịch vụ tư vấn và hỗ trợ công tác quản trị vận hành được triển khai trong thực tiễn. Nếu bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là những doanh nghiệp mới được chưa xây dựng được hệ thống quản trị vận hành tốt ưu hoặc khó khăn trong công tác này thì cần thiết liên hệ, kết nối với các đơn vị cung cấp dịch vụ để được giúp đỡ, hỗ trợ. 

Như thế, đối với mỗi doanh nghiệp, hiểu rõ quản trị vận hành là gì có thể coi là chìa khóa mở ra các hướng đi đa dạng và cần thiết để thúc đẩy sự mở rộng các cơ hội nghề nghiệp. Với những thông tin cung cấp khá tỉ mỉ, mong rằng bạn đọc sẽ định hướng được cần làm gì để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.