1. Bạn hiểu gì về nhân viên vận đơn

1.1. Khái niệm nhân viên vận đơn là gì? 

Do nhu cầu về việc vận chuyển hàng hóa đối với các dịch vụ online ngày càng phát triển mà công việc nhân viên vận đơn ngày càng trở lên phổ biến. Tuy nhiên đây là một ngành nghề mới và chưa thực sự được nhiều người hiểu rõ về đặc điểm cũng như tính chất công việc. Bởi nếu nghe qua, nhiều người sẽ lầm tưởng nhân viên vận đơn chính là shipper. Vậy nhân viên vận đơn sẽ được hiểu chính xác là gì? 

Nhân viên vận đơn là những người thực hiện giám sát và theo dõi đơn hàng của công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của người này sẽ là quản lý các đơn hàng từ khâu xác nhận đơn hàng, lên mã đơn hàng, đóng gói cho đến khi giao đến tận tay cho khách hàng và quyết toán đơn hàng thành công. Đồng thời cùng là người sẽ nhận lại phản hồi và thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp với những vấn đề phát sinh của đơn hàng.  

 Mặc dù còn là một nghề nghiệp mới trong vài năm gần đây, nhưng vị trí nhân viên vận đơn được khá nhiều người quan tâm và cũng đã có những người đã có định hướng là sẽ theo đuổi công việc này. Công việc cụ thể đối với công việc này là gì? 

1.2. Các công việc nhân viên vận đơn sẽ đảm nhận 

Sau khi tìm hiểu về khái niệm nhân viên vận đơn, có thể thấy, một người nhân viên sẽ phải đảm nhận khá nhiều đầu mục công việc khác nhau. 

Đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hàng hóa, nhất là trên nền tảng online thì vị trí của nhân viên vận đơn là vô cùng quan trọng, họ sẽ là người thực hiện các nhiệm vụ như: 

- Trực tiếp tiếp nhận đơn hàng của khách hàng từ phía bộ phận kinh doanh hay bộ phận sale có liên quan. 

- Liên hệ lại và có sự xác nhận chắc chắn về đơn hàng từ khách hàng. 

- Thực hiện giải đáp và hỗ trợ xử lý mọi thắc mắc liên quan đến đơn hàng mà họ đã đặt nhằm đưa ra hướng giải quyết nhanh nhất và phù hợp nhất. 

- Tiến hành lên đơn hàng, lập mã vận đơn cho hàng hóa sau khi đã xác nhận chính xác về việc đặt đơn của khách hàng. Đồng thời yêu cầu khách hàng gửi thông tin đầy đủ về địa chỉ, nơi nhận  và số điện thoại người đặt hàng để thực hiện việc giao hàng được thuận lợi. 

- Làm việc trực tiếp, hỗ trợ bên kho từ khâu sản xuất để đặt hàng kịp thời đến khâu đóng hàng gửi đi. 

- Thực hiện theo dõi chi tiết đơn hàng trên hệ thống và thường xuyên cập nhật trạng thái để doanh nghiệp, nhân viên vận đơn và khách hàng có sự kiểm tra cũng như thực hiện việc giao theo đúng thời hạn dự kiến. 

- Kịp thời tiếp nhận và xử lý những vấn đề liên quan đến hàng hóa: hoàn trả, giao không thành công do không liên lạc được với khách hàng hoặc địa chỉ sai, các đơn hàng bị lưu kho hoặc bị thất lạc đơn hàng. 

- Ngoài ra nhân viên vận đơn sẽ phải thực hiện một số công việc khác do sự phân công của lãnh đạo cấp trên. Đôi khi nhân viên vận đơn có thể đảm nhận thêm công việc liên kết với khách hàng thông qua chat và trực tiếp thực hiện việc chốt đơn. 

Công việc đối với một nhân viên vận đơn sẽ khá nặng và nhiều, do đó một người nhân viên vận đơn giỏi cần có những kỹ năng nhất định để có thể đảm nhận và thực hiện công việc một cách thuần thục cùng như tạo ra được nhiều hiệu quả trong quá trình làm việc. 

2. Xây dựng kỹ năng cần thiết cho nhân viên vận đơn 

2.1. Kỹ năng giao tiếp 

Nhân viên vận đơn là công việc sẽ phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thông qua các phương tiện chat hoặc gọi điện thoại. Họ sẽ thường xuyên phải liên hệ với khách hàng để trao đổi về việc đặt đơn hàng, giải quyết những thắc mắc và những vấn đề khác liên quan đến việc vận đơn. Do đó việc trau dồi kỹ năng giao tiếp sẽ là điều kiện quan trọng và mang tính quyết định khá lớn đến sự thành công của hoạt động kinh doanh. 

2.2. Kỹ năng xử lý tình huống 

Người làm tại vị trí nhân viên vận đơn luôn phải chuẩn bị sẵn tâm lý vững vàng và những phương án xử lý triệt để đối với những sự cố phát sinh. 

Trong quá trình thực hiện vận đơn, do phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau nên việc xảy lỗi là điều khó có thể tránh khỏi. Trong trường hợp này, nhân viên vận đơn sẽ phải nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân chính xác và đưa ra những phương án giải quyết tạm thời nhằm đảm bảo được yêu cầu giao nhận hàng hóa của khách hàng, đồng thời cũng hạn chế chi phí tổn thất tối đa dành cho doanh nghiệp. 

Hơn nữa việc đưa ra phương án giải quyết phù hợp và kịp thời cũng sẽ tạo dựng được khả năng khắc phục những lỗi cho lần sau, giúp công việc vận đơn dần trở nên dễ dàng hơn. 

2.3. Kỹ năng tạo dựng mối quan hệ

Để quá trình vận đơn được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi thì nhân viên vận đơn sẽ phải phối hợp cùng với rất nhiều những đơn vị khách trong doanh nghiệp như là các bộ phận kho, kỹ thuật, kinh doanh… Vì vậy hãy xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết để có thể nhờ sự hỗ trợ từ họ, giúp công việc được dễ dàng hơn. 

2.4. Sự cẩn thận, tỉ mỉ và khả năng chịu được áp lực 

Bạn có thể thấy rằng nhân viên vận đơn là người phải đảm nhận khá nhiều công việc khác nhau nên áp lực đối với công việc khá cao, đồng thời luôn đòi hỏi việc cẩn thận trong từng công đoạn, dù là nhỏ nhất. Nên việc xây dựng một tinh thần làm việc ổn định, thoải mái cùng với trách nhiệm công việc cao là điều không thể bỏ qua. Bởi ít nhiều nó sẽ quyết định tới năng suất công việc của bạn. 

Bên cạnh những kỹ năng trên, người nhân viên vận đơn cũng cần tạo dựng cho bản thân nền kiến thức cơ bản về công việc vận đơn để có thể thực hiện công việc tốt hơn. 

3. Cơ hội việc làm và mức lương đối với nhân viên vận đơn sẽ như thế nào? 

- Như đã nói ở trên, nhân viên vận đơn là một ngành nghề mới nên cũng chưa nhận được sự phổ biến tuy nhiên bạn có thể ứng tuyển vào những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu, hay các đơn vị doanh nghiệp vừa và nhỏ để tìm kiếm vị trí nhân viên vận đơn. 

Hơn nữa hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều phát triển hệ thống bán hàng online, nên bạn đừng lo lắng về vấn đề không thể tìm kiếm việc làm tại vị trí này. 

- Mức lương luôn là điều mà mọi ứng viên mong muốn nhà tuyển dụng trả phù hợp với năng lực bạn bỏ ra tại vị trí đó. Đối với nhân viên vận đơn cũng vậy. Tuy nhiên nhân viên vận đơn là công việc không yêu cầu quá cao về trình độ học vấn cũng như kinh nghiệm nên mức lương sẽ dao động giống như các mức lương cơ bản khác. 

Đối với người mới vào nghề, mức lương sẽ là từ 6-8 triệu/ tháng, nhưng bạn sẽ được nhận thêm các mức thưởng về hoa hồng, KPI… Theo thời gian, tùy theo năng lực làm việc mà mức lương của bạn sẽ có sự thay đổi

Nhân viên vận đơn là gì thực sự là câu hỏi mà khá nhiều bạn trẻ hiện nay quan tâm. Đối với những người có tầm nhìn rộng hơn thì sẽ nhìn nhận được sự phát triển của công việc này trong tương lai và dự sẽ là một ngành nghề hot. Tuy nhiên công việc nào cũng vậy, để có thể thực hiện tốt và có một lộ trình thăng tiến rõ ràng thì trước tiên người nhân viên sẽ cần phải xây dựng cho bản thân những vốn kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết để đáp ứng được yêu cầu của công việc một cách tốt nhất.