1. Tìm hiểu về mẫu giấy mời họp

1.1. Mẫu giấy mời họp là gì?

Mẫu giấy mời họp và văn bản dùng để cho cá nhân, tổ chức tham khảo về cách viết giấy mời họp.

Giấy mời họp là văn bản thông báo về thời gian, địa điểm cuộc họp đến người được mời tham dự (cá nhân, tổ chức,...). Thông qua giấy mời họ có thể biết được các thông tin cơ bản để có thể tham dự cuộc họp.

1.2. Phân loại giấy mời họp

Có một số mẫu giấy mời họp thường được sử dụng như: giấy mời họp hội nghị, giấy mời họp công ty, giấy mời họp phụ huynh, giấy mời họp lớp,...Tùy vào mục đích của từng cuộc họp mà có thể phân chia thành các loại giấy mời khác nhau. Các cá nhân, tổ chức sẽ lựa chọn loại giấy mời phù hợp để gửi đến người được tham dự.

- Giấy mời họp hội nghị

Đây là loại giấy mời thường được sử dụng thường trong các tổ chức, doanh nghiệp. Nhằm mục đích thông báo về nội dung chính của cuộc họp, thời gian diễn ra, địa điểm diễn ra cuộc họp đó. Khi nhận được giấy mời các cá nhân, bộ phận liên quan nhận bắt buộc phải tham gia vì nó liên quan đến công việc, lợi ích chung của tập thể.

- Giấy mời họp phụ huynh

Đây là giấy mời được gửi đến các bậc phụ huynh có con đang học tại các trường. Giấy mời này sẽ được soạn từ Ban giám hiệu nhà trường, giáo viên chủ nhiệm để mời phụ huynh đến tham dự họp cho con của mình. Mỗi trường học sẽ phân chia các buổi họp khác nhau, thông thường sẽ là buổi họp đầu năm, giữa năm,... để thông báo học phí, định hướng trong học tập và kết quả học tập của học sinh.

- Giấy mời họp lớp

Giấy mời này được viết với mục đích tổ chức họp lớp sau khi các bạn đã tốt nghiệp các cấp: THPT, Trung cấp, Cao đẳng, Đại học,...Người đại diện viết đơn sẽ là lớp trưởng, hội trưởng hội học sinh, sinh viên sẽ viết đơn và gửi đến các thành viên khác tham dự cuộc họp. Tất cả sẽ lựa chọn một ngày mà có thể xuất hiện đông đủ các thành viên để quyết định ngày họp.

Tuy nhiên đây là loại giấy mời xuất hiện nhiều và thời điểm công nghệ thông tin chưa phát triển. Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin thì các bạn học sinh, sinh viên có thể liên hệ với nhau qua mạng xã hội để sắp xếp một buổi họp.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm mới nhất hiện nay

1.3. Cách viết mẫu giấy mời họp

1.3.1. Phần mở đầu giấy mời họp

Để viết được giấy mời họp người viết cần phải nắm được các nội dung sau đây để các nội dung trở nên đúng nhất:

Nội dung quan trọng nhất mà bất kỳ văn bản nào cũng cần phải có đó là Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Nội dung này được trình bày bên phải lề giấy và được viết như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quốc hiệu được viết in hoa, còn Tiêu ngữ sẽ viết in hoa chữ cái đầu sau mỗi dấu gạch ngang.

(1) Tên cơ quan, tổ chức quản lý (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức gửi giấy mời đến người nhận giấy mời.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức gửi giấy mời.

Người viết giấy mời phải viết các thông tin trên ra và nêu các nội dung đó ở đầu thì người dùng mới có thể biết được giấy họp này được gửi đến từ cơ quan, tổ chức nào…Đây là nội dung được viết đầu tiên bên trái lề giấy để người nhận được giấy mời có thể xác nhận được các thông tin về người gửi giấy mời.

(4) Địa điểm, thời gian viết giấy mời

Trong mục này người viết sẽ ghi địa điểm viết giấy mời, ngày, tháng, năm viết giấy. Mục này được trình bày ngay bên dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

(5) Tên giấy mời (có thể trích nội dung cuộc họp)

Tên giấy mời sẽ được ghi ở chính giữa giấy, viết in hoa: “GIẤY MỜI HỌP”. Nếu là các giấy mời quan trọng thì bạn có thể viết một dòng nội dung của cuộc họp, vấn đề mà cuộc họp sẽ thảo luận để có thể nhấn mạnh vào được nội dung cuộc họp. Người nhận giấy mời có thể thấy rõ nội dung quan trọng mà cuộc họp muốn đề cập đến.

1.3.2. Nội dung giấy mời họp

(6) Tên cơ quan, tổ chức hay họ tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.

Một lần nữa trong giấy mời sẽ phải ghi tên cơ quan mời người tham dự cuộc họp. Sau đó sẽ mời người được tham dự: 

“Trân trọng kính mời:

Ông: Nguyễn Văn Thắng”

(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v… 

Sau khi đề cập đến tên người được mời thì sẽ đề cập đến nội dung cuộc họp, thông báo về thời gian họp, địa điểm họp để người nhận giấy mời có thể biết được các thông tin chính và đến đúng nơi, đúng giờ họp.

1.3.3. Phần kết giấy mời họp

(8) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và số lượng bản lưu giấy mời (nếu cần).

(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành giấy mời (nếu cần).

Tùy vào mức độ trang trọng của giấy mời có thể cho hoặc không cho nội dung này vào trong giấy mời.

(10) Thông tin của người viết/ ký giấy mời

Đây là nội dung bắt buộc phải có trong phần cuối của giấy mời để người được mời có thể xác nhận lại tất cả các thông tin trên đều đúng sự thật vì đã có sự xác nhận bằng tên và chữ ký của người mời.

Xem thêm: Nội dung mẫu biên bản họp chuyển nhượng cổ phần bạn đã nắm rõ?

2. Lưu ý khi viết giấy mời họp

Để viết được một giấy mời họp ngoài việc làm đúng theo các bước của mẫu giấy mời họp trên. Người viết giấy mời cần lưu ý các điểm sau để giấy mời thể hiện được sự tôn trọng đến người được mời.

- Các loại giấy mời sẽ có phong cách khác nhau. Tuy nhiên điểm chung của giấy mời họp là phải thể hiện sự tôn trọng, lịch sự đến với người được mời. Không thể viết một giấy mời mà thể hiện sự thiếu tôn trọng đến người được mời.

- Đảm bảo nội dung trong giấy mời phải đầy đủ: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, thông tin về phía bên người mời và được mời, thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp. Điều này vừa để cho người được mời tham dự cuộc họp sẽ nắm bắt được các thông tin. Vừa thể hiện phía cơ quan, tổ chức có sự chuyên nghiệp. Người nhận giấy mời sẽ thấy sự chuyên nghiệp được thể hiện qua giấy mời họp và quyết định nhận lời mời.

- Trong giấy mời bạn có thể ghi thời gian dự kiến sẽ kết thúc cuộc họp để người được mời có thể sắp xếp được thời gian cho các kế hoạch tiếp theo.

- Giấy mời họp thường được trình bày trên khổ giấy A4, A5. Giấy mời họp phụ huynh sẽ có kích thước là A5 vì nội dung giấy mời họp này ngắn nên không nhất thiết phải sử dụng các loại giấy có kích thước lớn.

3. Tại sao phải viết giấy mời họp?

Để mời mọi người tham một cuộc họp quan trọng chúng ta không thể nói suông bằng miệng hay gửi tin nhắn qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm đi sự quan trọng và sự trang trọng của một cuộc họp vốn có. Đồng thời người gửi giấy cũng sẽ thể hiện được sự tôn trọng đến người được mời.

Qua giấy mời họp người được mời có thể nắm bắt được các thông tin về mục đích, thời gian, địa điểm cuộc họp. Giấy mời được gửi đi trước thời gian họp giúp họ chủ động sắp xếp công việc. Thông thường giấy mời họp có thể xuất hiện vào định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc một cuộc họp được lên kế hoạch từ trước.

Tuy nhiên nếu là lịch họp cố định theo tuần trong công ty thì không nhất thiết lúc nào cũng phải viết giấy mời. Tất cả mọi người đều sẽ biết vì đó là cuộc họp định kỳ được định sẵn. Có thể không cần viết giấy mời cho các cuộc họp định kỳ cũng được tùy vào sự lựa chọn của các công ty.

Trên đây là các nội dung cơ bản về mẫu giấy mời họp. Hy vọng rằng các thông tin về cách viết giấy mời họp, các loại giấy mời họp và những lưu ý khi viết sẽ giúp bạn đọc hiểu được các thông tin về giấy mời họp. Từ đó bạn có thể làm giấy mời họp một cách trang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung cuộc họp. Truy cập vieclam123 để đọc thêm nhiều bài viết chia sẻ kinh nghiệm khác nhé.