1. Thông tin chung về mẫu danh sách nhân viên trong doanh nghiệp

1.1. Khái niệm mẫu danh sách nhân viên là gì?

Nhân sự là một nhân tố đóng vai trò quyết định đến sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý những nhân tố này, chúng ta không thể không kể đến những công cụ hỗ trợ và một trong số đó là mẫu danh sách nhân viên. Vậy mẫu danh sách nhân viên là gì?

Mẫu danh sách nhân viên là một loại biểu mẫu dùng để thống kê những thông tin, đặc điểm của toàn bộ hệ thống nhân sự trong một doanh nghiệp. Biểu mẫu này được bộ phần nhân sự thành lập dựa trên cơ sở của những thông tin trong tài liệu liên quan và hợp đồng tuyển dụng. Biểu mẫu này sau khi được tạo lập sẽ được coi như một chứng từ của doanh nghiệp và được lưu trữ cũng như chịu sự quản lý của bộ phận nhân sự trong tổ chức.

Ngoài ra, trong mỗi bộ phận nhỏ của công ty cũng sẽ được cung cấp một danh sách nhân viên cho từng bộ phận đang sử dụng người lao động đó. Việc này đóng một vai trò nhất định trong quá trình quản lý và theo dõi cơ cấu của tổ chức lao động. Vậy cụ thể những vai trò đó là gì? Vieclam123.vn sẽ giải đáp thắc mắc ngay dưới đây.

Xem thêm: Cách soạn nội dung biểu mẫu quy định công ty chuẩn nhất

1.2. Vai trò của mẫu danh sách hệ thống nhân viên

1.2.1. Thống kê và cung cấp thông tin trong quá trình quản lý nhân sự

Vai trò đầu tiên được kể đến khi nhắc đến mẫu danh sách nhân viên đó là thống kê và cung cấp thông tin trong quá trình quản lý. Đây được coi là vai trò cơ bản nhất khi nhắc đến loại biểu mẫu này. Dựa vào những thành phần của mình, mẫu danh sách nhân viên sẽ chưa đầy đủ những nội dung liên quan để nhân sự. Nhìn vào đó là người xem có thể thấy được một cách chi tiết, rõ những thông tin cần biết.

Thiết kế dưới dạng dạng bảng biểu và hàng cột nên mẫu danh sách nhân viên sẽ có trong mình chức năng thống kê thông tin. Thiết kế này cũng giúp cho người xem nhìn vào và tìm kiếm dễ dàng hơn khi muốn sử dụng những thông tin về nhân sự. Trên thực tế, mẫu danh sách này sẽ được bộ phận nhân sự lưu trữ cũng như thực hiện công tác quản lý và được sử dụng khi doanh nghiệp diễn ra những hoạt động cần đến việc kiểm tra thông tin nhân sự.

1.2.2. Giúp doanh nghiệp nắm bắt và quản lý nhân sự

Như đã nói ở trên thì nhân sự là yếu tố gốc rễ giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đạt được thành công. Sự nắm bắt chi tiết những thông tin của yếu tố này là một điều vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự. Dựa vào thông tin được cung cấp, nhà điều hành có thể hiểu được cơ bản những gì liên quan đến nhân viên của mình. Nắm bắt được rằng nhân viên của mình là người như thế nào, năng lực làm việc cũng những trình độ, thông tin hành chính cần thiết.

Mẫu danh sách sẽ như một bản tóm tắt của hồ sơ nhân sự. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý thay vì phải đi tìm kiếm hồ sơ của từng cá nhân nhân viên. Để có thể phát huy tối đa vai trò của mẫu danh sách nhân viên thì những nhà tạo lập cần biết được loại biểu mẫu này sẽ có những đặc điểm và thành phần cụ thể. Vậy những đặc điểm và thành phần đó là gì?

2. Đặc điểm và thành phần của mẫu danh sách nhân viên

2.1. Đặc điểm của mẫu danh sách nhân viên trong doanh nghiệp

Thông thường khi tự xây dựng và thành lập danh sách nhân viên trong doanh nghiệp, nhân viên thực hiện sẽ sử dụng những công cụ hỗ trợ để tạo lập bảng biểu. Một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đó là Excel.

Mẫu danh sách nhân viên khi được lập sẽ mang đầy đủ những đặc điểm của một biểu mẫu dạng thống kê. Cấu trúc sẽ bao gồm các hàng các cột và trong đó là những thông tin cần có của danh sách nhân viên. Mỗi một nhân viên sẽ được đánh một số thứ tự nhất định và bên cạnh đó là những thông tin cơ bản của người nhân viên đó.

Đối với mỗi một doanh nghiệp thì bộ phận nhân sự sẽ là phòng ban chịu trách nhiệm trong công tác quản lý và lưu trữ danh sách tổng quát. Danh sách này sẽ được chia nhỏ cũng như tạo lập cụ thể với từng bộ phận sử dụng người lao động. Khi được chia nhỏ và làm danh sách cụ thể cho các phòng ban thì người quản lý mỗi phòng sẽ tiếp nhận và chịu trách nhiệm lưu trữ những thông tin về nhân viên của mình thông qua danh sách này.

Xem thêm: [CHI TIẾT]Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới ấn tượng nhất​

2.2. Thành phần cụ thể của mẫu danh sách nhân viên

Như đã nhắc đến ở trên thì về cơ bản, mẫu danh sách nhân viên sẽ được thực hiện dưới dạng bảng biểu, hàng cột. Trong mẫu danh sách này sẽ bao gồm các thành phần cơ bản có thể kể đến như là: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp, tên bảng biểu được viết in hoa nổi bật “BẢNG DANH SÁCH NHÂN VIÊN”. Phía dưới là nội dung hàng cột bao gồm thông tin về số thứ tự, họ và tên nhân viên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số chứng minh thư (hoặc căn cước công dân), chức vụ, địa chỉ thường trú, mã số thuế, sổ bảo hiểm, trình độ bao gồm văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, loại hợp đồng lao động được ký kết cùng thời điểm bắt đầu làm việc và cột những ghi chú liên quan.

Tất cả những thành phần trên đều là những thông tin cơ bản mà một nhà quản lý cần tạo lập để nắm bắt cho mình. Trong quá trình thực hiện xây dựng bảng biểu này, các doanh nghiệp hoặc người thực hiện có thể tự thiết lập bằng những công cụ hỗ trợ như Excel, Word hoặc các phần mềm hỗ trợ tạo lập bảng biểu khác. Nếu bạn không có quá nhiều thời gian và muốn tiết kiệm công sức trong quá trình tạo lập này thì bạn có thể tham khảo, sử dụng và tải về biểu mẫu mà chúng tôi cung cấp sau đây:

Tải xuống

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về mẫu danh sách nhân viên dành cho bạn. Với những thông tin đem lại, hy vọng bạn đọc đã có cho mình được những giá trị bổ ích khi thực hiện tạo lập và quản lý loại biểu mẫu này. Chúc bạn đọc của chúng ta luôn làm việc hiệu quả, có nhiều niềm vui, sức khỏe và đừng quên thường xuyên theo dõi chúng tôi để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác cho mình nhé!