1. Hiểu như thế nào về mẫu công văn phúc đáp?

Muốn biết thế nào là công văn phúc đáp thì bạn cần phải có hiểu biết cơ bản phúc đáp là gì. Theo nguồn kiến thức hữu ích từ cuộc sống, phúc đáp được hiểu là việc trả lời dưới hình thức công văn, thư từ những câu hỏi được đưa ra bởi một chủ thể có thẩm quyền dành cho đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.

Vậy công văn phúc đáp chính là một văn bản hành chính dược sử dụng bởi tổ chức hoặc cá nhân để trả lời vấn đề thắc mắc (câu hỏi) mà người có thẩm quyền đặt ra cho người làm công văn. Đôi khi trong nhiều trường hợp công văn phúc đáp cũng là một hình thức trả lời lại một văn bản khác từ tổ chức, cá nhân, điển hình như phúc đáp lại công văn hay đơn yêu cầu.

Tựu chung lại, mẫu công văn phúc đáp được sử dụng để phúc đáp câu hỏi, nội dung cụ thể. Trong công văn cần đưa ra mẫu tả lời đầy đủ, rõ ràng. Để sớm hoàn thiện nội dung cho mẫu công văn này thì người soạn phải nắm bắt thêm nhiều thông tin xoay quanh văn bản, sau đó áp dụng những hiểu biết này vào việc triển khai thông tin cho văn bản công văn phúc đáp để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Xem thêm: Những thông tin cơ bản cần nắm bắt về mẫu công văn đề nghị phối hợp

2. Mục đích và phạm vi sử dụng của mẫu công văn phúc đáp

2.1. Mục đích sử dụng của văn bản phúc đáp

Mẫu công văn phúc đáp được dùng khi các chủ thể muốn đưa ra yêu cầu cho chủ thể khác có thẩm quyền về một công việc nhất định. Tùy từng trường hợp cụ thể mà người ta phân loại ra các đối tượng tiếp nhận công văn phúc đáp.

Chẳng hạn như cá nhân tiếp nhận công văn nếu chức vụ, quyền hạn của người này đã được quy định trong văn bản pháp luật; có thể là một đơn vị, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Dựa vào phần quyền hạn, doanh nghiệp, tổ chức sẽ cần lập công văn phúc đáp dành cho nội dung được gửi từ chủ thể. Điều này được pháp luật quy định nên việc tuân thủ thực hiện nghiêm túc là cần thiết.

2.2. Phạm vi sử dụng mẫu văn bản công văn phúc đáp

Trong những cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam, mẫu công văn phúc đáp là loại văn bản được dùng rất thường xuyên. Đặc biệt tại cơ quan Nhà nước đây còn được cho là một phương tiện giao tiếp chính được cấp dưới sử dụng gửi lên cấp trên hoặc gửi tới công dân.

Trong nhu cầu sử dụng sẽ có nhiều công văn phúc đáp dùng cho nhiều lĩnh vực khác nhau từ văn hóa, kinh tế đến pháp luật, chính trị, ... Mỗi loại công văn phúc đáp này được xây dựng nội dung cẩn thận để phù hợp với những mục đích khác nhau từ người ban hành, soạn thảo.

Chẳng hạn sẽ có công văn trả lời nội dung câu hỏi về thời gian, quy định chốt sổ bảo hiểm. Hoặc có công văn trả lời lại việc có hợp tác với một công ty, doanh nghiệp hay không. Công văn phúc đáp dù được dùng ở nhiều lĩnh vực thế nhưng lại không phổ cập rộng rãi cho nhiều đối tượng. Chủ yếu dùng cho những chủ thể hay trong hoàn cảnh nhất định.

Như vậy, nếu đã giải đáp được mẫu công văn phúc đáp là gì, làm rõ được các thông tin xoay quanh mẫu công văn này như mục đích, phạm vi sử dụng thì chúng ta đã có thể tiếp nhận dễ dàng hơn về cách triển khai soạn thảo nội dung cho văn bản này. Nội dung bên dưới sẽ gửi tới bạn đọc những hướng dẫn tỉ mỉ, chi tiết nhất.

Xem thêm: Soạn mẫu công văn xin gia hạn thanh toán dễ được chấp thuận

3. Cách soạn đúng chuẩn mẫu công văn để phúc đáp các vấn đề

3.1. Phần mở đầu trong công văn phúc đáp

Phần mở đầu chỉ cần viết ngắn gọn bằng cách đưa vào một câu thông tin dẫn dắt. Câu văn này nêu ra mục đích của việc soạn thảo nội dung, thời gian và tóm tắt vấn đề chính. Bạn hãy viết theo mẫu câu sau: Công văn trả lời cho công văn số ... ngày ... tháng ... năm ... về việc ...

3.2. Nội dung trình bày mẫu công văn phúc đáp

Trong công văn phúc đáp cần có những nội dung thông tin sau đây:

Các nội dung về việc trả lời vấn đề thắc mắc, được yêu cầu về các vấn đề đến từ đơn vị, cơ quan. Hoặc trả lời đơn thư khiếu nại từ cá nhân đặt ra yêu cầu nào đó. Nếu đơn vị bạn chưa thể trả lời hoặc không trả lời thì không thể để im lặng cho qua mà cần nêu được lý do hợp lý.

Điều này là đương nhiên bởi vì ngay cả trong giao tiếp thông thường thì bất kể khi nào chúng ta nhận được câu hỏi hay yêu cầu từ người khác thì điều hiển nhiên phải trả lời, phúc đáp lại cho họ. Đây vốn là nguyên tắc ứng xử cơ bản trong đời thực. Vậy thì khi việc trả lời một ai đó thông qua giấy tờ dưới hình thức văn bản hành chính – một thể loại truyền tải, thông báo mang tính trang trọng lại càng phải được thực hiện chỉn chu, hoàn toàn không có chuyện không phúc đáp, phản hồi lại bằng văn bản.

Nội dung của văn bản phúc đáp chỉ cần nêu ra được một câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi, yêu cầu từ đơn vị, tổ chức hay cá nhân là đủ. Sau đó bạn sẽ kết thúc công văn một cách lịch sử. Trong đó có ba yếu tố quan trọng phải thể hiện dược ở phần kết thúc bao gồm: lời đề nghị bên nhận phúc đáp còn điều gì chưa sáng tỏ sẽ tiếp tục phản hồi lại cho cơ quan, lời cảm ơn và chữ ký, dấu xác nhận của cơ quan.

3.3. Những lưu ý quan trọng khi soạn công ăn phúc đáp

Để mẫu công văn phúc đáp được trình bày hiệu quả và mang tính hợp lệ thì bạn cần phải thực hiện tuân thủ những lưu ý sau đây:

Thứ nhất, bạn chỉ xây dựng nội dung phúc đáp để trả lời cho duy nhất một vấn đề. Khi trả lời, câu trả lời đưa ra phải dứt khoát rõ ràng, không trả lời nước đôi với đối phương.

Cần dùng ngôn từ súc tích, ngắn gọn, có sự bám sát vào chủ đề và luôn đảm bảo toàn bộ nội dung phúc đáp được trình bày súc tích để người tiếp nhận có thể hiểu được ngay vấn đề và không còn thắc mắc gì thêm.

Về văn phong, văn bản công văn phải thể hiện rõ sự lịch sự, nghiêm túc và mang tính thuyết phục cao cho người nhận. Đúng với mục tiêu vốn có của văn bản là trả lời thắc mắc. Vì nếu không thể hiện được những giá trị đó thì mặc nhiên công văn phúc đáp không có giá trị, không giải quyết triệt để vấn đề.

Về hình thức, vì là một văn bản hành chính cho nên công văn này cần tuân thủ chuẩn form thể thức văn bản hành chính. Trong đó người viết phải đặc biệt chú trọng tới trích yếu nội dung của văn bản vì tinh thần văn bản được thể hiện rõ nhất ngay tại đây.

Để thuận tiện hơn, vieclam123 sẽ cung cấp cho bạn mẫu văn bản này, bạn có thể tải ngay tại đây:

mau-cong-van-phuc-dap.docx

Như vậy, với những gì đã chia sẻ ở trên, bạn sẽ dễ dàng để triển khai một mẫu công văn phúc đáp đúng tiêu chuân và mang lại giá trị hiệu lực. Đặc biệt có thể đưa ra nội dung trả lời thỏa đáng cho đối phương một cách lịch sự, trang trọng nhất. Chúc bạn sẽ luôn xử lý công việc hiệu quả với việc hiểu cách soạn thảo và sử dụng các mẫu văn bản hành chính.