1. Bạn biết gì về công văn đôn đốc nhắc nhở?

1.1. Khái niệm 

1.1.1. Hiểu về công văn

Công văn là một loại văn bản được ban hành và lưu truyền trong nội bộ công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nào đó. Đây được coi là một loại hình thức giao tiếp cơ bản và phổ biến giữa cấp trên và cấp dưới, cũng có thể là giữa cơ quan nhà nước với công dân. 

Công văn có hiệu lực với toàn thể cấp dưới mà người hay tổ chức đưa ra công văn phụ trách, nếu công văn có đầy đủ chữ ký và con dấu chính chủ. 

Các doanh nghiệp, tổ chức rất thường xuyên ban hành nhiều loại công văn khác nhau để thông tin đến nội bộ, hoặc thực hiện các yêu cầu trong phạm vi thẩm quyền.

Có nhiều loại công văn phổ biến hiện nay như: công văn chỉ đạo hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đề nghị, công văn phúc đáp, công văn xin ý kiến,...

1.1.2. Hiểu về công văn đôn đốc nhắc nhở

Công văn đôn đốc nhắc nhở cũng là một hình thức công văn phổ biến và được lưu hành rộng rãi, thường xuyên trong nội bộ. Đây là công văn được cấp trên soạn thảo và gửi đến các bộ phận hay cá nhân nhằm đốc thúc, nhắc nhở họ đẩy nhanh tiến độ, thực hiện nhanh chóng và hiệu quả các công việc được giao trước đó.

 Theo đó, các cá nhân, đội nhóm hay bộ phận nhận được công văn này cần xem xét lại quy trình làm việc, chất lượng công việc để lên kế hoạch đẩy nhanh hoạt động, thực hiện theo đúng các yêu cầu, quy định và nội dung đã được phổ biến. 

Ví dụ:

Công văn đôn đốc nhắc nhở học sinh sinh viên thực hiện đúng nội quy nhà trường và pháp luật 

Công văn đôn đốc nhắc nhở nhân viên chấp hành nội quy

Công văn đôn đốc nhắc nhở tiến độ dự án

1.2. Công văn đôn đốc nhắc nhở bao gồm những nội dung gì?

Công văn đôn đốc nhắc nhở là một văn bản hành chính cần phải trình bày đầy đủ các bố cục và nội dung như những văn bản hành chính công vụ khác. 

1.2.1. Phần mở đầu

Mở đầu của công văn luôn là Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành công văn và số hiệu của công văn. Tiếp đến là kính gửi và nơi tiếp nhận công văn.

Các nội dung này xuất hiện ngay trên đầu và cần được trình bày theo bố cục được quy định, căn chỉnh đều đặn và viết hoa đúng chỗ. 

1.2.2. Phần nội dung chính

Đây là phần nội dung chính chứa đựng các thông tin cần thiết và những điều mà người nhận công văn cần biết nên cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, đúng trọng tâm, không để thông tin nước đôi, nghĩa bóng, ẩn dụ gây hiểu nhầm.

Nhắc lại tên văn bản hoặc các chủ trương đã được ban hành và triển khai trước đó, có thể là quyết định, thông báo hay chỉ thị,...

Tóm tắt lại tình hình thực hiện công việc trong thời gian gần, đánh giá các ưu nhược điểm, những thuận lợi, khó khăn, những điều cần khắc phục ngay lập tức.

Đề xuất ra phương hướng giải quyết các vấn đề còn tồn đọng để tối ưu hóa hiệu suất công việc.

Đưa ra những điểm cần lưu ý, chú trọng và có những lời động viên, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Đưa ra yêu cầu và nhấn mạnh lại về yếu tố thời gian mà cấp dưới cần nắm rõ để điều chỉnh là tiến độ làm việc sao cho phù hợp.

1.2.3. Phần kết

Trong trường hợp xảy ra sự cố, bất lợi và vấn đề không mong muốn trong công việc cần nhanh chóng báo cáo với các cấp có thẩm quyền để kịp thời chấn chỉnh và có phương án hỗ trợ, giải quyết.

Để lại thông tin của bộ phận nhận công văn

Chữ ký và con dấu của người đại diện ban hành công văn

1.3. Vai trò của công văn đôn đốc nhắc nhở

Đôn đốc, đốc thúc các công nhân viên dưới quyền thực hiện nghiêm túc các quy định, nội quy của công ty, hoặc các quy định pháp luật, hoặc các điều khoản trong hợp đồng.

Nhắc nhở nhân viên về thời hạn dự án đang thi công, đôn đốc các nhân viên đang trực tiếp tham gia vào quy trình làm việc đẩy nhanh tiến độ, đẩy nhanh các quy trình và công đoạn để hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Giúp các nhân viên và bộ phận cấp dưới có thể kịp thời nhận biết được vấn đề đang gặp phải, từ đó kịp thời đưa ra các phương án để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và triệt để, không gây ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp cũng như những bộ phận khác.

1.4. Khi nào cần phải soạn công văn đôn đốc nhắc nhở

Như đã nói ở trên, công văn đôn đốc nhắc nhở có vai trò chính là đôn đốc và nhắc nhở cấp dưới chấn chỉnh lại công việc và tiến độ thực hiện. Cho nên, công văn này thường được ban hành khi các cấp lãnh đạo phụ trách phát hiện ra các sai phạm liên quan đến chuyên môn, thời gian và chất lượng của công việc, nhằm thông báo đến các cấp trực tiếp tham gia hoạt động này cần xem lại và có phương án khắc phục ngay lập tức.

Ví dụ như khi chủ đầu tư phát hiện ra tiến độ dự án thi công đang bị trì trệ và kép dài quá lâu, họ sẽ đưa ra công văn đôn đốc nhắc nhở các bộ phận dưới xem lại quy trình làm việc và đốc thúc họ đẩy nhanh tiến độ làm việc để dự án được hoàn thành đúng kế hoạch. 

Hoặc khi ban giám đốc phát hiện ra nhiều nhân viên mắc sai phạm về nội quy hay quy chế của công ty thì họ cũng có thể ban hành công văn đôn đốc nhắc nhở tới toàn thể nhân viên cần nghiêm túc thực hiện và chấp hành các nội quy mà công ty đã đưa ra để đảm bảo một môi trường làm việc có kỷ cương và chuyên nghiệp.

2. Những lưu ý khi soạn thảo công văn đôn đốc nhắc nhở

Công văn đôn đốc và nhắc nhở cần đưa ra những thông tin cụ thể liên quan đến vấn đề mà người ban hành công văn đang nhắm tới, và những vấn đề mà người nhận công văn cần thực hiện. 

Chú ý điền đúng tên cơ quan, tổ chức ban hành và nhận công văn

Tên các đơn vị, tổ chức liên quan, hoặc có quyền lợi và nghĩa vụ đến vấn đề được đưa ra trong công văn.

Để lại các thông tin cụ thể về người nhận, số điện thoại, email, Fax, website. Nếu người nhận là cơ quan cấp cao của nhà nước thì cần phải ghi rõ ràng tên các vị trí và chức danh của họ.

Nếu người đại diện hay người đứng đầu không thể ký công văn thì những người có thẩm quyền khác có thể ký thay. Tuy nhiên phải đi kèm với giấy tờ chứng minh được ủy quyền và đủ điều kiện để ký công văn này thay người đại diện. 

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất mà bạn cần biết về mẫu công văn đôn đốc nhắc nhở trong các doanh nghiệp hay bất kỳ tổ chức nào. Mỗi loại công văn đều có những vai trò riêng. Các công văn không chỉ là phương pháp để trao đổi thông tin mà chúng còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quy trình hoạt động và làm việc của các cơ quan tổ chức hiện nay.