1. Tìm hiểu chung về mẫu biên bản xác nhận khối lượng

Trong các doanh nghiệp hoạt động chuyên về lĩnh vực kinh doanh thì vấn đề liên quan đến những tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng là điều không thể nào tránh khỏi. Và, để hoạt động kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi thì doanh nghiệp sẽ cần phải chuẩn bị các biểu mẫu quan trọng như là: mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản xác nhận khối lượng vật tư,...

Biên bản xác nhận khối lượng là một văn bản của bên mua hàng xác nhận khối lượng về hàng hóa, vật tư sẽ mua cùng với trách nhiệm của bên mua. Đây là một văn bản vô cùng quan trọng để đính chính và xác minh sự chính xác về khối lượng sản phẩm giữa các bên với nhau như cá nhân với cá nhân, tổ chức với tổ chức…

Hiện nay, với biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa thì có hai mẫu phổ biến nhất bao gồm là: mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa và mẫu biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công trình. Đây là hai mẫu biên bản được dùng nhiều nhất hiện nay trong các doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực sản xuất kinh doanh.

Xem thêm: Tổng hợp thông tin về mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng chi tiết

2. Bật mí thông tin mẫu biên bản xác nhận khối lượng chuẩn nhất

2.1. Bố cục chung của mẫu biên bản xác nhận khối lượng

Cho dù mẫu biên bản xác nhận khối lượng là về hàng hóa hay khối lượng phát sinh công trình thì nhìn chung bố cục cơ bản nhất sẽ cần phải đầy đủ các thông tin như sau:

- Thông tin về người tham gia xác nhận khối lượng 

- Chi tiết bảng khối lượng hàng hóa bao gồm: số thứ tự, ngày nhận biên bản, tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, khối lượng hàng hóa và các ghi chú, diễn giải cụ thể.

- Tổng khối lượng của hàng hóa trong biên bản

- Các tài liệu và chứng từ kèm theo nếu có và thời gian hoàn thành biên bản.

- Chữ ký của người lập biên bản, khách hàng và người đại diện phòng kế toán.

2.2. Chi tiết cách viết mẫu biên bản xác nhận khối lượng

Việc chuẩn bị và soạn thảo mẫu biên bản xác nhận khối lượng là không hề khó. Tuy nhiên, để đảm bảo đúng như mẫu đề ra thì bạn cùng cần phải nắm cho mình những kiến thức và kỹ năng viết. Và dưới đây vieclam123.vn sẽ bật mí cách viết mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa chuẩn nhất.

2.2.1. Cách viết mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa

Với mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa thì ứng viên sẽ soạn thảo hoặc viết theo cách như sau:

- Thông tin về người tham gia xác nhận khối lượng hàng hóa:

Đây là một thông tin quan trọng cần phải được ghi một cách cẩn thận và rõ ràng. Với nội dung phần này người viết cần phải ghi rõ ràng các thông tin như: họ và tên người đại diện, chức vụ đang nắm giữ, đại diện công ty và địa chỉ của công ty. Chẳng hạn như:

“Ông/bà: Phạm Thành Bảo

Chức vụ: Nhân viên kiểm soát kho hàng

Đại diện cho công ty: Công ty cổ phần Ngọc Linh

Địa chỉ: 357 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội”

Bên cạnh đó, nếu như có trên 1 đối tượng tham gia biên bản xác nhận khối lượng thì các thông tin của từng người cũng cần phải viết rõ một cách chính xác.

- Thời gian xác nhận khối lượng hàng hóa và thông tin của tên nhà cung cấp:

Về thời gian thì trong mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa cần phải ghi rõ và cụ thể về thời gian đặt hàng và thời gian giao nhận hàng. Mục đích của phần này sẽ để kiểm tra xem hàng hóa có được cung cấp đúng thời hạn hay không.

Tiếp đến với phần thông tin của nhà cung cấp thì cần phải ghi rõ đầy đủ về tên cùng với địa chỉ cụ thể.

- Cách viết bảng chi tiết khối lượng hàng hóa.

Trong phần này, các thông tin sẽ được điền trong bảng với các thông tin bao gồm như là: số thứ tự, ngày nhận hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, khối lượng, ghi chú và diễn giải.

Đây chính là phần quan trọng nhất trong mẫu của biên bản cho nên các thông tin cần phải chính xác tuyệt đối. Từng phần hàng hóa cần phải đánh số thứ tự và ghi đúng tên hàng hóa đó là gì, số lượng là bao nhiêu và ghi chú cụ thể. Phần ghi chú sẽ ghi cụ thể những sai sót hoặc những điều cần chú ý đến khách hàng để họ dễ dàng có căn cứ thắc mắc.

- Phần tổng khối lượng hàng hóa sẽ được ghi bằng con số cụ thể từ những hàng hóa đã liệt kê ở trên. Đơn vị tính cho phần này sẽ được tính bằng kilogam và cần chính xác tuyệt đối.

- Các tài liệu và chứng từ: Nếu như khi giao biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa mà có bất kỳ chứng từ hoặc tài liệu gì đó liên quan thì cần phải ghi rõ vào phần mục này. Những tài liệu này có thể là hóa đơn, giấy tờ bàn giao, giấy tờ chất lượng hàng hóa.

- Sau khi mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa đã được lập xong  thì cần ghi rõ thời gian lập và cần xác nhận bởi ban lãnh đạo công ty.

- Cuối cùng là chữ ký và người lập biên bản cùng với các bên liên quan:

Một nội dung không thể nào thiếu ở đây đó chính là chữ ký của người lập biên bản. Với mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa thì chỉ chữ ký của người lập biên sẽ chưa đủ mà còn phải cần đến  khách hàng và phòng kế toán.

2.2.2. Cách viết mẫu biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công trình 

Bên cạnh mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa thì bên cạnh đó thì trong các công trình và dự án nếu phát sinh thêm khối lượng cũng cần phải lập mẫu biên bản xác nhận khối lượng. Từng khối lượng hàng hóa trong quá trình phát sinh thêm ở công trình cũng cần phải liệt kê một cách đầy đủ vào trong mẫu.

- Với thông tin người đại diện chủ đầu tư;

Bên chịu trách nhiệm là chủ đầu tư cần phải ghi đầy đủ thông tin cơ bản như họ và tên cùng với chức vụ đang nắm giữ. Đồng thời cần phải ghi đầy đủ các thông tin của người đại diện khác nếu như có nhiều bên tham gia trong mẫu biên bản.

- Nội dung thông tin đơn vị thi công công trình: Cũng giống như phần trên thì đối với phần này đơn vị chịu trách nhiệm thi công cần ghi đầy đủ thông tin về những người đại diện cho đơn vị.

- Người đại diện đơn vị giám sát công trình: Trong phần này sẽ chỉ có tối đa là 2 người và cần phải xác nhận đúng thông tin về sự phát sinh hàng hóa để phòng tránh các trường hợp gian dối trong thi công.

- Chi tiết bảng khối lượng phát sinh công trình:

Với việc phát sinh thì cần phải ghi rõ và kèm theo những vật liệu được phát sinh trong đó cùng với số lượng cụ thể phát sinh là bao nhiêu. Sau đó cần tổng hợp lại khối lượng phát sinh và ghi vào phần mục cuối cùng của mẫu.

Bên cạnh đó, người lập biên bản cần phải chú ý đến có bao nhiêu công việc phát sinh để ghi cho thật đầy đủ để tránh các tình trạng nhầm lẫn không đáng có.

- Và sau khi lập xong cần phải ghi rõ thời gian và chữ ký của những bên tham gia:

Để cho mẫu biên bản có tính chất pháp lý thì trong mẫu biên bản xác nhận khối lượng cần phải có đầy đủ chữ ký của từng đơn vị đầu tư, đơn vị thi công và đơn vị giám sát.

Xem thêm: Thông tin về mẫu báo cáo tuần thi công xây dựng mới nhất cho bạn

2.3. Một số lưu ý khi viết mẫu biên bản xác nhận khối lượng

- Các thông tin về hàng hóa, số lượng, khối lượng và những thông tin liên quan khác trong mẫu biên bản xác nhận khối lượng cần phải kê khai một cách chuẩn xác để đảm bảo quyền lợi giữa các bên.

- Mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa cần phải căn cứ theo nội dung của hợp đồng mua bán để quản lý được các thông tin một cách chuẩn xác nhất.

- Sau khi viết các bên cần phải đọc và rà soát lại để cùng thống nhất lại thông tin nhằm phòng chống những sai sót không đáng có.

- Khi lập xong thì mẫu biên bản sẽ được lập thành các bản tương đương với số lượng người tham gia xác nhận. Các bản cần phải mang giá trị tương đồng nhau để làm cơ sở pháp lý liên quan đến các hợp đồng trong tương lai.

Như vậy, trên đây là những thông tin dành cho bạn về mẫu biên bản xác nhận khối lượng. Hy vọng rằng bài viết qua đây sẽ giải đáp được những thắc mắc mà bạn đang gặp phải khi lập mẫu biên bản xác nhận khối lượng.