1. Khái quát về mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

1.1. Định nghĩa báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hóa đơn là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Kế toán viên thông thường là người trực tiếp kiểm soát các chi tiêu của doanh nghiệp thông qua hóa đơn và từ những hóa đơn họ sẽ lập các loại báo cáo quan trọng.

Và, để kiểm soát được toàn bộ chi tiêu của doanh nghiệp thì các bộ phận sẽ phải trình lên mẫu báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn. Vì báo cáo này sẽ phục vụ cho việc đối soát, kiểm tra cho nên biểu mẫu này sẽ cần phải được lập theo mẫu một cách chuẩn xác và đầy đủ các thông tin.

Việc lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là công việc phải được thực hiện hàng tháng, hàng quý theo đúng quy định. Đây là công việc mà mỗi kế toán viên cần phải thực hiện một cách nghiêm chỉnh để đảm bảo tuân thủ theo những điều luật để đề ra. Khi lập xong mẫu báo cáo này thì sẽ cần phải được nộp và gửi lên các cơ quan thuế.

1.2. Chi tiết quy định về mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Về quy định thì đối tượng sử dụng báo cáo sử dụng hóa đơn theo tháng là những doanh nghiệp nằm trong nhóm có rủi ro cao về thuế. Đây là điều mà được ban hành bởi thông tư của Bộ Tài chính đưa ra. Ngoài ra, doanh nghiệp này phải có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ. Khi đó loại hình doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế sẽ phải có nhiệm vụ lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Với trường hợp báo cáo sử dụng hóa đơn theo quý thì sẽ dành cho các doanh nghiệp không có những rủi ro liên quan về thuế. Nếu như doanh nghiệp trong kỳ không có những phát sinh liên quan đến các hoạt động về bán hàng hoặc thậm chí không có sử dụng hóa đơn  thì vẫn bắt buộc phải làm mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Lúc này trên mẫu báo cáo thì số lượng hóa đơn sử dụng sẽ ghi là 0.

Nếu mà doanh nghiệp vừa thực hiện phát hành hóa đơn nhưng chưa đưa vào sử dụng hóa đơn thì sẽ được miễn làm mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Xem thêm: Thông tin mới nhất về mẫu đề nghị mua hóa đơn dành cho ai chưa biết

1.3. Thông tin thời hạn nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

1.3.1. Thời hạn nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn theo tháng

Trong mỗi tháng thì nhân viên kế toán sẽ phải có nhiệm vụ lập và tiến hành nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho chi cục thuế. Thời hạn cuối cùng để nộp báo cáo đó chính là ngày cuối cùng. Chẳng hạn như mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tháng 4 thì ngày nộp cuối cùng sẽ là ngày 30 tháng 4.

Tuy nhiên, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hoàn toàn có thể được nộp muộn quá thời hạn. Nếu như vượt quá số ngày quy định kể trên thì thời gian muộn nhất để kế toán viên nộp sẽ là vào ngày 20 của tháng tiếp đó. Vì đã là thời hạn nộp muộn và nếu nộp muộn hơn thì cá nhân nộp sẽ bị xử phạt khá nặng.

1.3.2. Thời hạn nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn theo quý

Cũng như thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng thì với trường hợp này bạn cũng sẽ phải nộp vào ngày cuối cùng của quý. Nếu như nộp muộn thì thời gian của từng quý sẽ được tính vào ngày 30 của tháng kế tiếp. Nếu là quý 4 thì thời gian sẽ là ngày 30 của tháng năm tiếp đó.

Xem thêm: Bạn có biết cách lập mẫu biên bản hủy hóa đơn đúng theo quy định

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Để chuẩn bị và lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì bạn sẽ phải sử dụng theo mẫu đúng quy định đã ban hành. Theo như quy định đã đặt ra thì loại biểu mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ sử dụng mẫu BC26/AC. Và để hoàn thành được biểu mẫu này một cách chính xác nhất thì bạn sẽ cần phải hoàn thiện các nội dung như sau:

Trước hết chúng ta cần phải nắm sơ qua về hình thức của mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Vì là bản báo cáo nộp lên những cơ quan thuế cho nên mẫu báo cáo này sẽ phải tuân thủ các quy định chung về việc lập văn bản. Phần đầu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là những thông tin về quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề. Phần  nội dung dưới tiêu đề sẽ cần chỉ rõ là báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hay theo quý vào năm nào thật đầy đủ.

Tiếp đến là những thông tin về doanh nghiệp làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Trong phần nội dung này cần nêu được thông tin về tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc tên cá nhân. Ngoài ra cần đề rõ trong mẫu về mã số thuế và địa chỉ của doanh nghiệp. Các thông tin này sẽ cần phải viết một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo tính xác thực của báo cáo.

Về thành phần nội dung chính của biểu mẫu thì chính là bảng kê khai về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Toàn bộ những thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn sẽ được thể hiện dưới dạng bảng để dễ dàng kiểm soát thông tin hơn.

Bảng thông tin báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ được chia ra thành tất cả là 22 cột khác nhau. Mỗi nội dung của cột sẽ liên quan đến các thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Sau đây là cách điền nội dung vào từng cột chuẩn nhất cho bạn:

- Với 4 cột đầu tiên của bảng kế toán viên sẽ ghi đầy đủ các thông tin về số thứ tự, tên hóa đơn ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Từng loại hóa đơn được đưa vào sẽ phải trình bày đầy đủ các thông tin kể trên. Các loại mã và ký hiệu liên quan đến hóa đơn cần phải viết một cách chính xác tuyệt đối.

- Trong 5 cột tiếp theo của bảng bạn sẽ cần phải ghi thông tin liên quan đến số tồn đầu kỳ, mua hoặc phát hành trong kỳ của hóa đơn. Trong đó thì cần ghi rõ về tổng số của số tồn đầu kỳ và số phát hành trong kỳ.

- Tiếp đến là 9 cột trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ là thông tin về số hóa đơn sử dụng, xóa bỏ, mất hoặc bị hủy trong kỳ. Với từng yếu tố cần phải ghi rõ được số hóa đơn được sử dụng là bao nhiêu, số hóa đơn bị xóa bỏ , tổng số hóa đơn bị mất, tổng số hóa đơn bị hủy. Sau đó cần ghi lại đầy đủ về tổng các loại hóa đơn đó từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu và cộng lại với nhau.

- Trong 3 cột cuối cùng của bảng sẽ là thông tin về tồn cuối kỳ hóa đơn, phần này cần ghi số cụ thể từ bao nhiêu đến bao nhiêu và tổng số lượng cụ thể.

Phần sau đây là mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chuẩn nhất hiện nay, để tiện cho việc điền thông tin bạn có thể tải ngay về máy và tham khảo:

mau-bao-cao-tinh-hinh-su-dung-hoa-don.doc

Như vậy, phần trên là cách điền bảng mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đây cũng chính là phần thông tin quan trọng nhất của mẫu báo cáo cho nên sẽ cần phải ghi đầy đủ và chính xác trong từng ô trong bảng. Nếu có sai sót một phần trong bảng thì sẽ cần phải bỏ ngay báo cáo đó và lập thành mẫu mới.

Nội dung trong những phần cuối của mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là thông tin cam kết của đơn vị lập bảng. Và sau đó sẽ là chữ ký của cá nhân lập báo cáo và người đại diện theo pháp luật.

Nội dung trên là những chia sẻ về thông tin mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Mong rằng qua đây bạn sẽ biết cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thật chuẩn xác khi cần đến. Cảm ơn bạn đọc đã dành thời gian cho bài viết của vieclam123.vn, đừng quên liên tục cập nhật các bài viết của chúng tôi để có thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!