Ngay tại bài viết này, chúng ta sẽ cùng với các chuyên gia vieclam123.vn tìm hiểu chi tiết hơn về mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử.

1. Tìm hiểu chung về mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

1.1. Biên bản hủy hóa đơn là gì?

Biên bản hủy hóa đơn là mẫu văn bản được dùng cho mục đích ghi nhận toàn bộ diễn biến, quá trình của những sự việc liên quan tới quá trình hủy hóa đơn. Chỉ những người sử dụng và có trách nhiệm nắm giữ hóa đơn mới có thể thực hiện việc lập biên bản hủy hóa đơn. Khi hủy hóa đơn, người thực hiện cần dựa vào những hiểu biết rõ ràng tại căn cứ pháp lý được quy định ở Thông tư số 39 của Bộ Tài Chính ban hàng năm 2014.

1.2. Hoàn cảnh cụ thể cần hủy hóa đơn

Việc sử dụng mẫu hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi hoàn toàn những sai sót trong nội dung hóa đơn, cách thức triển khai hóa đơn,... dẫn đến việc cần hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên hóa đơn điện tử đã được lập ra thì đồng nghĩa rằng nó đã mang tính pháp lý, muốn hủy hóa đơn không thể cứ thế âm thầm hủy đi được mà bạn cần phải có lý do chính đáng.

Biên bản hủy hóa đơn là cách để bạn lập thêm căn cứ xác định lại việc hủy hóa đơn do mình thực hiện để đối chiếu khi cần thiết, tránh các rắc rối về pháp lý hoặc xảy ra những tranh chấp không đáng có giữa các bên liên quan. Ở trong rất nhiều trường hợp có sự tạo lập hóa đơn nhưng không phải trường hợp nào khi hủy hóa đơn cũng cần tạo biên bản. Vậy trong những trường hợp nào bạn sẽ cần phải tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn?

Xem thêm: Tham khảo mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn

1.2.1. Doanh nghiệp không muốn sử dụng hóa đơn điện tử đã được phát hành

Nếu như các đơn vị kinh doanh đã gửi phát hành hóa đơn điện tử nhưng sau đó không muốn tiếp tục sử dụng mẫu hóa đơn đó thì sẽ phải làm thao tác hủy hóa đơn. Kèm theo việc này chính là việc lập ra biên bản hủy hóa đơn. Thời gian hủy và làm biên bản hủy hóa đơn cần phải tuân thủ đúng quy định chậm nhất trong thời gian 30 ngày kể từ thời điểm thực hiện lệnh hủy.

1.2.2. Hủy hóa đơn khi doanh nghiệp đổi thông tin/ngừng hoạt động

Nếu công ty có sự thay đổi một số thông tin liên quan đến nội dung đã đăng ký kinh doanh hoặc phải dừng hoạt động thì việc hủy hóa đơn sẽ xảy ra. Không tiếp tục dùng dải số đối với hóa đơn điện tử nữa hoặc thay đổi cơ quan thuế thì việc hủy hóa đơn cũng được tiến hành tương tự.

Khi lập biên bản hủy hóa đơn, bạn cần viết rõ lý do vì sao lại hủy hóa đơn. Ngoại trừ trường hợp dừng hoạt động kinh doanh thì trong biên bản hủy hóa đơn của các trường hợp còn lại, việc hủy hóa đơn sẽ kèm theo thông tin yêu cầu phát hành hóa đơn điện tử mới.

1.2.3. Hủy hóa đơn khi phát hiện có sai sót

Nếu như hóa đơn đã tạo chưa được gửi đến tay khách hàng và đã kịp thời được phát hiện ra sai sót thì bạn cần lập biên bản cho việc hủy hóa đơn, sau đó gửi thông báo đã hủy hóa đơn đến Cơ quan thuế với lý do hóa đơn viết sai cần hủy. Sau khi đã gửi biên bản đi, bạn tiếp tục lập ra hóa đơn mới để thay thế, gửi lại cho Cơ quan thuế để xin cấp mã cho hóa đơn tạo lại này.

Trong trường hợp khác, nếu hóa đơn có sai sót, lại được gửi tới tay khách hàng rồi nhưng chưa giao hàng hóa hoặc đã giao hàng nhưng chưa thực hiện việc kê khai thuế thì bạn sẽ lập biên bản hủy hóa đơn ghi cụ thể nội dung của sự sai sót đó, trong biên bản cần có chữ ký xác nhận của cả đôi bên: bên bán và bên mua. Quy trình còn lại tương tự như trường hợp nêu ở trên.

Hóa đơn đã bị hủy và biên bản cần được lưu giữ lại cẩn thận để khi cần thiết có hoạt động tra cứu diễn ra bởi cơ quan có thẩm quyền của nhà nước thì đơn vị bạn hoàn toàn có đủ căn cứ xác thực.

1.2.4. Hủy hóa đơn khi đã hết hạn lưu trữ

Theo quy định ở trong Luật kế toán thì hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ lại trong khoảng 10 năm. Nếu hết thời gian lưu trữ theo quy định và phía cơ quan có thẩm quyền không đưa ra bất kỳ quyết định nào khác cho hóa đơn lưu trữ đó thì doanh nghiệp hoàn toàn có quyền thực hiện việc hủy hóa đơn.

Ngoài ra, bạn cũng phải lưu ý rằng người ta sẽ áp dụng việc làm biên bản hủy hóa đơn khi làm hóa đơn nộp thuế, trường hợp in ấn đối, phát hành đối với hóa đơn giấy hoặc tạo hóa đơn đối với mẫu văn bản điện tử có xảy ra sai sót. Qua những trường hợp trên, có thể đúc rút lại rằng khi có xảy ra sai sót và không muốn sử dụng hóa đơn đã tạo, bạn sẽ hủy hóa đơn đó và cần lập biên bản cho việc này.

Thủ tục hủy hóa đơn có thể diễn ra nhiều bước và trong đó bước lập biên bản hủy hóa đơn là vô cùng quan trọng, có ý nghĩa trở thành một căn cứ xác đáng cho các hoạt động kiểm tra nếu có của cơ quan thuế hoặc các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Cũng vì thế mà việc lập biên bản hủy hóa đơn cần phải được chú ý thực hiện tốt nhất.

Nếu bạn chưa biết cách để lập biên bản hủy hóa đơn đúng quy chuẩn, đừng bỏ qua bài viết dưới đây, những nội dung quan trọng sẽ được chia sẻ và gửi tới bạn qua cái nhìn của bậc chuyên gia.

Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện nay được lập thế nào?

2. Nội dung thông tin cần hoàn thiện trong biên bản hủy hóa đơn

2.1. Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn

Trước khi tìm hiểu chi tiết trong nội dung biên bản này có gì và được trình bày ra sao thì bạn hãy tải mẫu văn bản về máy để cập nhật. Qua đó chúng ta sẽ hình dung được hình thức xuất hiện của nó.

Mẫu

2.2. Nội dung quan trọng trong biên bản hủy hóa đơn

Trong biên bản, các nội dung không thể thiếu sẽ bao gồm các nội dung chính sau đây.

2.2.1. Thông tin bên mua và Thông tin bên bán

Ghi thông tin của cả hai bên, người lập biên bản cần ghi rõ địa chỉ cụ thể của công ty đang hoạt động, ghi đúng mã số thuế đăng ký với Cơ quan thuế của từng đơn vị. Tiếp theo không thể thiếu thông tin của người đúng ra đại diện trong hoạt động mua bán này. Bạn chỉ cần ghi rõ họ và tên đầy đủ của người đại diện kèm theo chức vụ hiện tại họ đang được bổ nhiệm.

2.2.2. Nội dung thông báo về việc hủy hóa đơn

Người lập sẽ ghi rõ số của hóa đơn vị hủy và ký hiệu hóa đơn. Hóa đơn được phát hành bởi đơn vị nào cũng sẽ viết rõ tên đơn vị đó ra.

Điền theo mẫu gợi ý sau đây:

Hóa đơn bị hủy số...., ký hiệu .... do Công ty Cổ phần BNU phát hành vào ngày 20/10/2022.

Tiếp theo bạn sẽ ghi chính xác loại hàng hóa - đối tượng chính ở trong hóa đơn đã bị hủy. Liệt kê tất cả những loại hàng hóa đó ra, đảm bảo không bị thiếu sót một sản phẩm nào vì hàng hóa có liên quan trực tiếp đến giá trị xác lập của hóa đơn.

Một trong những phần quan trọng không thể thiếu sẽ được trình bày ngay sau thông tin về các loại hàng hóa đó chính là lý do vì sao lại hủy hóa đơn. Đừng cố tìm để "viết đại" một lý do nào đó không có thật, cứ trình bày đúng lý do vì sao bạn lại hủy đi hóa đơn đó, lý do không ảnh hưởng gì đến bạn nhưng chắc chắn nếu bạn không trình bày đúng lý do thì sẽ có nhiều rủi ro xảy ra hơn đấy nhé.

Để biên bản mang tính xác thực thì ở phần cuối, người lập sẽ đưa ra lời cam kết về những nội dung trình bày nêu trên. Lời cam kết này không chỉ khẳng định tính đúng đắn của thông tin mà còn xác nhận đã được các bên liên quan nhất trí.

Như vậy, qua thông tin nội dung nêu trên có thể thấy rõ mẫu biên bản hủy hóa đơn quan trọng như thế nào. Chỉ cần hoạt động kinh doanh hay có diễn ra quá trình trao đổi mua bán hàng hóa, cung ứng các dịch vụ thì chắc chắn đơn vị bạn cần trang bị cho nhân viên nghiệp vụ cơ bản này. Một biên bản hủy hóa đơn được lập đúng quy định sẽ là cơ sở xác nhất tránh được các rủi ro phát sinh khi có tranh chấp xảy ra.