1. Thông tin về mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay các doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử để thuận tiện cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện quá trình lưu trữ thông tin được dễ dàng hơn. Họ sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm vì các thông tin có thể tra cứu một cách dễ dàng.

Vậy nên các doanh nghiệp đã thích nghi kịp thời với công nghệ 4.0 là chuyển từ hình thức hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Nhưng để chuyển sang cách sử dụng này thì doanh nghiệp cần phải làm một văn bản quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là các thông tin được tổng hợp lại trên dữ liệu điện tử để doanh nghiệp lập ra trong quá trình bán hàng, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn sẽ được trao cho khách hàng và nó được quản lý thông qua các phương tiện điện tử.

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì hóa đơn điện tử chỉ được phép sử dụng trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp khi doanh nghiệp đó đã được cấp mã số thuế bởi cơ quan chức năng có thêm quyền.

Hiện nay chỉ có một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử ví dụ như là: Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel, Tập đoàn viễn thông VNPT, v.v… Những nơi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín đó sẽ là đối tác trực tiếp với Tổng Cục thuế trong việc phát hành và tạo hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị uy tin thì các thông tin trên hóa đơn sẽ được bảo mật, tránh được tình trạng làm giả hóa đơn. Các doanh nghiệp và khách hàng có thể kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng thông qua website.

1.2. Phân loại hóa đơn điện tử

1.2.1.Hóa đơn giá trị gia tăng

Đây là hóa đơn được áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này sẽ bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền để có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

1.2.2. Hóa đơn bán hàng

Được áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

1.2.3. Các hóa đơn khác

Ngoài ra còn có các hóa đơn khác: tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu, phiếu xuất, các chứng từ điện tử.

Xem thêm: Bạn có biết cách lập mẫu biên bản hủy hóa đơn đúng theo quy định

2. Cách làm mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Để làm theo mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử thì bạn cần làm theo các nội dung mà vieclam123 cung cấp sau đây:

2.1. Nội dung hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn.

Trong đơn sẽ có các thông tin bao gồm: Nội dung hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn.

- Có các loại hóa đơn như: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho vận chuyển điện tử, hóa đơn bán hàng, vé, thẻ,....

- Mỗi một loại hóa đơn sẽ có ký hiệu riêng:

Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng

Số 2: Hóa đơn bán hàng

Số 3: Phiếu xuất kho vận chuyển điện tử.

Số 4: Các loại hóa đơn khác: tất cả tem, vé, thẻ, phiếu thu bằng điện tử hoặc các chứng từ điện tử

- Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự để thể hiện các thông tin về loại hóa đơn, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn,... Sẽ có 06 ký tự và được quy định:

+ Ký tự đầu tiên được quy định là chữ “C” hoặc “K”. Trong đó: “C” được thể hiện là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Còn “K” là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

+ Hai ký tự tiếp theo là 2 ký tự thể hiện năm lập hóa đơn. Được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Nếu lập hóa đơn điện tử năm 2022 thì sẽ lấy số 22.

+ Ký tự tiếp theo được quy định thành các chữ cái: T, D, L, M. Trong đó: 

Chữ “T” sử dụng cho hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Chữ “D” sử dụng cho hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

Chữ “L” sử dụng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

Chữ “M” sử dụng cho hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

+ Cuối cùng là hai ký tự do người bán tự xác định và căn cứ theo nhu cầu quản lý, nếu không có nhu cầu quản lý thì sẽ để là YY.

2.2. Thông tin về địa chỉ và mã số thuế của người bán

Các nội dung trên phải ghi theo đúng với giấy chứng nhận: đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, n đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy đăng ký đầu tư.

2.3. Tên địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu có)

Nếu người mua là cơ sở kinh doanh thì sẽ có mã số thuế. Mã số thuế của người mua phải được ghi đúng theo giấy chứng nhận: đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, đăng ký đầu tư.

Nếu không có mã số thuế thì không cần ghi

2.4. Các thông tin khác

- Tên, số lượng, đơn giá, đơn vị tính

- Tổng số tiền phải thanh toán

- Chữ ký của người bán và người mua (nếu có): chữ ký số, chữ ký điện tử

- Thời điểm làm hóa đơn điện tử

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế

- Lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác (nếu có)

Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện nay được lập thế nào?

3. Đăng ký mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Theo quy định của pháp luật về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp được thành lập từ 1/1/2019 phải bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp được thành lập từ thời gian này sẽ không được phép tự in hóa đơn hoặc đặt in hóa đơn viết tay nữa. 

Để đăng ký mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cần phải làm theo các bước như sau:

3.1. Soạn văn bản quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi đăng ký hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần phải soạn hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp sẽ quyết định xem có sử dụng mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ tài chính ban hành và nộp lên cơ quan thuế.

3.2. Thông báo về việc ban hành hóa đơn điện tử

Để thông báo về phát hành hóa đơn điện tử cần chuẩn bị một số giấy tờ liên quan như sau: 

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đã soạn thảo ở trên

- Mẫu hóa đơn được dịch vụ cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử cấp hoặc doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị.

- Văn bản thông báo về việc ban hành hóa đơn điện tử theo mẫu Bộ tài chính.

3.3. Ký số trên hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải ký số hóa đơn điện tử của mình sau đó gửi mẫu hóa đơn điện tử đến hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế. Lưu ý là mẫu đơn điện tử phải đúng với định dạng như đã trao cho người mua.

Trên đây là các thông tin về mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn mà bạn có thể tham khảo để làm cho doanh nghiệp mình. Hy vọng rằng cách viết mẫu đơn trên có thể giúp doanh nghiệp bạn sử dụng được hóa đơn điện tử để hoạt động doanh nghiệp được thực hiện tốt nhất.