Hầu hết các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức đều cần sử dụng các phương tiện lưu trữ. Sự khác biệt nằm ở chỗ cá nhân không yêu cầu quá nhiều trong việc lưu trữ tài liệu, còn các doanh nghiệp tổ chức lại đặc biệt yêu cầu nghiệp vụ này phải được thực hiện một cách bài bản, chuyên nghiệp và an toàn. Đó là lý do ngành lưu trữ học ra đời. Vậy lưu trữ học ra làm gì? Lưu trữ học phù hợp với những ai và lộ trình thăng tiến như thế nào? Mời các bạn cùng tìm hiểu trong bài viết này.
MỤC LỤC
Ngành lưu trữ là một ngành học mà sinh viên được đào tạo kiến thức và kỹ năng liên quan đến văn thư và quản lý thông tin, hồ sơ, tài liệu. Họ sẽ tạo ra kho lưu trữ an toàn cho tất cả các dữ liệu dù đang được sử dụng hay không còn được sử dụng nữa bằng cách tổng hợp tất cả các tài liệu đó lên một thiết bị lưu trữ.
Ngày nay, tất cả các công ty đều cần phải sử dụng quy trình quản lý thông tin lưu trữ này để lưu trữ số liệu cho đến khi kết thúc khoảng thời gian lưu giữ theo quy định nhằm một số lý do. Lý do đầu tiên là tuân thủ theo pháp luật, sẽ có nhiều thông tin dữ liệu cần phải lưu trữ để phục vụ quá trình theo dõi, giám sát và điều tra hoạt động sản xuất kinh doanh hay các vấn đề liên quan khác của cơ quan hành chính. Lý do tiếp theo là để giảm khả năng mất mát dữ liệu. Thông tin cần phải được lưu trữ trên các thiết bị kỹ thuật số chứ không phải ở dạng hữu hình có thể cầm nắm để lưu trữ lâu dài hơn, áp dụng các biện pháp bảo mật để tránh bị mất cắp, đồng thời cũng dễ dàng tìm kiếm, tổng hợp, phân tích. Lý do cuối cùng là để giảm dung lượng lưu trữ bằng cách lưu trữ dữ liệu trên những thiết bị hiện đại hay những công nghệ mới tiên tiến hơn điển hình là công nghệ điện toán đám mây. Nhằm đáp ứng được tất cả những yêu cầu đó, ngành lưu trữ học ra đời và có thể đào tạo ra những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực này.
Nếu không có chính sách lưu trữ dữ liệu chiến lược hay các chuyên gia có kiến thức chuyên môn bài bản tiếp nhận xử lý, các tổ chức dễ bị rủi ro tiềm ẩn. Dữ liệu có thể bị xâm nhập từ thế lực bên ngoài, hoặc nhân viên làm mất dữ liệu do năng lực yếu kém.
Hiện nay ở nước ta mới chỉ có 2 trường đại học đưa ngành này vào chương trình đào tạo của mình đó là trường Đại học Nội Vụ và trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Khối xét tuyển cũng rất đa dạng và chủ yếu ở tổ hợp khối C và D. Các môn tổ hợp có thể bao gồm là Ngữ văn, Toán, Ngoại ngữ, Lịch sử, Địa Lý, Giáo dục công dân. Trong kỳ thi xét tuyển năm 2020, ngành lưu trữ học có mức điểm chuẩn dao động trong khoảng 14.5 đến 25.25 tùy theo khối xét tuyển.
Khi theo học ngành này, sinh viên sẽ được tiếp cận đến chương trình đào tạo bài bản, được tiếp thu những kiến thức chuyên môn và đầy đủ nhất về các kỹ năng tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao, văn thư và quản lý dữ liệu, văn hóa công sở, lập hồ sơ và lưu trữ thông tin.
Ngành lưu trữ học hiện nay chưa thực sự phát triển tại Việt Nam do nhu cầu về nhân sự trong ngành chưa quá lớn. Những vị trí quan trọng và được để cao thường chỉ tồn tại ở những công ty và doanh nghiệp lớn hay cơ quan nhà nước, còn lại hầu như vị trí công việc này không mấy hấp dẫn các bạn trẻ.
Như đã tìm hiểu ở trên, lưu trữ học chuyên đào tạo những chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ dữ liệu và quản lý văn thư. Do đó, những vị trí công việc sau khi ra trường cũng khá dễ nhận biết. Dưới đây là một vài vị trí công việc cụ thể chúng ta thường bắt gặp.
Chuyên viên văn thư lưu trữ thường là những vị trí công việc tại các doanh nghiệp lớn, văn phòng hành chính trong cơ quan ban ngành, trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ lịch sử,...Để đảm nhận được vị trí này, các tổ chức thường yêu cầu nhân viên cốt cán có kinh nghiệm và kiến thức hiểu biết đến ngành nghề lưu trữ. Họ cũng sẽ yêu cầu cao về kiến thức và kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ trên thiết bị máy móc, cách tổng hợp, quản lý tài liệu và cách bảo mật các thông tin hiện đại nhất.
Cán bộ văn thư là một vị trí không quá quan trọng nhưng cũng không thể thiếu trong các công ty, tổ chức nhỏ lẻ. Bất kỳ công ty nào cũng sẽ có phát sinh nhiều tài liệu thông tin liên quan đến công việc làm ăn, hợp tác, tài liệu liên quan đến tổ chức bộ máy nhân sự và cả những tài liệu mật ảnh hưởng đến sống còn của doanh nghiệp. Cán bộ văn thư lưu trữ sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận và đưa các thông tin này lên thiết bị lưu trữ và đảm bảo cho chúng nằm ở những vị trí phù hợp, dễ tìm kiếm những khi cần thiết.
Không còn quá xa lạ gì với thư ký văn phòng, đây là vị trí không thể thiếu của các lãnh đạo cấp cao. Khi công việc quá bận rộn và quá nhiều lịch trình cần phải thực hiện, họ sẽ khó lòng mà kiểm soát được tất cả. Khi đó họ cần phải có một người trợ lý đắc lực, người có khả năng tiếp nhận và sắp xếp thông tin, thời gian, lịch trình, lên kế hoạch tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ hay hội nghị một cách cách chu toàn.
Những ví dụ của quản lý nhân sự có thể nói đến là trưởng phòng hành chính, Chánh văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước. Đây là những người chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành công việc cho các nhân viên phòng hành chính công vụ.
Nhân viên hành chính văn phòng là những người sẽ làm việc tại các văn phòng của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội để tiếp nhận và xử lý các thông tin liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ mà cơ quan, tổ chức đó đang đảm nhiệm.
Ngoài những vị trí công việc trên thì sinh viên tốt nghiệp ngành Lưu trữ học cũng có thể trở thành giảng viên chuyên ngành văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại các trường đại học, cao đẳng. Tuy nhiên để làm được điều này thì bạn cần phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm và bằng thạc sĩ trở lên.
Nhiều người thắc mắc mức lương trung bình sau khi học ngành lưu trữ ra trường là bao nhiêu thì đây là câu trả lời.
Nếu bạn làm việc trong môi trường của Nhà nước thì mức lương sẽ được quy định theo cấp bậc và tăng dần hàng năm. Còn nếu bạn làm việc tại các công ty tư nhân thì mức lương sẽ phụ thuộc vào từng đơn vị, tính chất công việc và cả kinh nghiệm. Mức lương trung bình của sinh viên sau khi ra trường là 5-7 triệu/tháng. Nếu có kinh nghiệm lâu hơn thì mức lương có thể tăng lên đến 8-10 triệu/tháng. Ngoài ra, làm công việc này cũng phải luôn trực tiếp có mặt tại địa điểm làm việc theo thời gian quy định, không thể làm việc online tại nhà, cũng không thể nhận thêm công việc khác tương tự ngoài giờ. Do đó, khi làm công việc này bạn sẽ khó có thể gia tăng thu nhập bên ngoài. Công việc đa dạng, môi trường làm việc thoải mái, không có quá nhiều áp lực, không có nhiều cạnh tranh, công việc lại luôn ổn định. Với những ưu điểm này thì mức lương trên là khá hợp lý, phù hợp những người tâm lý hướng nội, không thích náo nhiệt, không thích phải thay đổi hay sáng tạo liên tục.
Hiện nay ở nước ngoài, các công việc lưu trữ đang khá phát triển, tuy nhiên không thể bằng những công việc liên quan đến sáng tạo khác. Tại Việt Nam, ngành học này mới được đưa vào giảng dạy không lâu, sự hiểu biết về công việc này cũng vẫn còn khá hạn chế. Công việc sau khi ra trường không quá phong phú, chỉ giới hạn ở một vài vị trí văn phòng nhất định. Sự nghiệp cũng không có quá nhiều cơ hội thăng tiến, càng làm việc lâu càng có nhiều kinh nghiệm thì có thể thăng chức lên đến cấp quản lý là cao, ngoài ra không thể làm việc ở cấp cao hơn do kiến thức chuyên môn chỉ được gói gọn trong nội bộ văn phòng.
Nhu cầu nhân sự lưu trữ trong các doanh nghiệp hiện nay không quá lớn cũng là một ưu điểm do không có nhiều cạnh tranh hay áp lực về doanh số, KPI, chăm sóc khách hàng, sáng tạo những thứ mới mẻ, công việc thường phải làm theo quy trình sẵn có, việc làm ổn định và không có nhiều biến động, không bị ảnh hưởng nhiều từ các tác động kinh tế môi trường xung quanh.
Để nói về tiềm năng phát triển trong ngành thì sẽ không có quá nhiều thay đổi, vẫn duy trì ở mức độ như hiện tại. Nếu bạn là người thích sự ổn định và thích những công việc được sắp đặt sẵn theo quy củ, hành chính thì đây là sự lựa chọn không tồi.
Bạn đã biết lưu trữ học ra làm gì chưa? Điểm đầu vào của ngành tại 2 cơ sở đào tạo chính quy hiện nay không quá cao, phù hợp với những bạn có trình độ trung bình trở lên. Nếu bạn đang phân vân không biết có nên lựa chọn ngành này hay không thì cần cân nhắc vào sở thích và tính cách bản thân, mục tiêu trên con đường sự nghiệp mà bạn đang hướng tới để đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Hợp đồng mà một trong những nghiệp vụ phát sinh phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Tại đây, các doanh nghiệp này yêu cầu thêm một vị trí đặc biệt nữa là chuyên viên quản lý hợp đồng. Để tìm hiểu kỹ hơn về công việc này, hãy truy cập vào bài viết bên dưới nhé.
MỤC LỤC
18/07/2023
17/07/2023
14/07/2023
13/07/2023