1. Chuyên viên quản lý hợp đồng là gì?

Chuyên viên quản lý hợp đồng là người phụ trách lưu giữ các văn bản hợp đồng của doanh nghiệp tránh bị thất lạc và hư hỏng, đảm bảo quyền lợi cho 2 bên. Chuyên viên quản lý hợp đồng có trách nhiệm đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng đúng quy định, đúng nội dung giảm thiểu rủi ro và tánh mâu thuẫn tranh chấp xảy ra. 

Chuyên viên quản lý hợp đồng

Đây là người giữ vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các công ty. Người quản lý hợp đồng phải đảm bảo được khả năng chuyên môn, đáng tin cậy và có trách nhiệm với những hợp đồng được ký kết.Chuyên viên quản lý hợp đồng phải thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến gia hạn, đáo hạn điều khoản trong hợp đồng. 

2. Mô tả công việc chuyên viên quản lý hợp đồng

Chuyên viên quản lý hợp đồng không chỉ phụ trách công việc lưu trữ hợp đồng công y mà còn thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:

2.1. Soạn thảo điều kiện hợp đồng

Chuyên viên quản lý hợp đồng cần tiếp nhận thông tin và yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ của cả 2 bên để tiến hành soạn thảo hợp đồng để có thể đảm bảo về mặt pháp lý và tổng quan nội dung, tính chất mà bản hợp đồng khách hàng quan tâm. Người quản lý hợp đồng cần thực hiện giám sát kỳ hạn và nội dung để đảm bảo về các giấy tờ quan trọng .

Công việc soạn thảo hợp đồng đòi hỏi chuyên viên quản lý cần lưu ý về điều kiện của hợp đồng có hiệu lực tránh trường hợp mâu thuẫn, đảm bảo đúng như thỏa thuận của khách hàng và công ty được xác lập hoặc thay đổi. Nhiệm vụ này cũng bao gồm công việc đàm phán các điều khoản trong hợp đồng sao cho phù hợp và đảm bảo được quyền lợi cả 2 bên

2.2 Lưu trữ hợp đồng của doanh nghiệp

Công việc chính của chuyên viên quản lý hợp đồng chính là thực hiện việc tiếp nhận những hợp đồng các dự án, kế hoạch kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Lưu trữ cẩn thận các hồ sơ liên quan và hợp đồng tránh việc hư hỏng, làm mất ảnh hưởng đến công ty và khách hàng. 

Công việc quản lý lưu trữ hồ sơ có thể bằng hình thức văn kiện giấy tờ hoặc trên hệ thống máy tính công ty đảm bảo về hợp đồng phải là bản gốc, thông tin chính xác và có hiệu lực. Chuyên viên quản lý hợp đồng là người chịu trách nhiệm chính về những văn kiện lưu giữ, kiểm tra về hợp đồng được trưởng bộ phận và ban lãnh đạo phê duyệt.

2.3. Đôn đốc, hoàn thành hợp đồng

Chuyên viên quản lý hợp đồng thực hiện công việc đôn đốc, kiểm tra giám sát quá trình lập hợp đồng và thực hiện các điều khoản, theo dõi tiến độ và hoạt động thanh toán sau khi kết thúc hợp đồng. 

Đảm bảo những công nợ, chăm sóc khách hàng và những khoản cần thanh toán trong hợp đồng đều được hoàn thành đúng thời hạn quy định. Thường xuyên rà soát những hợp đồng sắp hết thời hạn để thực hiện nhắc nhở, báo cáo ban lãnh đạo, đề xuất phương án kịp thời xử lý.

2.4. Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại về hợp đồng

Mô tả công việc chuyên viên quản lý hợp đồng

Sau khi hợp đồng ký kết có nhiều trường hợp khách hàng khiếu nại, thắc mắc về điều khoản hoặc thay đổi ý kiến trong quá trình soạn thảo hợp đồng. Lúc này công việc của chuyên viên quản lý hợp đồng phải giải đáp giúp khách hàng và xử lý các tố cáo về các điều khoản theo đúng quy định của Luật pháp. Để có thể thực hiện nhiệm vụ này đòi hỏi chuyên viên quản lý hợp đồng phải có kiến thức chuyên môn chắc, am hiểu pháp luật và các điều khoản để có thể giải quyết chuyên nghiệp tránh tổn thất cho công ty.

2.5. Báo cáo cấp trên chi tiết công việc

Chuyên viên quản lý hợp đồng phụ trách công việc quản lý và các vấn đề về hợp đồng, định kỳ các nhân viên bộ phận này phải làm báo cáo chi tiết công việc cụ thể về các hợp đồng ký kết, các vấn đề và thời hạn hợp đồng. Trong trường hợp có phát sinh hoặc khiếu nại thì phải thực hiện báo cáo trực tiếp, kịp thời với trưởng bộ phận hoặc cấp trên những người có thẩm quyền để kịp thời xử lý. 

Công việc cáo báo là nhiệm vụ quan trọng mà chuyên viên quản lý hợp đồng phải thực hiện đảm bảo độ chính xác, đầy đủ từ đó giúp ban lãnh đạo nắm được hiệu suất cũng như các yếu tố liên quan đến hợp đồng. 

3. Yêu cầu công việc chuyên viên quản lý hợp đồng

Chuyên viên quản lý hợp đồng cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau:

• Tốt nghiệp trình độ từ Cao đẳng, Đại học các chuyên ngành liên quan đến Luật, kinh tế, tài chính,... 

• Có kinh nghiệm làm việc quản lsy hồ sơ, dữ liệu, chăm sóc khách hàng,...

• Trung thực, nhanh nhẹn, có tinh thần trách nhiệm với công việc

• Có khả năng về ngoại ngữ là một lợi thế

• Am hiểu kiến thức về điều khoản hợp đồng, sử dụng thành thạo tin học văn phòng.

• Chủ động trong công việc và có ý chí cầu tiến.

4. Quyền lợi chuyên viên quản lý hợp đồng

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có một mức lương và những quyền lợi khác nhau cho chuyên viên quản lý hợp đồng. Thông thường mức lương cho vị trí này sẽ ở khoảng 10 đến 15 triệu một tháng. Đây là mức thu nhập khá hấp dẫn để thu hút nhiều ứng viên theo đuổi. Chưa hết, chuyên viên quản lý hợp đồng còn được hưởng các chế độ như đóng bảo hiểm, hàng tháng khen thưởng cá nhân có hiệu suất làm việc xuất sắc. Được nghỉ lễ, tết và thưởng tháng lương thứ 13.

Quyền lợi chuyên viên quản lý hợp đồng 

Môi trường làm việc của chuyên viên quản lý hợp đồng chuyên nghiệp, có cơ hội trau dồi kiến thức và kinh nghiệm về pháp luật và các loại hợp đồng. Tham gia vào các buổi đào tạo kỹ năng chuyên môn do doanh nghiệp tổ chức.

Chuyên viên quản lý hợp đồng cũng được gặp gỡ những đối tác lớn của công ty, mở rộng mối quan hệ và có thêm kỹ năng kiến thức xã hội từ đó là nền tảng phát triển trong cả công việc lẫn đời sống. Tham gia các buổi teambuilding cùng công ty, nghỉ mát, du lịch để thúc đẩy mối quan hệ với các đồng nghiệp, đoàn kết và làm việc hiệu quả. 

5. Kỹ năng cần có để trở thành chuyên viên quản lý hợp đồng

5.1.  Kỹ năng giải quyết vấn đề

Chuyên viên quản lý hợp đồng luôn phải rèn luyện khả năng giải quyết vấn đề liên quan đến hợp đồng điều khoản và khách hàng. Nghiên cứu tìm ra giải pháp để có thể đưa ra những quyết định hiệu quả tránh ảnh hưởng đến công ty và đối tác.

Để đi đến ký kết hợp đồng cần rất nhiều công đoạn và không tránh khỏi những vấn đề phát sinh trước và sau khi hoàn thành hợp đồng. Vì vậy người đảm nhận vai trò ở vị trí này luôn phải thích ứng và tìm ra phương án tối ưu nhất giải quyết nhanh chóng. 

5.2. Tiếp thu những lời phê bình 

Đây có thể là một kỹ năng không phải ai cũng có thể làm được, kỹ năng tiếp thu chọn lọc những ý kiến dù là khen hay chê là một thử thách đối với chuyên viên quản lý hợp đồng. Tuy nhiên đây là một khả năng được nhà tuyển dụng đánh giá cao, thái độ và phản ứng trước những lời nhận xét phê bình của lãnh đạo đòi hỏi bạn phải tiếp thu lắng nghe và rút kinh nghiệm, những ý kiến không đúng thì bạn nên khéo léo để phản bác và luôn phải giữ bình tĩnh.

5.3. Kỹ năng xây dựng mối quan hệ

kỹ năng chuyên viên quản lý hơp đồng

Nếu không có những mối quan hệ có lợi chuyên viên quản lý hợp đồng sẽ sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý giấy tờ và các điều khoản trong hợp đồng. Mối quan hệ cần xây dựng ở đây là mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng và cả mối quan hệ xã hội. Người biết xây dựng những mối quan hệ lành mạnh và có lợi cho công việc không có nghĩa là lợi dụng. Đôi khi chính những mối quan hệ của bạn sẽ giúp bạn có được những khách hàng và hợp đồng giá trị cho công ty.

5.4. Kỹ năng học hỏi 

Người làm công việc liên quan đến hợp đồng, pháp luật phải không ngừng học hỏi, tìm hiểu và cập nhật hàng ngày. Học hỏi những kiến thức chuyên môn hoặc những kỹ năng cần thiết để trở thành chuyên viên quản lý hồ sơ giỏi, đảm bảo hoàn thành công việc xuất sắc và không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc cho công ty.

5.5. Kỹ năng sử dụng máy tính.

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, ngày nay máy móc đã dần có mặt trong nhiều lĩnh vực cuộc sống để hỗ trợ con người. Máy tính là công cụ không thể thiếu đối với chuyên viên quản lý hồ sơ. Công việc soạn thảo hợp đồng và các thông tin lưu trữ đều cần sử dụng thao tác trên máy tính, các chuyên viên quản lý hồ sơ phải thành thạo các kỹ năng về tin học văn phòng và thao tác máy tính nếu muốn phát triển với công việc này đây có lẽ là điều kiện tiên quyết đối với mỗi người.