1. Tìm hiểu về kế toán công nợ công ty xây dựng

1.1. Kế toán công nợ công ty xây dựng là gì?

Kế toán công nợ công ty xây dựng là những công việc của nhân viên kế toán trong công ty xây dựng. Các công việc sẽ bao gồm các hoạt động như: theo dõi, phối hợp và kiểm tra các vấn đề liên quan đến công nợ. Sau đó lập báo cáo gửi đến lãnh đạo phân công.

1.2. Cách thức thực hiện kế toán công nợ công ty xây dựng

1.2.1. Kế toán công nợ phải thu trong công ty xây dựng như thế nào?

Những khoản công nợ phải thu trong công ty xây dựng bao gồm các khoản phải thu nội bộ, khoản thu khách hàng, khoản mang đi thế chấp hay ký quỹ, ký cược. Những khoản tạm ứng cho công nhân viên và khoản thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ kèm với một vài khoản phải thu khác.

Khi tiến hành kế toán các khoản phải thu khách hàng thì kế toán sẽ sử dụng TK 131. Đây là tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp như khoản phải thu cho việc bán nguyên vật liệu xây dựng hay cấp các dịch vụ.

Đối với các khoản tạm ứng thì kế toán sẽ sử dụng TK 141. Đây là số tiền mà doanh nghiệp đã bỏ ra trước để thu mua nguyên vật liệu hay tạm ứng cho nhân viên.

Người kế toán sẽ phải thực hiện kế toán chi tiết các khoản công nợ phải thu để theo dõi tình hình vốn của doanh nghiệp. Để tránh tình trạng vốn của doanh nghiệp bị các công ty khác chiếm dụng. Các công ty xây dựng khi bị chiếm dụng vốn thì có thể dẫn đến việc thiếu hụt vốn trầm trọng và không huy động được vốn cho các dự án.

Các công ty xây dựng cần đưa ra hạn mức công nợ và thời hạn tối đa ghi nhận công nợ để việc kế toán công nợ công ty xây dựng được thực hiện tốt nhất. Khi khách hàng thực hiện thanh toán công nợ phải có đầy đủ các giấy tờ liên quan. Giấy tờ mà doanh nghiệp cần có đó là: biên bản giải quyết công nợ, các giấy tờ đối chiếu công nợ.

Quá trình thanh toán công nợ được diễn ra minh bạch thì có thể tránh được những sai lầm và không gây mất thời gian. Đối với khoản công nợ tồn tại lâu ngày thì cần đưa ra giải pháp để thu hồi dựa vào tình hình thực tế.

Xem thêm: Tìm hiểu kế toán công nợ khách sạn chi tiết nhất hiện nay

1.2.2. Kế toán các khoản công nợ phải trả trong công ty xây dựng

Kế toán công nợ công ty xây dựng bao gồm các khoản công nợ phải trả là khoản nợ ngắn hạn và khoản nợ dài hạn. Khoản nợ ngắn có thời hạn từ 12 tháng trở xuống và khoản nợ dài hạn là khoản nợ phải trả sau một năm trở lên.

Tài khoản phản ánh những khoản tiền phải trả cho người bán vật tư và người cung cấp các dịch vụ xây dựng là TK 331. Khi mua hàng hóa hay vật tư thì doanh nghiệp cần ghi nhận các nghiệp vụ kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Những hàng hóa hay vật tư nội địa thì kế toán công ty xây dựng sẽ ghi nhận nợ cho các tài khoản: TK 152, TK 211, TK 153, TK 213, TK 156,TK 157 theo giá chưa có thuế. Nợ TK 133 cho số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có 331 tổng giá trị phải thanh toán cho người bán khi thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị của vật tư mua vào sẽ bao gồm cả thuế.

Trường hợp mà nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá trị hàng hóa sẽ bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt. Kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ như sau: Ghi nợ tài khoản TK 152, TK 157, TK 153, TK 156, TK 211, TK 213. Ghi có TK 331. Có TK 3332 về thuế tiêu thụ đặc biệt. Có TK 3333 về thuế xuất khẩu, nhập khẩu nguyên vật liệu. Có TK 33381 về thuế bảo vệ môi trường.

Người bán hoàn lại số tiền công ty xây dựng ứng trước thì kế toán viên sẽ ghi nhận nợ cho TK 111 tiền mặt, TK 112 tiền gửi ngân hàng, có TK 331.

Trường hợp mà công ty xây dựng thanh toán khoản nợ vào trước thời hạn và được hưởng chiết khấu thanh toán thì kế toán viên sẽ ghi nhận vào tài khoản doanh thu hoạt động tài chính. Số tiền chiết khấu vật tư, hàng hóa được ghi nhận nợ cho TK 331, có TK 515 doanh thu từ hoạt động tài chính.

Nếu hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào không đúng quy cách hay người bán chấp nhận giảm giá hay hàng hóa bị trả lại thì được ghi nhận: Ghi nợ cho TK 331, Ghi có cho TK 152, TK 156, TK 153, TK 611. Nếu có thuế GTGT sẽ được khấu trừ ghi có cho TK 133.

Để quản lý công nợ hiệu quả, kế toán công nợ công ty xây dựng cần phân loại từng đối tượng khách hàng. Có thể xếp những đối tượng giống nhau về thời gian thanh toán vfa thu hồi nợ vào cùng một nhóm.

Các nhà cung cấp cần có kế hoạch rõ ràng về thời điểm chuyển giao nguyên vật liệu, thời điểm thực hiện thanh lý hợp đồng, thời gian cung cấp dịch vụ. Nếu công ty xây dựng bán nguyên vật liệu cho tổ chức khác thì cần đưa ra chính sách ngay từ đầu. Không để tình trạng vốn công ty bị chiếm dụng quá lâu gây ra các tranh chấp giữa hai bên mua và bán. Thông tin về các khoản công nợ phải được cập nhật và theo dõi liên tục để điều chỉnh kịp thời trong sổ kế toán.

Cần phải có những chính sách cụ thể khi xảy ra trường hợp chậm thanh toán. Thiết lập các mức phạt rõ ràng khi khách hàng thanh toán muộn hay không thanh toán.

Xem thêm: Kế toán dịch vụ thương mại và những nhiệm vụ quan trọng

2. Nhiệm vụ của kế toán công nợ công ty xây dựng

Kế toán công nợ công ty xây dựng sẽ có các nhiệm vụ cơ bản giống với công việc của một kế toán. Tuy nhiên các nhiệm vụ cũng có những điểm khác biệt nhất định.

- Kế toán viên trong công ty xây dựng sẽ tiếp nhận, kiểm tra và theo dõi tình hình thực hiện Hợp đồng xây dựng, hợp đồng thi công đã ký. Cập nhật tình hình công nợ vào hệ thống (PMKT và file excel) để thực hiện theo dõi, kiểm soát tuổi nợ và các điều khoản thanh toán. Đồng thời cập nhật các phát sinh liên quan đến công nợ của hợp đồng.

- Kế toán công nợ sẽ phối hợp với phòng thi công, phòng dự án. Dựa vào các điều khoản thanh toán cũng như tiến độ thi công kế toán để lập ra kế hoạch thu tiền theo tiến độ công trình.

- Thực hiện tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ liên quan từ phòng dự án để hoàn thành thủ tục cùng với điều khoản của hợp đồng thu tiền chủ đầu tư.

- Sẽ thực hiện việc giao nhận hồ sơ thanh toán cho kế toán chủ đầu tư. Kế toán công nợ công ty xây dựng sẽ thực hiện hoàn tất các hồ sơ công nợ. Tiến hành thu hồi công nợ khi xảy ra phát sinh. Sử dụng kế toán công nợ bằng excel, cập nhật các nội dung vào file Excel để theo dõi, báo cáo và hạch toán các dữ liệu trong phần mềm kế toán công nợ.

- Làm việc với kế toán của chủ đầu tư để đối chiếu và xác nhận công nợ, thời gian thanh toán và ghi nhận các vướng mắc được phát sinh để báo cáo xử lý kịp thời.

- Lập báo cáo tình hình, kế hoạch thu tiền theo tuần và các báo cáo theo quy định. Kế toán sẽ lập đối chiếu công nợ và báo cáo định kỳ theo quy định cùng với phần công việc liên quan đến ngân hàng.