1. Định nghĩa Invoice là gì?

Invoice (tên Tiếng Anh) hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng. Đây được hiểu là một loại giấy tờ rất quan trọng, sở hữu trong tay tờ hóa đơn này có thể giúp người dùng dễ dàng nhìn thấy thông tin mua bán về giá cả cũng như các mặt hàng đã mua sau khi thanh toán. 

Invoice xuất hiện thường xuyên trong cuộc sống hàng ngày của mỗi gia đình. Khi bạn đi siêu thị và đến quầy thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ đưa cho bạn một tờ giấy biên lai khi thu tiền xong. 

Nội dung trong giấy gồm các thông tin về thời điểm, địa chỉ bạn mua món hàng đi kèm với số lượng hàng mua và giá cả. Đây được xem là một loại giấy tờ quan trọng nếu bạn có bất cứ thắc mắc gì về quá trình mua hàng và thanh toán. 

Ngoài ra, Invoice còn được sử dụng trong thủ tục mua bán hàng xuất nhập khẩu. Trong trường hợp này, Invoice sẽ được tạo theo form mẫu của nhà cung cấp, doanh nghiệp bán hàng hóa đấy miễn là trong hóa đơn sẽ có đầy đủ tất cả các thông tin về bên mua, bên bán, ngày tháng năm, thông tin về mặt hàng, đơn giá, giá tiền, thuế VAT và quan trọng hơn là có chữ ký đóng dấu của bên mua và bên bán. 

Invoice thường được dùng để cung cấp và đóng thuế cho nhà nước, kê khai hải quan theo đúng yêu cầu của nhà nước. Để quý độc giả có cái nhìn sâu hơn về Invoice, sau đây mời bạn đọc tham khảo 2 loại Invoice (hóa đơn) như sau.

1.1. Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice (tên Tiếng Anh) hay còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ. Đây là một loại hóa đơn quan trọng giúp người mua nắm được chi tiết giá của lô hàng. Ưu điểm là có thể dễ dàng chỉnh sửa lại thông tin nhưng loại hóa đơn này không có giá trị thanh toán. 

Proforma Invoice được viết tắt là PI, sau khi mua đặt hàng là Purchase Order (PO) thì vai trò của PI sẽ đưa ra các thông tin và các điều kiện thỏa thuận thanh toán giữa 2 bên. Sau đó 2 bên mua bán có thể đóng dấu ký xác nhận đơn hàng. 

Tuy nhiên, nhược điểm là hiệu lực của PI thì không rõ ràng do không có quy định chính thức về việc phát hành PI.

Bằng cách khác, mọi người có thể hiểu Proforma Invoice (PI) đơn thuần là đơn đặt hàng hoặc là phiếu báo giá đơn hàng. Những nội dung chính phải có trong một PI:

- Thông tin cụ thể về ngày tháng năm phát hành.

- Thông tin bên bán (seller), số điện thoại, địa chỉ, fax

- Thông tin bên mua (buyer), số điện thoại, địa chỉ, fax

- Mã số hóa đơn chiếu lệ.

- Thông tin đơn hàng bao gồm loại hàng, thông số chi tiết, số lượng, giá thành.

- Thông tin về điều kiện thanh toán như thanh toán trước 100%, nhận hàng rồi thanh toán 100%, đặt cọc trước 30% còn 70% thanh toán ngay sau khi nhận hàng, thanh toán 50% và nhiều hình thức thanh toán khác. 

- Điểm gửi hàng đi (Port of Loading)

- Điểm gửi hàng đến bên mua (Port of Destination)

- Thời gian dự kiến hàng đến 

1.2. Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice (tên Tiếng Anh) hay còn được gọi là hóa đơn thương mại sau khi cả 2 bên mua và bên bán đã hoàn thành xong quá trình mua bán. 

Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) có giá trị về pháp lý, loại hóa đơn này được dùng để các cơ quan thuế kiểm soát về hoạt động mua bán giữa 2 bên. Ngoài ra, hóa đơn thương mại còn được dùng để nộp thuế và kê khai hải quan.

Commercial Invoice được xuất từ phía bên bán đến bên mua sau khi cả 2 bên đã hoàn thành các thủ tục. Trong hóa đơn thương mại cần có đầy đủ các thông tin về đơn hàng, thông số kỹ thuật, số lượng hàng hóa để các cơ quan thuế có thể nắm được mọi thông tin. 

Một số lỗi thường gặp trong việc lập hóa đơn thương mại:

- Trách nhiệm lập hóa đơn là của người bán. Tuy nhiên khi làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa thì người mua cần có trách nhiệm giải quyết về những thông tin cho cơ quan hải quan. 

Trong hóa đơn thương mại, một số lỗi có thể bị bỏ sót như:

- Một số thông tin về đơn hàng không đúng như hợp đồng, gộp quá nhiều mặt hàng vào chung 1 loại.

- Không hiển thị điều kiện giao hàng trong điều khoản.

- Người bán có chiết khấu cho người mua nhưng trong hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ hiển thị tổng giá trị hóa đơn.

2. Một số hình thức invoice phổ biến hiện nay

2.1. Invoice trực tiếp

Invoice trực tiếp còn được xem là loại hóa đơn xuất trực tiếp trên giấy tờ đã làm sẵn theo form mẫu hóa đơn. Bạn chỉ cần điền thông tin đơn giá sản phẩm đơn hàng bằng bút và có đóng dấu ký xác nhận. 

Mẫu hóa đơn trực tiếp này thường được áp dụng trong các cửa hàng, các công ty, loại thông hành từ trước đến nay với ưu điểm nhanh gọn lẹ tuy nhiên việc kê khai thuế rất mất thời gian.

2.2. Invoice điện tử

Invoice điện tử hay còn được gọi là hóa đơn điện tử, loại hóa đơn này đang trở nên thịnh hành hiện nay. Hóa đơn được lập đơn giản qua các phần mềm máy tính và ký xác nhận đóng dấu các cơ quan thuế. 

Một trong những ưu điểm của hóa đơn điện tử là đều tiện lợi gửi đến nhiều nơi thông qua địa chỉ email, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát và quản lý.

3. Tầm quan trọng của Invoice trong thời kỳ hội nhập toàn cầu

3.1. Đối với cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

Giúp người mua dễ dàng đối chiếu hóa đơn điện tử do người bán cung cấp.

Hóa đơn nhỏ gọn giúp tiết kiệm chi phí mực in, giấy in, lưu trữ hóa đơn, …

Tạo sự yên tâm cho người mua hàng, sau khi mua hàng người mua có thể tra cứu chính xác về thông tin hàng hóa và giá cả.

3.2. Đối với loại hình doanh nghiệp, cá nhân buôn bán

Việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về hóa đơn, dịch vụ giúp tạo nên môi trường kinh doanh lành mạnh, hợp pháp.

Tiết kiệm chi phí liên quan đến việc gửi, bảo quản hóa đơn, lưu trữ hóa đơn và giảm khả năng mất hóa đơn.

3.3. Đối với xã hội

Triển khai hóa đơn điện tử nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, cơ quan tài chính cũng như cơ quan nhà nước.

Thay đổi cách thức phục vụ người dân, tạo thuận lợi, giảm chi phí cho các doanh nghiệp.

Mang lợi ích cho xã hội như: tiết kiệm chi phí, tài nguyên, bảo vệ môi trường.

3.4. Đối với hệ thống toàn cầu hóa

Trong thời hiện đại, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội. Vấn đề áp dụng công nghệ thông tin với các tổ chức doanh nghiệp là gia tăng sự cạnh tranh, chủ động hội nhập, bắt kịp xu hướng với toàn cầu.

Thời đại kinh tế số là cơ hội để phát triển lĩnh vực kinh doanh, phối hợp cùng các doanh nghiệp trên toàn cầu. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể kết nối kinh doanh với doanh nghiệp trên thế giới thông qua mạng internet. Các thủ tục hành chính cần thiết đang dần được điện tử hóa, trong đó hóa đơn điện tử là thứ không thể bỏ qua.

Như vậy là những thông tin cần biết là Invoice là gì đã được giải đáp. Hy vọng bạn đọc có được trải nghiệm tuyệt vời với bài viết này. Đừng quên thường xuyên theo dõi các bài viết mới nhất của vieclam123.vn để khám phá nhiều kiến thức thú vị nha.