1. PO là gì?

PO là viết tắt của cụm từ Purchase Order, dịch ngắn gọn sang tiếng Việt có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng là loại giấy tờ nhằm xác nhận chính thức đơn hàng được đặt bởi một cá nhân hay tổ chức cụ thể nào đó. 

Nội dung của đơn đặt hàng bao gồm một số thông tin cụ thể như sau:

• Thông tin của bên bán

• Thông tin bên mua: tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, email,...

• Thông tin về sản phẩm: tên sản phẩm, số lượng, đơn giá

• Thông tin về thời gian giao hàng/nhận hàng

• Các điều khoản về thanh toán và hình thức vận chuyển

• Mã số đơn hàng

PO được sử dụng phổ biến trong cuộc sống hiện nay, ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực. Cụ thể, PO sẽ rất hữu ích trong việc tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng, tìm kiếm những dịch vụ, tiện ích. Đơn đặt hàng cũng có ích trong việc tìm hiểu về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp tối ưu hóa trải nghiệm mua hàng của khách. 

Trong một số lĩnh vực khác, PO cũng có nghĩa và được hiểu như sau:

• Trong ngành bưu chính viễn thông: PO là “bưu điện” nơi thực hiện việc tiếp nhận và vận chuyển thư từ

• Trong thanh toán: PO là “Payoneer” là loại thẻ cho phép người dùng rút tiền từ tài khoản Paypal. 

2. Tầm quan trọng của PO trong mua bán hàng hóa

PO đóng vai trò quan trọng trong việc mua bán hàng hóa. Cụ thể:

Thứ nhất, PO cho phép khách hàng đặt kỳ vọng rõ ràng, làm rõ yêu cầu với nhà cung cấp. Người mua hàng ghi rõ yêu cầu với nhà cung cấp để nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu. Trong trường hợp sản phẩm gửi đến không đúng với yêu cầu, cả hai bên có thể làm việc với nhau dựa trên PO đã thiết lập sẵn.

Thứ hai, PO giúp doanh nghiệp, đơn vị cung cấp dễ dàng quản lý đơn hàng. Khi có quá nhiều đơn đặt hàng, việc ghi chép chúng và lập thành những chứng từ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp xử lý đơn hàng tốt hơn, không để xảy ra trường hợp sót đơn hàng hoặc giao hàng nhầm, không đúng yêu cầu cho khách hàng. Người bán hàng có thể hỗ trợ nhau hoàn thành các đơn hàng và quản lý, theo dõi đơn hàng hiệu quả hơn.

Thứ ba, PO giúp đơn vị bán hàng có thể quản lý ngân sách một cách khôn ngoan hơn. Người bán có thể dễ dàng tính toán được doanh thu dựa trên các đơn hàng có sẵn. Người mua cũng có thể công các khoản chi phí cần trả để hạch toán vào ngân sách, từ đó có giải pháp để chi tiêu khôn ngoan hơn. 

Thứ tư, có PO, hai bên sẽ có trách nhiệm hơn trong việc mua bán hàng hóa bởi PO có sự ràng buộc về mặt pháp lý, yêu cầu các bên phải thực hiện đúng các điều khoản. Nếu một trong hai bên hủy đơn hàng thì cần có sự đồng ý của bên còn lại, nếu không phải thực hiện bồi thường theo thỏa thuận từ trước đó. 

Thứ năm, đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, PO giúp cho hoạt động kiểm toán được thực hiện suôn sẻ hơn. Các kiểm toán viên sẽ không thể bắt bẻ doanh nghiệp khi thấy đầy đủ những hóa đơn, chứng từ đảm bảo doanh nghiệp có sự chi tiêu hợp lý, doanh thu rõ ràng, không có nghi ngại gì về mặt tài chính. 

Nếu các bạn yêu thích công việc tư vấn bán hàng thì hãy vào Vieclam123 tìm việc làm và tạo CV bán hàng ngay nhé.

3. Phân biệt PO và Invoice

PO được hiểu là đơn đặt hàng, trong khi Invoice là hóa đơn mua hàng. Đây đều là hai loại giấy tờ được thiết lập để thể hiện những sản phẩm doanh nghiệp cung cấp cho người mua hàng. Tuy nhiên PO và Invoice là hai loại giấy tờ khác nhau, đóng vai trò khác nhau.

Để biết được những điểm khác nhau đó, trước tiên hãy cùng Vieclam123 tìm hiểu Invoice là gì nhé.

Invoice là hóa đơn bán hàng, là giấy tờ được gửi bởi người cung cấp tới người mua sản phẩm, dịch vụ. Hóa đơn bán hàng nêu rõ số tiền mà người mua hàng phải thanh toán, đồng thời cũng thể hiện số tiền mà doanh nghiệp được cộng vào doanh thu. 

Nội dung của hóa đơn bán hàng thường có các thông tin như sau:

• Thông tin người bán hàng: bao gồm tên, địa chỉ

• Thông tin về sản phẩm: bao gồm tên sản phẩm, số lượng, giá tiền

• Thông tin về dịch vụ từ người bán hàng: ví dụ như chiết khấu, giảm giá, giảm voucher,...

• Ngày tạo hóa đơn

• Mã hóa đơn

Sau khi đã hiểu Invoice là gì? bạn đã có thể phân biệt được PO và Invoice rồi chứ? 

Giống nhau:

• PO và Invoice đều là thỏa thuận được thực hiện bởi người mua và người bán, các hành động đã được đưa ra đều cần được thực hiện

• PO và Invoice đều bao gồm các thông tin cơ bản như chi tiết các sản phẩm, thông tin người bán hàng, thời gian cung cấp sản phẩm, hình thức thanh toán,..

• Hai loại giấy tờ này đều có ích cho doanh nghiệp trong công tác kế toán

Khác nhau:

Như vậy, trên đây là giải thích của Vieclam123.vn về “PO là gì”. Hy vọng bài viết đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích để hiểu về loại chứng từ quan trọng này. Chúc các bạn thành công trong cuộc sống!

>> Xem thêm tin: OEM là gì? Tìm hiểu ý nghĩa của hàng OEM trên thị trường