1. Xin thôi việc có cần làm hồ sơ hay không?

Hiện tại, ngoài ứng viên xin việc thì những người muốn xin nghỉ việc vẫn phải làm hồ sơ bình thường. Đó là quy định của mỗi tổ chức doanh nghiệp đưa ra nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin một cách chặt chẽ.

Không chỉ doanh nghiệp lớn, ngay cả những tổ chức kinh doanh nhỏ lẻ cũng yêu cầu nhân viên phải hoàn tất hồ sơ xin thôi việc nếu có ý định chấm dứt hợp đồng.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng về việc làm hồ sơ xin nghỉ việc, vậy nên nếu đang có ý định này thì bạn cần tìm hiểu thật kỹ quy trình cũng như thủ tục cần thiết để hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng.

Trước khi tìm hiểu về quy trình xin nghỉ việc, bạn nên tìm hiểu các thành phần tham gia trong hồ sơ xin nghỉ. Hồ sơ này sẽ bao gồm những giấy tờ gì? Đáp án sẽ được làm rõ ở nội dung bên dưới.

2. Hồ sơ xin thôi việc gồm những gì?

Một bộ hồ sơ xin thôi việc chính là giải pháp để chấm dứt tất cả những khúc mắc của bạn đối với doanh nghiệp hiện tại. Đó cũng là quyết định quan trọng và có ảnh hưởng nghiêm trọng đối với sự nghiệp của mỗi người cho nên trước khi quyết định thì bạn cần suy nghĩ thật kỹ về vấn đề này.

Về cơ bản, hồ sơ xin nghỉ việc cũng không quá phức tạp, tất cả những gì ứng viên cần chuẩn bị là mẫu đơn xin nghỉ việc với đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó là thực hiện theo quy trình nghỉ việc mà công ty yêu cầu.

Mỗi ứng viên khi có ý định nghỉ việc buộc phải có đơn xin nghỉ việc nộp tới các phòng ban liên quan như Quản lý trực tiếp, gửi tới phòng Nhân sự để được giải quyết yêu cầu cũng như đảm bảo các quyền lợi cá nhân.

Hiện tại, dường như mỗi doanh nghiệp đều ban hành mẫu đơn xin nghỉ việc nhất định, theo đó khi có ý định nghỉ thì nhân viên chỉ cần tới bộ phận nhân sự sau đó lấy mẫu và viết theo các gợi ý bên trong là được.

Tuy nhiên sau khi viết đơn xin nghỉ việc, bạn còn phải chấp hành một số quy định khác. Vậy đó là quy trình gì mời bạn tìm hiểu thông tin ở nội dung bên dưới.

3. Hướng dẫn quy trình và thủ tục làm hồ sơ xin thôi việc

Quy trình và thủ tục làm hồ sơ xin thôi việc xét về mặt lý thuyết thì có phần rườm rà nhưng trên phương diện thực hành thì lại khá đơn giản và nhanh chóng. Bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn đối với quy trình sau đây và áp dụng cho chính xác thì yêu cầu sẽ sớm được giải quyết.

3.1. Viết đơn xin thôi việc và nộp lại nơi quy định

Như tôi đã nói, khi có ý định nghỉ việc thì nhân viên sẽ tới phòng Nhân sự để xin tờ đơn mẫu, sau đó điền thông tin theo yêu cầu trong đó, lưu ý là không bỏ sót thông tin nếu không sẽ không được chấp nhận.

Tiếp theo gửi đơn tới quản lý trực tiếp, khi được chấp nhận thì gửi nhân sự để được xác nhận yêu cầu nghỉ việc.

Khi viết đơn xin nghỉ việc, người lao động cần lưu ý thời gian bắt đầu nghỉ. Theo luật thì số ngày bắt đầu nghỉ kể từ khi đơn được duyệt phải đảm bảo yêu cầu theo Bộ Luật Lao động ban hành. Cụ thể:

- Với những hợp đồng lao động có thời hạn từ 12 - 36 tháng thì ngày nghỉ sẽ là khi kết thúc 30 ngày kể từ ngày viết đơn xin nghỉ việc trước thời hạn và được duyệt

- Với những hợp đồng lao động dưới 12 tháng thì cần viết đơn trước 3 ngày

- Những hợp đồng không xác định thời hạn cần viết đơn trước 45 ngày

3.2. Quản lý xem xét đề nghị thôi việc của nhân viên và duyệt

Trưởng phòng sẽ là người có thẩm quyền xét duyệt đơn xin nghỉ việc của nhân viên, tuy nhiên nếu dưới trưởng phòng còn có các chức danh quản lý khác thì nhân viên cần phải đưa họ xác nhận trước khi gửi lên trưởng phòng.

Trưởng hợp người viết đơn xin thôi việc nắm giữ chức danh quản lý hoặc trưởng phòng thì khi viết đơn xin nghỉ phải nộp lên giám đốc để được xét duyệt đúng quy trình.

Trong trường hợp quản lý không thể xử lý hay xét duyệt đơn xin nghỉ việc của nhân viên thì phải phối hợp với Nhân sự để giải quyết.

Kể từ khi nhận được đơn xin nghỉ việc của nhân viên không quá 2 ngày, quản lý sẽ phải trả đơn kèm theo kết quả được xét duyệt hay không cho nhân viên, nếu không được duyệt cũng nêu rõ lý do để họ viết lại.

3.3. Nhân sự xác nhận yêu cầu xin nghỉ và thanh lý hợp đồng cho nhân viên

Khi viết xong đơn xin nghỉ việc, người lao động sẽ nộp lại cho phòng nhân sự. Lúc này nhân viên phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm trao đổi trực tiếp với các quản lý để xác nhận lại tâm tư, nguyện vọng của các nhân viên đó.

Kể từ ngày nhận đơn xin nghỉ việc, nhân sự sẽ giải quyết yêu cầu cho tới khi hoàn thành không quá 3 ngày.

Đối với những trường hợp được đồng ý, chấp thuận cho nghỉ việc thì nhân viên phòng nhân sự sẽ chuyển lá đơn xin thôi việc cho Giám đốc và kèm theo phương án thay thế. Lưu ý rằng thời gian chuyển đơn cho Giám đốc không quá 4 ngày tính từ khi nhận đơn.

Giám đốc duyệt và ký đơn xin nghỉ việc của người lao động, nhân sự của công ty sẽ có trách nhiệm tổ chức công tác thanh lý hợp đồng cho công nhân viên. Nội dung thanh lý bao gồm:

- Người lao động cần đảm bảo hoàn tất các thủ tục lẫn công việc dang dở trước khi chính thức nghỉ việc, đảm bảo theo các điều khoản trong biên bản bàn giao công việc.

- Đối với các công cụ dụng cụ, người lao động nghỉ việc cần bàn giao và lập biên bản bàn giao cho quản lý trực tiếp của mình

- Với hồ sơ, người lao động nghỉ việc cũng có trách nhiệm bàn giao và lập biên bản bàn giao theo mẫu đính kèm của quy trình này

- Cuối cùng, người lao động phải gửi kèm theo bản cam kết nghỉ việc

3.4. Ban hành quyết định nghỉ việc và thanh toán các chế độ còn lại

Công tác thanh lý hợp đồng lao động, phòng nhân sự sẽ lập biên bản thanh lý nghỉ việc và trình lên Giám đốc ký.

Quyết định nghỉ việc này sẽ được gửi trực tiếp tới người xin nghỉ, quản lý bộ phận và lưu giữ ở phòng nhân sự 1 bản. Đồng thời chuyển cho phòng Tài chính - Kế toán 1 bản làm căn cứ thanh toán cho người lao động nghỉ việc.

Phòng Tài chính - Kế toán sẽ có trách nhiệm phối hợp với phòng nhân sự để lập bảng thanh toán cho người lao động nghỉ việc, sau đó trình lên Giám đốc duyệt. Việc thanh toán chỉ được diễn ra khi phòng Tài chính - Kế toán nhận được đầy đủ hồ sơ xác nhận từ phòng nhân sự chuyển sang. Cũng chính phòng tài chính - Kế toán sẽ liên hệ trực tiếp với người lao động xin nghỉ việc để hoàn tất thủ tục thanh toán các khoản.

Trong trường hợp người lao động nghỉ việc còn có thắc mắc về quyền lợi thì phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm giải quyết và tiến hành lập báo cáo rồi gửi lên Giám đốc theo báo cáo hàng tuần vẫn thường làm.

4. Lưu ý khi làm hồ sơ xin nghỉ việc

Mặc dù người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng điều đó không có nghĩa là họ được chủ động về mặt thời gian, muốn nghỉ lúc nào thì nghỉ. Nghỉ việc không đúng quy định hoặc không có hồ sơ xin nghỉ sẽ để lại một số những hậu quả đáng tiếc. Cụ thể như sau:

Thứ nhất, người lao động xin nghỉ việc không có hồ sơ xin nghỉ việc hoặc không tuân thủ đúng quy trình của doanh nghiệp thì sẽ không nhận được tiền trợ cấp thôi việc.

Thứ hai, người lao động xin nghỉ việc không có hồ sơ hợp lệ thì sẽ phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương dựa theo hợp đồng lao động, ngoài ra còn thêm một khoản tiền tương ứng với tiền lương được quy định trong hợp đồng đối với những ngày không báo trước.

Thứ ba, người lao động trong trường hợp này sẽ phải hoàn trả cho người sử dụng lao động toàn bộ các chi phí đào tạo được quy định tại Bộ luật Lao động Điều 62.

Chưa hết, có một số công ty cũng đưa ra một số quy định cụ thể về trường hợp nghỉ sai quy định và cho người lao động ký trước khi nhận việc. Trong trường 

người lao động không tuân thủ theo các điều khoản đó thì sẽ phải bồi thường theo quy định.

Chuẩn bị hồ sơ xin nghỉ việc là một trong những thủ tục bắt buộc dành cho những người lao động có ý định xin nghỉ việc. Phải thực hiện nghiêm túc với quy trình bày nếu như bạn không muốn mất đi những quyền lợi vốn dĩ là của mình.Hy vọng với những chia sẻ vieclam123 mang lại, những ai có ý định thôi việc thì sẽ sớm hoàn tất thủ tục để thỏa mãn nhu cầu bản thân.