1. Giải nghĩa về hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng được viết tắt với cụm từ tiếng anh quality management system (QMS), đây là một hệ thống được hợp thức hóa bao gồm quy trình, trách nhiệm, thủ tục để từ đó đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng.

Hệ thông quản lý chất lượng giúp điều phối, định hướng các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng, quy định cũng như nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của một nền tảng liên tục.

Hiện nay, hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng dựa trên Bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Đây là một tập hợp các tiêu chuẩn đã được quốc tế công nhận nhằm tạo ra quy tắc, quy trình, thủ tục có thể cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng và duy trì bởi Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế và được đa số các thành viên trong tổ chức yêu cầu và chấp nhận. Giờ đây, tiêu chuẩn này đã được quốc tế công nhận và trở thành tiêu chuẩn trong quá trình sử dụng trên toàn thế giới.

2. Các mục đích của hệ thống QMS

Hệ thống quản lý chất lượng là một tiêu chuẩn quốc tế, phục vụ nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

Cải tiến quy trình.

Giảm thiểu lãng phí.

Giảm thiểu chi phí .

Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo của một doanh nghiệp.

Giúp thu hút nhân viên.

Thiết lập, tạo định hướng phát triển doanh nghiệp.

3. Những lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) giúp đem lại những lợi ích tích cực cho doanh nghiệp. Nó không chỉ tác động đến hoạt động sản xuất mà còn đem lại những hiệu quả kinh tế cho một doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có mục tiêu phát triển trong tương lai.

Đi sâu vào vấn đề này, ta thấy lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng trực tiếp của nhu cầu khách hàng. Để từ đó, giúp tạo niềm tin của khách hàng cho doanh nghiệp, nhờ đó giúp doanh nghiệp có nhiều khách hàng hơn, nhanh chóng tiêu thụ được hàng hóa, tăng tỷ lệ phần trăm số khách hàng quay lại với doanh nghiệp.

Nhờ có hệ thống quản lý chất lượng, các yêu cầu của doanh nghiệp đều dễ dàng được đáp ứng. Để từ đó, giúp cho nhân viên trong công ty đảm bảo tuân thủ các quy định. Hoạt động kinh doanh trở nên trơn tru, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ theo cách hiểu quả nhất. Không những vậy, hệ thống QMS còn giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận, tạo sự mở rộng tài nguyên, để từ đó giúp doanh nghiệp tăng trưởng qua từng thời kỳ.

Ngoài những lợi ích tổng thể của một doanh nghiệp, hệ thống MSI còn giúp truyền đạt giữa các cấp quản lý, giữa quản lý và nhân viên, giúp thông tin nhận được trở nên rõ ràng cụ thể. Để từ đó, giúp doanh nghiệp đạt được các kế hoạch đã đề ra, ngăn ngừa các sai sót, các quy trình hoạt động diễn ra liên tục, tránh sự ngắt quãng. Các cấp quản lý dễ dàng kiểm soát từng công đoạn, nhanh chóng cải tiến, đạt được các yêu cầu của doanh nghiệp.

4. Quy tắc của hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

4.1. Tập trung vào khách hàng

Trong hệ thống quản lý chất lượng, khách hàng là yếu tố then chốt mà doanh nghiệp cần phải quan tâm, tập trung, sâu sát vấn đề. Tập trung vào khách hàng sẽ bao gồm cả nhu cầu của khách hàng và dịch vụ của khách hàng.

Ở quy tắc này, doanh nghiệp cần hiểu khách hàng hơn cả khách hàng hiểu doanh nghiệp, biết được các sự thật ngầm hiểu, họ cần những gì và cần khi nào. Không chỉ cố gắng các mong đợi từ khách hàng, doanh nghiệp cần phải cần phải làm những gì tốt nhất, vượt xa sự kỳ vọng của khách hàng.

Để có thể tập trung vào khách hàng một cách tổng quan, dễ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ cần có lộ trình, hiểu các nhu cầu, mong muốn của khách hàng ở cả hiện tại và tương lai.

Không những vậy, doanh nghiệp cần sắp xếp thứ tự mục tiêu theo mức độ ưu tiên, dựa trên nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. Không chỉ đáp ứng được các yêu cầu hiện tại của khách, mà còn có sự quản lý, đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, để từ đó có thể đánh giá một cách tổng quan, chính xác nhất.

Sau khi làm được những điều trên, doanh nghiệp nên có các sơ đồ để dễ dàng quản lý, phân tích các mối quan hệ khách hàng để giúp hiểu rõ khách hàng hơn.

4.2. Quy tắc lãnh đạo

Quy tắc này nhấn mạnh vào sự chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức, doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nên có các mục tiêu rõ ràng để từ đó giúp nhân viên tham gia một cách tích cực và dễ dàng đạt được các mục tiêu đó. Lãnh đạo là người đưa các phương hướng, muc tiêu của doanh nghiệp, do vậy, lãnh đạo có vai trò cực kỳ quan trọng, không thể dễ dàng bị thay thế.

4.3. Nhân lực và quy trình

Để tạo nên sự thành công của một tổ chức doanh nghiệp, tất cả các nhân viên đều cần phải cố gắng tạo dựng, góp một phần công sức ở trong đó. Giờ đây, chất lượng của một doanh nghiệp không chỉ tập trung vào phòng cải tiển, đảm bảo chất lượng, mà nó đã trở thành chất lượng của tất cả các thành viên trong một tổ chức.

Để toàn bộ nhân viên có thể cùng chung sức, cần phải có một quy trình công việc cụ thể. Tất cả mọi thứ trong một tổ chức đều có thể tạo thành một quy trình, mọi hoạt động đều có sự rõ ràng ở khâu đầu vào và đầu ra. Nhờ tập trung vào quy trình, doanh nghiệp dễ dàng loại bỏ những thứ lãng phí, tập trung vào những điều thực sự cần thiết.

4.4. Quyết định dựa trên bằng chứng và liên tục cải tiến

Chất lượng của một sản phẩm, của một tổ chức không được dựa trên những suy nghĩ cá nhân, những suy đoán, nó được dựa vào dữ liệu và bằng chứng cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp có thể từng bước cải tiến các quy trình để dần tiến tới sự hoàn thiện.

Không chỉ vậy, doanh nghiệp cần đề ra sự cải tiến liên tục là một mục tiêu kinh doanh tích cực. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng được hiệu suất, nắm bắt được cơ hội và linh hoạt trong tổ chức.

4.5. Quản lý các mối quan hệ đối tác, khách hàng

Ở quy tắc này, doanh nghiệp sẽ cần có sự chọn lọc, đánh giá, chọn lựa các nhà cung cấp nhằm kiểm soát các chi phí. Để từ đó có thể tối ưu hóa nguồn lực, tạo nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Khi thiết lập mối quan hệ với khách hàng cần quan tâm cả yếu tố dài hạn và ngắn hạn. Sẵn sàng chia sẻ kiến thức, thông tin, nguồn tài nguyên với các đối tác.

5. Các yêu cầu và yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng

Để có thể đạt được các mục tiêu chung, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tổ chức, hệ thống này cần có các yêu cầu sau:

Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của một tổ chức.

Các sổ tay chất lượng.

Tiến trình thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ.

Quản lý các dữ liệu, đồng thời có quy trình đánh giá sơ bộ.

Tạo sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng đến số lượng sản phẩm.

Liên tục phân tích chất lượng và cải tiển liên tục.

6. Cách nhận biết hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả

Để có thể đánh giá sự hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, chúng ta cần có sự so sánh dữ liệu sau khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng trước và sau khi thực hiện. Đồng thời, chúng ta cần xem xét các yếu tố cần cải thiện tức thì và các yếu tố chưa cần thiết.

Không những vậy, chúng ta có thể cải thiện sâu một số lĩnh vực, xem xét các dữ liệu để tìm hiểu những yếu tố làm ảnh hưởng đến hiệu suất của công ty. Nếu không thể truy suất hay thay đổi dữ liệu để có thể phân tích mục tiêu kinh doanh, thì có thể điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với mục tiêu.

Để nhận biết hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được các yêu cầu và mong đợi từ khách hàng, chúng ta có thể dựa vào cơ sở dữ liệu phản hồi từ khách hàng. Một cuộc khảo sát ngắn về sự trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng có thể giúp biết được chất lượng từ hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

Trên đấy chính là các thông tin cần thiết về hệ thống quản lý chất lượng của một doanh nghiệp. Đọc đến đây, chắc các bạn đã hiểu hệ thống quản lý chất lượng là gì, chúng tôi sẽ tiếp tục đồng hành và cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích ở các bài đăng tiếp theo.