Nếu chưa biết phải thực hiện như thế nào, ghi chép nội dung ra sao trong văn bản xác nhận ngày công này, vậy thì đừng bỏ qua những thông tin hữu ích mà vieclam123.vn chia sẻ ngay sau đây nhé.

1. Bạn đã thực sự hiểu rõ về giấy xác nhận ngày công làm việc?

Thực chất, giấy xác nhận ngày công làm việc chính là một trong những văn bản hành chính xuất hiện ở mỗi doanh nghiệp. Mẫu văn bản này do người phụ trách chấm công nhân viên tiến hành thực hiện nhằm mục đích ghi nhận ngày công làm việc cho những người lao động có yêu cầu.

Hoặc ở một số doanh nghiệp còn theo dõi và chấm công nhân viên theo phương pháp thủ công, chính vì vậy mà bộ phận nhân sự cũng phải tiến hành lập giấy xác nhận ngày công để có căn cứ tính lương cuối tháng.

Trường hợp phải sử dụng giấy xác nhận ngày công làm việc có thể thường xuyên hoặc không thường xuyên. Nó phụ thuộc vào một hình thức hoạt động của doanh nghiệp bạn đang làm.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Nội dung cơ bản của mẫu đơn xin nâng lương trước thời hạn

2. Vai trò của giấy xác nhận ngày công làm việc là gì?

Giấy xác nhận ngày công làm việc được coi là giấy tờ quan trọng đối với người lao động, chính vì thế nó cần phải được thể hiện một cách rõ ràng, chỉn chu và chính xác.

Dựa vào mẫu giấy xác nhận ngày công làm việc, kế toán sẽ có căn cứ và cơ sở để tính lương cho người lao động vào cuối tháng. Thông tin càng chính xác, việc tính lương càng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Ngược lại, nếu như giấy xác nhận này có nhầm lẫn hoặc sai lệch thông tin, chắc chắn người lao động sẽ phải phản ánh và yêu cầu được giải trình.

Muốn giấy xác nhận ngày công làm việc thiết lập đúng và chuẩn xác nhất, hãy theo dõi những hướng dẫn bên dưới và áp dụng theo bạn nhé.

3. Những nội dung cơ bản trong giấy xác nhận ngày công

Mẫu giấy xác nhận ngày công làm việc cũng có bố cục 3 phần tương tự như những mẫu văn bản hành chính khác. Tuy nhiên nội dung thể hiện bên trong sẽ khác nhau. Sau đây sẽ là hướng dẫn chi tiết nội dung mẫu giấy xác nhận này, theo dõi để biết cách hoàn thiện nó bạn nhé.

3.1. Nội dung phần đầu trong giấy xác nhận ngày công làm việc

Phần mở đầu vẫn là nội dung quen thuộc, bao gồm Quốc hiệu và Tiêu ngữ, Tên văn bản xác nhận ngày công và Ngày tháng năm thiết lập văn bản. Các yếu tố này cần được trình bày theo quy tắc như sau:

Thứ nhất, với Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Đây là thành phần dường như xuất hiện ở tất cả các văn bản hành chính nói chung và các mẫu giấy xác nhận nói riêng. Chính vì thế nó phải tuân theo quy định hay những nguyên tắc nhất định.

Cụ thể, bạn cần trình bày dòng Quốc hiệu ở trên cùng, viết in hoa toàn bộ và có thể in đậm. Còn lại dòng Tiêu ngữ, trình bày ngay dưới Quốc hiệu, căn giữa và chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi cụm từ.

Thứ hai, thông tin về Ngày tháng năm thiết lập giấy xác nhận. Đây cũng là thành phần quan trọng xuất hiện ngay trên đầu văn bản, bạn phải ghi đúng ngày thiết lập giấy xác nhận này để dễ dàng đối chiếu sau này.

Thứ ba, Tiêu đề của mẫu giấy xác nhận công làm việc cần trình bày to, rõ ràng, nó phải được căn giữa và in đậm để trở nên nổi bật.

3.2. Nội dung chính của giấy xác nhận ngày công làm việc

Kết thúc phần mở đầu khá nhẹ nhàng, chúng ta hãy cùng nhau chuyển sang phần nội dung chính, chắc hẳn đây cũng là phần mà nhiều người quan tâm nhất khi trình bày văn bản này.

Các thông tin mà bạn cần để chúng xuất hiện trong mẫu giấy xác nhận ngày công làm việc bao gồm:

- Đơn vị làm việc: Ghi rõ phòng ban, tên doanh nghiệp xác nhận vào mục này

- Địa chỉ: Ghi theo địa chỉ mà doanh nghiệp đang đặt trụ sở chính, hoặc địa chỉ nơi người xét duyệt đang làm việc

- Họ tên người được xác nhận: Ghi rõ họ tên người lao động cần được xác nhận ngày công làm việc

- Ngày tháng năm sinh: Mục này là Ngày tháng năm sinh của người lao động được xác nhận ngày công làm việc

- Số chứng minh nhân dân kèm Ngày cấp và Nơi cấp: Ghi chính xác, rõ ràng theo giấy tờ của người lao động

- Loại hợp đồng lao động của người lao động: Ghi rõ là lao động chính thức hay  lao động thời vụ

- Nơi làm việc: Đây là phần địa chỉ làm việc dành cho người lao động, vậy nên bạn cần ghi rõ đơn vị kèm theo địa chỉ văn phòng họ làm việc nhé. Trường hợp đi công tác cũng ghi rõ địa chỉ làm việc của ngày cần xác nhận công.

- Nhiệm vụ được phân công: Nhiệm vụ được phân công ngày cần xác nhận công là gì?

- Thời gian làm việc: Nêu rõ thời gian làm việc, cụ thể là thời gian cần xác nhận ngày công của người lao động vào mục này

3.3. Nội dung phần kết giấy xác nhận ngày công làm việc

Sau khi trình bày hết các vấn đề chính, bạn cần kết thúc giấy xác nhận ngày công làm việc bằng mục chữ ký. Tuy nhiên phần chữ ký này chỉ dành cho Người đại diện cho công ty và có thẩm quyền xử lý, nếu chỉ là người phụ trách kê khai hay nhân viên nhân sự thì tuyệt đối không ký xác nhận vào giấy tờ này nhé.

Xem thêm: Mẫu quyết định tăng lương được xây dựng nội dung như thế nào?

4. Lưu ý hình thức trình bày giấy xác nhận ngày công làm việc

Trên thực tế, nhiều nhân viên phụ trách mặc dù đã biết cách trình bày nội dung giấy xác nhận ngày công làm việc chuẩn thế nhưng vẫn bị cấp trên yêu cầu làm lại bởi mắc một số lỗi cơ bản không thể chấp nhận. Vậy đó là những lỗi nào và cách khắc phục ra sao? Mời tham khảo nội dung chi tiết bên dưới nhé.

4.1. Giấy xác nhận ngày công làm việc cần có thông tin chuẩn xác

Vì liên quan tới lợi ích của người lao động, cho nên mẫu giấy xác nhận ngày công làm việc cần phải chính xác tuyệt đối. Đây là dữ liệu cũng là căn cứ quan trọng giúp kế toán trả lương cho người lao động, đồng thời không phát sinh bất cứ nhầm lẫn hay sai sót nào liên quan tới công tác này.

4.2. Tránh trình bày lan man hoặc thiếu nội dung

Lan man hay dài dòng đều là những điều nên tránh bởi vì nó không phù hợp với mẫu giấy xác nhận ngày công làm việc này. Khi trình bày dài dòng, người tiếp nhận sẽ khó xác định đâu là vấn đề chủ chốt và quan trọng, từ đó kéo dài công tác xét duyệt và ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi người lao động.

4.3. Lưu ý lỗi chính tả trong văn bản

Bất cứ một văn bản nào cũng không thể xuất hiện lỗi chính tả bởi nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của người thiết lập. Vậy nếu như không muốn bị đánh giá thấp, bạn nên chú trọng tới hình thức trình bày, đặc biệt là lỗi chính tả trong mẫu giấy xác nhận ngày công làm việc này.

Để đảm bảo không mắc phải, sau khi trình bày xong hãy rà soát lại toàn bộ nội dung của văn bản, phát hiện lỗi và chỉnh sửa trước khi nộp nó lên Lãnh đạo cấp trên.

Giấy xác nhận ngày công làm việc chứa nội dung đơn giản, ngắn gọn chính vì vậy khi trình bày hãy chú ý một chút để không mất nhiều thời gian thiết lập nó bạn nhé. Mong rằng với những chia sẻ hữu ích trên đây, mỗi người sẽ biết cách soạn thảo và điền nội dung chuẩn xác cho mẫu giấy xác nhận ngày công này.