1. Luôn chú trọng đến bảo mật

Bảo mật chính là điều cơ bản nhất trong các cách quản lý data khách hàng được đề cập đến trong bài viết hôm nay. Mỗi lần vi phạm dữ liệu đều sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Bảo mật data của khách hàng bảo gồm bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng, chẳng hạn như số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ nhà riêng, địa chỉ công ty…

Bảo mật data khách hàng cũng là một cách để doanh nghiệp củng cố niềm tin nơi khách hàng. Hơn nữa, điều này cũng giúp cho doanh nghiệp tránh được những sự cố hay rắc rối phát sinh liên quan đến rò rỉ thông tin khách hàng.

2. Xây dựng niềm tin nơi khách hàng

Mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp được xây dựng dựa trên cơ sở sự tin tưởng. Khách hàng quyết định gắn bó với một thương hiệu dựa trên chất lượng và giá trị của thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp. Đó chính là niềm tin và doanh nghiệp cần phải nỗ lực rất nhiều mới có thể xây dựng, củng cố niềm tin ấy.

Ngoài ra, nếu muốn thu thập thông tin của khách hàng thì doanh nghiệp cần thực hiện một cách công khai và minh bạch. Bên cạnh đó thì vấn đề đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin của người tiêu dùng.

Nếu bạn còn nhớ thì vào năm 2018, sau khi dữ liệu của khoảng 50 triệu người dùng Facebook đã bị rò rỉ khiến cho số lượng người sử dụng Facebook giảm đi một cách đáng kể. Đó chính là hậu quả khi đánh mất niềm tin nơi khách hàng.

3. Chỉ thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết

Bão hòa dữ liệu không phải là một tín hiệu tốt. Trên thực tế, có quá nhiều dữ liệu cũng có thể là nguồn căn của một số vấn đề. Theo một cuộc điều tra thì lượng data khách hàng bị bỏ phí lên tới hơn 60%. Chưa kể công việc quản lý data khách hàng có thể gặp khó khăn khi những dữ liệu không cần thiết chiếm tỷ trọng lớn.

Chính vì thế doanh nghiệp cần xác định đúng những dữ liệu khách hàng cần thiết để thu thập và quản lý một cách dễ dàng hơn. Doanh nghiệp chỉ nên thu thập data của khách hàng để phục vụ cho các chiến lược kinh doanh nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

4. Ứng dụng công nghệ trong quản lý data khách hàng

Sự phát triển của công nghệ hỗ trợ cho các doanh nghiệp trên nhiều phương diện, trong đó cũng bao gồm cả quản lý data khách hàng. Phương pháp sử dụng bảng tính để lưu trữ và quản lý data đã không còn thực sự phù hợp với tình hình hiện nay.

Đa số các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm quản lý data khách hàng hoặc quản lý data khách hàng trên CRM. Những công cụ trên có thể quản lý data khách hàng một cách tự động, hơn nữa còn hỗ trợ phân tích thông tin và lập hồ sơ khách hàng. Không chỉ thế, các bộ phận marketing, sales, chăm sóc khách hàng… cũng được hưởng nhiều lợi ích từ phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng.

5. Sao lưu để tránh mất data khách hàng

Có vẻ như khá nhiều doanh nghiệp không hề ý thức được tầm quan trọng của việc sao lưu dữ liệu. Khả năng rò rỉ data, bị đánh cắp hay mất data khách hàng là luôn thường trực. Vì thế, doanh nghiệp cần chủ động sao lưu dữ liệu thường xuyên để có thể back up ngược trở lại nếu dữ liệu bị đánh cắp hoặc gặp sự cố trong quá trình quản lý data khách hàng.

Bên cạnh đó thì sao lưu luôn phải đi kèm với bảo mật, không chỉ bảo mật dữ liệu hiện đang khai thác mà còn phải bảo mật cả những dữ liệu đã được sao lưu.

6. Thường xuyên cập nhật và bổ sung data khách hàng

Data khách hàng có giá trị sử dụng lâu dài, tuy nhiên qua thời gian những thông tin mà doanh nghiệp thu thập được sẽ bị lỗi thời và hầu như không còn tác dụng gì. Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát và cập nhật lại dữ liệu khách hàng để có thể khai thác một cách hiệu quả hơn.

Theo các nghiên cứu kinh tế thì chỉ cần một năm thời gian là đủ để dữ liệu trở nên lỗi thời, thậm chí là chưa đến 1 năm cũng đã có nhiều dữ liệu lỗi thời không còn giá trị khai thác. Bài học ở đây đó là song song với thu thập, lưu trữ dữ liệu thì doanh nghiệp cần lên lịch định kỳ rà soát và cập nhật dữ liệu.

Một số thông tin dễ biến đổi theo thời gian như số điện thoại, địa chỉ nhà riêng, địa chỉ email… cần được cập nhật thường xuyên. Thông qua động thái này, những liên hệ không còn khả dụng cũng sẽ được loại bỏ đi để tránh lãng phí tài nguyên cho những dữ liệu không còn giá trị khai thác.

Đối với những doanh nghiệp dịch vụ xây dựng hồ sơ khách thì công tác cập nhật và bổ sung là một phần không thể thiếu trong cách quản lý data khách hàng, giúp cho hiệu quả khai thác hồ sơ của khách hàng được tăng cao, đồng thời cũng hỗ trợ cho việc sàng lọc ra khách hàng tiềm năng để tập trung chăm sóc.

7. Đào tạo cách quản lý data khách hàng

Đây là một động thái rất cần thiết, đặc biệt là trong các doanh nghiệp dịch vụ. Nhân viên được đào tạo bài bản sẽ tránh được những sự cố hy hữu trong quá trình làm việc với dữ liệu của khách hàng.

Không chỉ thế, nhân viên được đào tạo cách quản lý data khách hàng còn có được kỹ năng phân tích và khai thác dữ liệu, từ đó nâng cao hơn hiệu suất tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng, nhân viên sales và nhân viên marketing là những đối tượng cần được chú trọng đào tạo cách quản lý data khách hàng.

8. Cấp quyền truy cập để quản lý thông tin khách hàng

Quản lý data khách hàng và cấp quyền truy cập cần phải được tiến hành song song với nhau. Doanh nghiệp cần đảm bảo việc truy cập vào kho lưu trữ dữ liệu của khách hàng có thể được thực hiện tại bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào.

Hơn nữa, để tránh những sự cố phát sinh, doanh nghiệp cần thiết lập phân quyền truy cập dữ liệu. Tất cả những công cụ được sử dụng để lưu trữ, quản lý data của khách hàng đều cần đảm bảo tính bảo mật.

Trên đây, bài viết đã chia sẻ đến bạn đọc 8 cách quản lý data khách hàng nhằm đảm bảo nguồn data được an toàn và có giá trị khai thác trong các hoạt động của doanh nghiệp. Data của khách hàng được quản lý tốt vừa giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, lại vừa giúp doanh nghiệp đảm bảo được uy tín và niềm tin nơi khách hàng.