1. Hiểu thế nào về báo cáo quản trị

1.1. Định nghĩa về báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị là một bản báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về hoạt động của doanh nghiệp. Bản báo cáo này đóng góp một vai trò quan trọng, giúp những nhà quản lý, người lãnh đạo đưa ra các quyết định, điều hành nội bộ một doanh nghiệp.

Báo cáo quản trị còn được biết đến là bản báo cáo nội, không có tính pháp lý, không có mẫu cụ thể xây dựng bản báo cáo này. Toàn bộ hình thức, trình bày, nội dung của báo cáo sẽ được tạo ra tùy thuộc vào yêu cầu, quy định của từng doanh nghiệp, trong từng giai đoạn cụ thể.

Thông thường, báo cáo quản trị sẽ được xây dựng dựa trên chức năng của doanh nghiệp như báo cáo sản lượng – doanh thu, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tăng giảm tài sản cố định,… Ngoài các loại báo cáo trên, báo cáo quản trị còn được xây dựng dựa trên ngành của doanh nghiệp như báo cáo quản trị doanh nghiệp vận tải, báo cáo quản trị doanh nghiệp tài chính, báo cáo quản trị doanh nghiệp xây dựng.

1.2. Chức năng của các loại báo cáo quản trị trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp thuộc một ngành hay thuộc một loại lĩnh vực sẽ có cách báo cáo quản trị khác nhau. Tuy nhiên, ở bất kỳ kỳ doanh nghiệp nào cũng có 5 loại báo cáo quản trị như sau:

Báo cáo doanh thu: đây là một bản báo cáo đề cập đến vấn đề doanh thu của tổ chức nhằm tổng kết, ghi chép các nội dung liên quan đến tài chính doanh nghiệp của một tháng, một quý hay một năm.

Báo cáo chi phí: bản báo cáo này sẽ giúp người quản trị phân tích toàn bộ cơ cấu chi phí nhằm tối ưu, thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Báo cáo hàng tồn kho: ghi chép, tổng hợp tất cả các thông tin vật tư, hàng tồn kho, khối lượng hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ nhằm giúp người quản trị kiểm soát được số lượng hàng tồn kho ở mỗi tháng.

Báo cáo công nợ: Bản báo cáo này sẽ phản ánh thông tin của số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Từ các thông tin này, người lãnh đạo sẽ chủ động kiểm soát, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, khoản phải trả.

Báo cáo tài chính: báo cáo này sẽ giúp người đọc thấy được toàn bộ tình hình hoạt động của công ty như tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu, dòng tiền, doanh thu,…Thông thường, báo cáo này sẽ được công bố vào cuối mỗi quý hoặc mỗi năm.

2. Báo cáo quản trị có vai trò như thế nào?

2.1. Cung cấp thông tin cho nhà quản trị

Người quản lý hay lãnh đạo cần hiểu rõ tình hình hoạt động hiện tại của tổ chức thế nào để từ đó có thể đưa ra quyết sách, quyết định chính xác phù hợp với vị thế của doanh nghiệp. Đối với một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp đang có sự thay đổi lớn về mặt nhân sự, báo cáo quản trị sẽ giúp người lãnh đạo hiểu rõ toàn bộ tình hình hoạt động của công ty.

Ở các tập đoàn lớn, người lãnh đạo sẽ không tham gia trực tiếp vào từng hoạt động, từng quy trình của các ban ngành. Do vậy, bản báo cáo quản trị sẽ giúp họ hiểu rõ tình hình vận hành, hiệu suất làm việc của các bộ phận trong công ty.

2.2. Cung cấp dữ liệu kịp thời

Mỗi bản báo cáo quản trị sẽ đưa ra các số liệu, phản ánh chính xác tình hình vận hành mỗi năm của doanh nghiệp. Từ các số liệu này, người quản trị sẽ có cơ sở vững chắc để quyết định nhanh chóng ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp.

2.3. Cung cấp dữ liệu bên ngoài báo cáo tài chính

Thông thường, báo cáo tài chính của doanh nghiệp sẽ đưa ra các số liệu liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, chi phí. Nó được lập ra nhằm mục đích phục vụ bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo tình hình tài chính cho người người lãnh đạo công ty.

Tuy nhiên, mẫu báo cáo tài chính này mới chỉ đưa ra số liệu, chưa thể giúp người lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hoạt động công ty. Do vậy, các nhà lãnh đạo sẽ cần bản báo cáo quản trị. Các thông tin trong bản báo cáo này sẽ giúp người quản trị thấy được các mặt mà báo cáo tài chính chưa có. Để từ đây, người quản trị sẽ hiểu được tình hình hoạt động của công ty, đưa ra nhanh chóng chiến lược phát triển phù hợp.

3. Hướng dẫn cách xây dựng báo cáo quản trị doanh nghiệp

Để có thể thu thập, phân tích, tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban, báo cáo quản trị sẽ được tạo lập dựa trên những bước sau đây:

3.1. Xác định nhu cầu thông tin

Người tạo lập báo cáo sẽ cần trao đổi với người quản trị nhằm hiểu rõ nhu cầu thông tin để từ đây có thể xác định được mục tiêu báo cáo. Người lập báo cáo cần trả lời được các câu hỏi như báo cáo nhằm mục đích gì? Báo cáo cho ai? Thông tin nào cần phải có?,… Từ các câu hỏi này, người lập sẽ có “khung” cơ bản để tạo lập báo cáo.

3.2. Xác định nội dung báo cáo

Sau khi đã xác định được nhu cầu thông tin ở bước trên, người lập báo cáo sẽ bắt đầu định hướng, phân tích thông tin chính, phụ liên quan. Ngoài ra, người lập cũng cần chú ý trình bày báo cáo sao cho dễ nhìn, dễ hiểu, có thể truyền đạt toàn bộ tới người quản trị. Đây chính là bước tạo bố cục của báo cáo quản trị.

3.3. Thu thập, tổng hợp dữ liệu

Người tạo báo cáo sẽ cần có kế hoạch cụ thể, chi tiết để thu thập mọi nguồn dữ liệu từ các cấp, bộ phận khác nhau. Bên cạnh việc trả lời câu hỏi mà người quản trị quan tâm, nguồn dữ liệu này còn liên quan trực tiếp đến chiến lược, sự phát triển các lĩnh vực của doanh nghiệp. Để thực hiện bước này, người tạo lập báo cáo có thể cập nhật thủ công, cập nhật trên phần mềm hỗ trợ, khảo sát, điều tra, tiếp nhận thông tin từ các nguồn trực tuyến,…

3.4. Phân tích từ dữ liệu tổng hợp

Từ những số liệu đã thu thập được ở bước trên, người lập báo cáo sẽ sử dụng các kỹ năng liên quan đến công cụ phân tích để lập báo cáo. Bước này là bước quan trọng, đòi hỏi người lập cần có chuyên môn vững chắc, kiến thức sâu rộng và tầm nhìn phân tích.

3.5. Lập và trình bày báo cáo

Bên cạnh việc thu thập, có được đầy đủ các thông tin, người lập báo cáo cũng cần phải biết diễn giải, truyền đạt thông tin để hỗ trợ tối đa công việc của nhà quản trị. Bản báo cáo quản trị cần được trình bày ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, dễ xem. Bên cạnh đó, người lập báo cáo cũng cần phải trả lời các câu hỏi như: đối tượng sử dụng là ai? Cần báo cáo thời gian nào? Hình thức công bố ra làm sao?

3.6. Lưu trữ và kiểm soát

Bên cạnh việc đề phòng những trường hợp phát sinh, báo cáo quản trị còn giúp doanh nghiệp có thể đánh giá tổng quan mỗi năm. Do vậy, mỗi doanh nghiệp sẽ cần có bộ phận lưu trữ, kiểm soát riêng để bảo mật tối ưu tài sản của doanh nghiệp.

Trên đây chính là toàn bộ thông tin liên quan đến báo cáo quản trị là gì. Có thể thấy rằng, báo cáo quản trị có tác dụng vô cùng to lớn, giúp các nhà quản trị hiểu được tình hình hoạt động của công ty nhằm đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời. Hy vọng rằng, vieclam123.vn đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc của bản thân mình.