Thư mời nhận việc là gì? Hướng dẫn trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp

  By   Administrator   04/05/2021
Bạn vừa tham dự một buổi phỏng vấn tuyển dụng và nhận được thư mời nhận việc? Bạn muốn trả lời thư nhanh nhất nhưng chưa biết cách làm sao cho chuyên nghiệp? Đừng lo lắng. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết nhất với cách thức và bài mẫu trả lời thư mời nhận việc được Vieclam123.vn tổng hợp khá chi tiết, chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng.
Xem thêm

1. Tìm hiểu thư mời nhận việc là gì?

Tìm hiểu về thư mời nhận việc

Tìm hiểu về thư mời nhận việc

Định nghĩa

Trong ngôn ngữ Anh, thư mời nhận việc được gọi là Offer Letter hoặc Job Letter và thường có hình thức là (văn bản) email.

Tại Việt Nam, thư mời nhận việc được định nghĩa nhiều nhất là phản hồi của nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi đã vượt qua buổi phỏng vấn tuyển dụng. 

Như vậy, thư mời nhận việc thực chất chính là thông báo trúng tuyển, là lời mời ứng viên tham dự làm việc tại đơn vị kinh doanh sau khi đã đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng của nhà tuyển dụng.

Hình thức

Phản hồi của nhà tuyển dụng (thư mời nhận việc) có thể là:

  • Văn bản (thư giấy)

  • Email, gmail (thư online)

Và hiện nay, trong thị trường lao động tuyển dụng, hình thức thư giấy gần như rất hạn chế sử dụng và đang có xu hướng dần dần được thay thế bằng thư điện tử (thư online).

Thư giấy thường xuất hiện nhiều hơn trong môi trường tuyển dụng là các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp trực thuộc Nhà nước.

Nội dung chính của thư mời nhận việc

Hiện nay, dù hình thức thư dưới dạng văn bản giấy hay văn bản điện tử, thư mời nhận việc đều thường chứa đựng một số nội dung chính là:

  • Nêu rõ vị trí công việc 

  • Thời gian bắt đầu làm việc (trong đó sẽ có thời gian thử việc và thời gian làm việc chính thức)

  • Địa điểm làm việc

  • Lương, phụ cấp

  • Chính sách đãi ngộ

  • Quy định lao động

Ý nghĩa thư mời nhận việc

  • Xác nhận thông tin

  • Là căn cứ khách quan để giải quyết những vấn đề phát sinh

  • Thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp

2. Mẹo trả lời thư mời nhận việc để đạt được mục đích giao tiếp

Mẹo để trả lời thư mời nhận việc

Mẹo để trả lời thư mời nhận việc

Thể hiện thái độ tôn trọng nhà tuyển dụng

Trước khi trở thành nhân viên chính thức tại 1 đơn vị kinh doanh, ngoài việc phô diễn cho nhà tuyển dụng thấy được năng lực chuyên môn, kỹ năng giao tiếp cũng như khả năng lao động của bản thân, thái độ ứng xử cũng là yếu tố rất quan trọng và cần thiết để tạo thiện cảm với đơn vị tuyển dụng.

Do đó, khi trả lời thư mời nhận việc, đầu tiên bạn nên bày tỏ sự cảm kích và biết ơn với lời mời thông báo trúng tuyển, tuy nhiên cũng không nên cảm kích vui mừng quá trớn. Bạn cần thể hiện một thái độ hài lòng kín đáo, bình tĩnh, tự tin. Như vậy nhà tuyển dụng sẽ đánh giá rất cao sự chuyên nghiệp trong giao tiếp ứng xử của bạn.

Trả lời đồng ý chuyên nghiệp

Trả lời đồng ý nhưng phải chuyên nghiệp, đúng cách. Vậy thế nào mới là đúng cách?

Dù là thư giấy hay thư điện tử, thì bản chất của văn phong thư chính là văn viết. Do đó trong thư trả lời, tất nhiên bạn không thể nói “có” hoặc “không” như văn phong nói, mà phải trả lời có chủ - vị sao cho không quá ngắn cũng không dài dòng.

Trong thực tế, điều mà nhà tuyển dụng cần ở ứng viên của mình có thể đơn giản chỉ là kết quả có hoặc không, song không ai lại mong muốn nhận một bức thư ngắn và cộc lốc như vậy cả. Chính vì vậy, kỹ năng hình thành văn phong viết chuyên nghiệp trả lời thư mời nhận việc là rất cần có để tạo bước thành công đầu tiên.

Phản hồi lời đề nghị, yêu cầu khéo léo

Khi trả lời thư mời nhận việc, người lao động hoàn toàn được quyền phản hồi lại những mong muốn của bản thân về giờ giấc làm việc (ví dụ vì một lý do đột xuất nào đó bạn không kịp tham dự buổi làm việc đầu tiên như thời gian viết trong thư), chế độ đãi ngộ (nghỉ lễ, tết) hoặc bổ sung thông tin còn thiếu trong thư (thí dụ chưa có hoặc không có thông tin phụ cấp, trợ cấp). 

Do đó, để phản hồi thư tốt nhất bạn phải chuẩn bị và xây dựng cho mình kỹ năng đề nghị khéo léo.

Tuyệt đối không mắc lỗi chính tả và diễn đạt 

Một số lỗi chính tả và diễn đạt thường gặp:

  • Thiếu chủ ngữ

  • Không đồng nhất cách xưng hô

  • Sai chính tả

  • Không viết hoa tên riêng

  • Diễn đạt dài dòng, khó hiểu, đa nghĩa, không có mục đích nói

Rất nhiều người cho rằng lỗi chính tả và diễn đạt là các lỗi nhỏ nên thường hay bỏ qua, song đây lại là những lỗi rất quan trọng khi trả lời thư mời nhận việc. Những nhà tuyển dụng ở vị trí tiếp nhận thư phản hồi sẽ nhận thấy có cảm giác khó chịu, cảm giác không được tôn trọng hoặc rất mất thời gian để hiểu được bức thư của bạn.

Do vậy, hoàn thiện một bức thư chuẩn chỉnh về chính tả, ngữ pháp và diễn đạt là bước đầu tiên để bạn xây dựng hình ảnh cá nhân tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng.

3. Cấu trúc trả lời thư mời nhận việc

Cấu trúc chuẩn của một thư mời nhận việc

Cấu trúc chuẩn của một thư mời nhận việc

Thông thường, một email trả lời thư mời nhận việc sẽ có cấu trúc gồm 3 phần chính:

  • Phần mở đầu: Bao gồm lời chào hỏi và cảm ơn

  • Phần nội dung: Thể hiện phản hồi lại của bạn với những nội dung được đề cập đến trong thư mời nhận việc

Nếu không có thắc mắc hay đề nghị bổ sung thì trong phần nội dung email trả lời, bạn nên: Trả lời câu hỏi Yes or No bằng văn phong viết; nói rõ thời gian bạn có thể tiếp nhận công việc; khẳng định chuyên môn của bản thân với vị trí công việc mà nhà tuyển dụng dành cho bạn; khẳng định mình có kỹ năng, kinh nghiệm và những tố chất có thể đáp ứng điều kiện mà nhà tuyển dụng đưa ra.

Bạn cũng có quyền được đề nghị và đặt câu hỏi với những vấn đề chưa rõ ràng.

  • Kết thư: Gồm lời hứa hẹn và cảm ơn cuối thư

Ngoài ra, bạn cũng nên để lại số điện thoại và những thông tin liên hệ của mình (sau lời cảm ơn) để đơn vị tuyển dụng có thể chủ động theo dõi và liên hệ lại với bạn trong những trường hợp cần thiết.

Lưu ý: Rất nhiều người có thói quen để chữ ký cách điệu khi viết email. Tuy nhiên đây là điều được cho là không cần thiết đối với email trả lời thư mời nhận việc. Nếu bạn muốn để chữ ký thì tốt nhất chỉ nên để họ và tên chính hoặc đầy đủ họ tên. Nếu cảm thấy không cần thiết thị bạn có thể tối giản kết thư bằng cách xóa chữ ký.

4. Cách trả lời thư mời nhận việc chuẩn nhất

Tùy vào tình huống cụ thể và mục tiêu giao tiếp của cá nhân mà ứng viên có thể sử dụng những cách thức khác nhau để trả lời thư mời nhận việc tối ưu nhất. Trong phạm vi bài viết, Vieclam123.vn sẽ hướng dẫn bạn trả lời theo 2 hướng: Đồng ý nhận việc và từ chối nhận việc.

Một số cách trả lời thư mời nhận việc thông minh

Một số cách trả lời thư mời nhận việc thông minh

Cách phản hồi đồng ý thư mời nhận việc

  • [TIÊU ĐỀ THƯ]

  • Gửi lời chào trang trọng đến nhà tuyển dụng

  • Lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng

  • Bày tỏ thái độ hứng thú và vui vẻ với thư mời cũng như cơ hội việc làm mà nhà tuyển dụng (doanh nghiệp) đã trao cho bạn

  • Xác nhận đảm nhiệm vị trí công việc và khẳng định nó thực sự phù hợp với mình, là động lực để mình cố gắng

  • Những hứa hẹn với vị trí công việc

  • Có thể thỏa thuận thêm về thông tin việc làm, lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi xã hội, thời gian làm việc, …

  • Xác nhận lại thời gian làm việc và hứa hẹn sẽ đến đúng giờ trong buổi làm việc đầu tiên

  • Gửi lời cảm ơn cuối thư

  • Để lại thông tin liên hệ của bạn thân về: Số điện thoại, email và địa chỉ liên lạc (nơi ở hiện tại).

Cách phản hồi từ chối thư mời nhận việc

  • [TIÊU ĐỀ THƯ]

  • Gửi lời chào trang trọng đến nhà tuyển dụng

  • Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng

  • Bày tỏ thái độ cảm ơn và cảm kích khi nhận được cơ hội việc làm tốt

  • Đưa ra lời từ chối lời mời nhận việc một cách lịch sự, nhã nhặn với thái độ tiếc nuối nhất

  • Trình bày những lý do (chủ quan và khách quan) khiến bạn không thể đảm nhiệm được vị trí công việc trong thư mời mặc dù rất mong muốn

  • Bày tỏ mong muốn có thể hợp tác trong lần tới cùng những hứa hẹn, hy vọng của bản thân

  • Gửi lời chúc đến nhà tuyển dụng

  • Gửi lời cảm ơn cuối thư

5. Một số mẫu trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp nhất cho ứng viên

Một số mẫu thư mời nhận việc tham khảo

Một số mẫu thư mời nhận việc tham khảo

Mẫu 1: Mẫu thư trả lời đồng ý

Tiêu đề thư: THƯ XÁC NHẬN ĐỒNG Ý NHẬN VIỆC … (TÊN VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ TÊN ĐƠN VỊ) - HỌ TÊN ỨNG VIÊN

(Lưu ý tiêu đề viết in hoa và có dấu)

Kính gửi ông, bà … (nếu nhà tuyển dụng xưng tên)/ Nhà tuyển dụng/ Phòng nhân sự công ty …. (nếu nhà tuyển dụng không xưng nên và chỉ để tên công ty),

Tôi là … (họ tên ứng viên),

Tôi thực sự rất vui mừng và cảm kích khi nhận được thư mời nhận việc từ Quý công ty; xin cảm ơn vì đã trao cho tôi cơ hội thử sức việc làm với vị trí … (tên công việc). Tôi nhận thấy đây là một vị trí việc làm rất tốt và phù hợp với chuyên môn cũng như kỹ năng hiện có của bản thân tôi ở thời điểm hiện tại.

Chính vì vậy, tôi viết thư này, trước là để cảm ơn, sau là muốn xác nhận chắc chắn rằng tôi sẽ đảm nhận vị trí việc làm … tại Quý công ty bắt đầu từ ngày …

Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn cũng như trong nội dung thư mời, mức lương cho vị trí công việc của tôi sẽ là … và làm việc vào các ngày … trong tuần, bắt đầu từ … giờ sáng đến … giờ chiều.

Tôi hy vọng bản thân có thể nỗ lực phấn đấu và hoàn thành tốt nhất vị trí công việc được giao. Rất mong sẽ nhận được sự giúp đỡ nhiều hơn của Quý công ty trong thời gian tới.

Nếu cần bổ sung thông tin hồ sơ hay giấy tờ quan trọng liên quan đến phía tôi, mong Quý công ty có thể phản hồi sớm nhất để tôi có thể kịp thời chuẩn bị và hoàn thiện.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

-------------------------

(Họ tên)

SĐT: ...

Email: ...

Địa chỉ liên hệ: ...

Mẫu 2: Mẫu thư trả lời từ chối nhận việc

Tiêu đề thư: THƯ XÁC NHẬN TỪ CHỐI NHẬN VIỆC … (TÊN VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ TÊN ĐƠN VỊ) - HỌ TÊN ỨNG VIÊN

(Lưu ý tiêu đề viết in hoa và có dấu)

Kính gửi ông, bà … (nếu nhà tuyển dụng xưng tên)/ Nhà tuyển dụng/ Phòng nhân sự công ty …. (nếu nhà tuyển dụng không xưng nên và chỉ để tên công ty),

Tôi là … (họ tên ứng viên),

Lời đầu tiên, cho phép tôi được gửi lời chào và lời cảm ơn sâu sắc đến Quý công ty vì đã tạo cơ hội để tôi có thể thử sức ở vị trí công việc … Tuy nhiên, sau thời gian phỏng vấn tôi đã chuyển nơi sống đến … , và chỗ ở hiện tại của tôi quá xa địa chỉ của quý công ty. Do vậy, tôi thực sự rất tiếc khi phải từ chối không thể nhận lời mời làm việc của Quý công ty với vị trí công việc mà tôi rất yêu thích.

Nếu có cơ hội trong tương lai, tôi hy vọng có thể 1 lần nữa được ưu ái hợp tác cùng Quý công ty.

Kính chúc Đoàn thể Quý công ty sức khỏe và những thuận lợi trong công việc.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

(Họ tên)

Mẫu 3: Mẫu thư trả lời đồng ý nhưng có đưa ra lời đề nghị, yêu cầu thay đổi, bổ sung công việc 

(Tương tự như mẫu 1 nhưng có 1 vài thay đổi nhỏ trong phần nội dung chính của thư)

Tiêu đề thư: THƯ XÁC NHẬN ĐỒNG Ý NHẬN VIỆC … (TÊN VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ TÊN ĐƠN VỊ) - HỌ TÊN ỨNG VIÊN

(Lưu ý tiêu đề viết in hoa và có dấu)

Kính gửi ông, bà … (nếu nhà tuyển dụng xưng tên)/ Nhà tuyển dụng/ Phòng nhân sự công ty …. (nếu nhà tuyển dụng không xưng nên và chỉ để tên công ty),

Tôi là … (họ tên ứng viên),

Tôi thực sự rất vui mừng và cảm kích khi nhận được thư mời nhận việc từ Quý công ty; xin cảm ơn vì đã trao cho tôi cơ hội thử sức việc làm với vị trí … (tên công việc). Tôi nhận thấy đây là một vị trí việc làm rất tốt và phù hợp với chuyên môn cũng như kỹ năng hiện có của bản thân tôi ở thời điểm hiện tại.

Chính vì vậy, tôi viết thư này, trước là để cảm ơn, sau là muốn xác nhận chắc chắn rằng tôi sẽ đảm nhận vị trí việc làm … tại Quý công ty.

Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn cũng như trong nội dung thư mời, mức lương cho vị trí công việc của tôi sẽ là … và làm việc bắt đầu từ ngày …

Tuy nhiên, vì lý do … (nêu lý do trong tình trạng gấp gáp, khẩn cấp nhất) nên tôi quả thực không thể kịp thời sắp xếp được thời gian làm việc từ ngày … Nếu có thể, tôi rất mong Quý công ty có thể cho tôi cơ hội được làm việc từ ngày … (thời điểm rời lại) để tôi có thể hợp tác.

Nếu được như vậy, tôi hy vọng bản thân có thể nỗ lực phấn đấu và hoàn thành tốt nhất vị trí công việc được giao. Rất mong sẽ nhận được sự giúp đỡ nhiều hơn của Quý công ty trong thời gian tới.

Nếu cần bổ sung thông tin hồ sơ hay giấy tờ quan trọng liên quan đến phía tôi, mong Quý công ty có thể phản hồi sớm nhất để tôi có thể kịp thời chuẩn bị và hoàn thiện.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

-------------------------

(Họ tên)

SĐT: ...

Email: ...

Địa chỉ liên hệ: …

Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên đây của Vieclam123.vn về thư mời nhận việc, cách trả lời thư mời nhận việc cũng như những mẫu thư chuyên nghiệp nhất sẽ là hữu ích với bạn đọc. Chúc các bạn tự tin và luôn thành công với công việc của mình nhé.

Truy cập trang web: https://vieclam123.vn/ để tham khảo thêm thông tin phỏng vấn tuyển dụng hữu ích.

Việc làm mới nhất
© 2019 vieclam123 All rights reserved

Hotline

0869.154.226