1. Tổng quan về thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát (tên tiếng Anh: Internal control procedures), được hiểu là một hình thức thủ tục quy chế do ban lãnh đạo tại doanh nghiệp hoặc công ty thiết lập nên. Đồng thời thủ tục kiểm soát sẽ được doanh nghiệp trực tiếp chỉ đạo và thực hiện dựa theo mục tiêu quản lý nhân sự đã đề ra.

Thủ tục kiểm soát còn được hiểu là một trong những quy trình nội bộ tại các cơ chế, quy tắc và được đảm nhận thực hiện bởi các doanh nghiệp. Mục tiêu cân đối tính toán sao cho phù hợp nhất có thể, tăng cường thúc đẩy trách nhiệm và hạn chế những gian lận không đáng có.

Không chỉ vậy các vấn đề tuân theo nội quy pháp luật đã ban hành sẽ thực hiện hạn chế những tình trạng rủi ro như trộm cắp từ nhân viên hoặc xảy ra gian lận. Vai trò mà thủ tục kiểm soát mang lại chính là hạn chế những rủi ro có thể lường trước để cải thiện một cách tốt nhất và kịp thời nhất trong bản báo cáo tài chính.

2. Phân loại cụ thể các thủ tục kiểm soát

2.1. Hình thức thủ tục kiểm soát trực tiếp

Hình thức thủ tục kiểm soát trực tiếp được hiểu là một trong những thủ tục, quy chế nhằm kiểm soát tối ưu các thiết lập mà doanh nghiệp đã đề ra. Cùng với mục tiêu đáp ứng được sự kiểm soát bao gồm:

Đối với hình thức thủ tục kiểm soát bảo vệ dữ liệu, thông tin: Đây chính là một trong những hình thức kiểm soát bao gồm quy chế kiểm soát để bảo đảm an toàn tối ưu cho tài sản của doanh nghiệp đang nắm giữ. 

Thông thường các loại kiểm soát này sẽ bao gồm hình thức thiết lập những quy chế hoặc xác định trách nhiệm để bảo vệ tối ưu giá trị tài sản sao cho an toàn nhất, thiết lập các quy chế kiểm tra hiện vật (có sự xác nhận của bên thứ ba), thiết bị nhằm bảo vệ tài sản, kho tàng, …

Đối với hình thức thủ tục kiểm soát quản lý hay còn có tên gọi khác đó là thủ tục kiểm soát độc lập tại những nhiệm vụ đang thực hiện. Hình thức này được hiểu là một trong những thủ tục kiểm soát chất lượng cho mọi hoạt động riêng lẻ hoặc mục tiêu do các nhân viên cùng với người thực hiện tránh xảy ra những tình huống bỏ quên và sai sót. 

Do vậy các nhân viên cần có sự tỉ mỉ và cẩn thận trong trường hợp kế bên không có sự theo dõi và giám sát của các cấp trên.

Về hình thức thủ tục kiểm soát xử lý: Hình thức này được hiểu là loại thủ tục nhằm mục tiêu đảm bảo tối ưu các nghiệp vụ kinh tế mà doanh nghiệp đã đặt ra. Những loại giấy tờ này cần được phê duyệt và xử lý kịp thời, đồng thời sao chép chính xác vào trong hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.

2.2. Hình thức thủ tục kiểm soát tổng quát

Hình thức thủ tục kiểm soát tổng quát được đánh giá là quy trình kiểm soát tổng thể dựa trên đa dạng các chuỗi hệ thống và các nghiệp vụ công việc riêng biệt. Dựa theo các đơn vị đang sở hữu hệ thống tin học mà công tác kế toán sẽ rất cần thiết có sự hỗ trợ và ghi nhận từ những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc tin học máy tính. Đây là một quy trình vô cùng quan trọng trong lĩnh vực tin học mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải áp dụng.

3. Tham khảo ưu điểm và mục tiêu chính của thủ tục kiểm soát

3.1. Mục tiêu

- Mục tiêu thủ tục kiểm soát nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đảm bảo an toàn việc rà soát dữ liệu, chính sách và các quy trình tính toán sao cho chính xác và phù hợp với bản báo cáo tài chính.

- Thủ tục kiểm soát giúp cân bằng chính sách và quy trình nhân sự tại doanh nghiệp, đồng thời thủ tục kiểm soát cần được thực hiện đầy đủ và chính xác.

- Thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện đều đặn đúng quy định.

3.2. Ưu điểm

Khi các thủ tục kiểm soát được kiểm soát chặt chẽ sẽ mang lại những ưu điểm lớn cho doanh nghiệp, cụ thể thủ tục kiểm soát sẽ hỗ trợ các nhà quản lý trong việc phát hiện nhanh chóng những rủi ro mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt. Đồng thời thủ tục kiểm soát sẽ có thể ngăn cản kịp thời những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.

Không chỉ vậy, mặc dù thủ tục kiểm soát chỉ nghiêng về các nhiệm vụ kiểm soát tại doanh nghiệp trong phạm vi nội bộ nhưng nếu doanh nghiệp đã và đang sở hữu hệ thống kiểm soát chặt chẽ thì khi đó thủ tục kiểm soát được vận hành hiệu quả, thúc đẩy sự uy tín đến những đối tác trong khách hàng của họ.

4. Các nguyên tắc giúp thực hiện đúng quy trình thủ tục kiểm soát

4.1. Nguyên tắc phân nhiệm và nguyên tắc phân công

Mục tiêu hàng đầu mà thủ tục kiểm soát luôn hướng đến chính là kiểm tra tính nghiêm túc trong việc thực hiện quy trình của nhân viên tại doanh nghiệp. Chính vì thế quy trình mà nhân viên triển khai càng cụ thể, càng chi tiết từng bộ phận sẽ càng chứng tỏ đó là một nền tảng vững chắc trong việc thực hiện thủ tục kiểm soát.

Tuy nhiên cần hạn chế các tình huống chồng chéo các nhiệm vụ công việc, đổ lỗi mọi trách nhiệm lên nhân viên trong việc xử lý các thủ tục kiểm soát tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó các nhiệm vụ phân bổ công việc tại các vị trí đều có sự liên kết lẫn nhau nhằm tạo ra quy trình kiểm tra chặt chẽ. Nhân viên X tại doanh nghiệp sẽ là người thực hiện đưa ra kết quả cũng như cân đối hợp lý, còn nhân viên Y sẽ kiểm soát toàn bộ rủi ro nếu tồn tại một cá nhân nào đó cố tình dùng kỹ xảo để có hành vi gian lận.

4.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Dựa theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm doanh nghiệp sẽ phần nào hạn chế được những tình huống xảy ra một cách đột ngột như lạm quyền hoặc rủi ro bất khả kháng. Chẳng hạn những khách hàng sử dụng dịch vụ tại doanh nghiệp không được quy thành một mà những người đảm nhận nhiệm vụ và chịu nhiệm vụ chính không được quy thành một người, thậm chí những gia đình có người làm kiểm toán hoặc trực tiếp quản lý công việc.

Chính vì thế khi doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị hạn chế số lượng nhân sự và cần các nguyên tắc kiêm nhiệm thì khi đó ban quản trị sẽ nên đặc biệt chú ý đến những tình huống thất thoát có thể xảy ra.

4.3. Nguyên tắc phê chuẩn và nguyên tắc ủy quyền

Tuỳ thuộc vào từng cấp bậc của quản lý mà các nguyên tắc phê chuẩn và nguyên tắc ủy quyền sẽ có sự phân bổ riêng biệt đặc biệt là quyền sử dụng, phê duyệt tổng thể về hạn mức tài chính cũng như nhu cầu đáp ứng số lượng nhân sự. 

Chính vì thế các cấp quản lý cần thực sự tập trung vào hệ thống dữ liệu mà doanh nghiệp đang nắm giữ nhằm phê duyệt và chi tiêu tối đa 10 triệu VND, còn đối với các cấp cao hơn sẽ chi tiêu dao động trong khoảng từ 10 triệu VND đến 20 triệu VND.

Đối với lĩnh vực tài chính hoặc kế toán thì mỗi quy trình thực hành cần phải đảm bảo thực hiện một cách nghiêm túc và chỉn chu tất cả các nguyên tắc nhưng phải được đăng ký ít nhất 2 người tại doanh nghiệp. Chính vì thế đối với nguyên tắc phê chuẩn hay nguyên tắc uỷ quyền đều phải giảm thiểu tối ưu những tình huống cố ý hoặc vô ý vi phạm chính sách mà doanh nghiệp đã ban hành. 

5. Tham khảo quy trình thủ tục kiểm soát hiệu quả

Không chỉ dựa trên các nguyên tắc mà hầu hết các doanh nghiệp sẽ cần phải áp dụng trực tiếp dựa trên những hình thức sau đây nhằm tối ưu chi phí thủ tục cũng như ứng dụng thủ tục kiểm soát sao cho hiệu quả nhất.

- Hệ thống nhân viên tại doanh nghiệp từ thấp đến cao đều cần phải thường xuyên cập nhật chính xác các nguồn thông tin sao cho chính xác. Từ đó sẽ cung cấp số liệu tổng hợp để báo cáo lên bộ phận ban lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp.

- Hình thành chuỗi hệ thống văn hoá doanh nghiệp cũng như chuỗi hệ thống truyền thông đáp ứng tốt sự liêm chính.

- Thực hiện thiết lập đầy đủ các quy trình hoặc đường dây nóng nhằm báo cáo chi tiết sự đánh giá về quy trình vi phạm nhưng không gây mất đoàn kết.

- Đào tạo và hướng dẫn quy trình làm việc cho các nhân sự mới. Đồng thời củng cố cho toàn bộ nhân viên cũ trong việc thực hiện nghiêm túc những quy định đã đề ra

- Xây dựng hệ thống tủ khoá, két sắt hiện đại hoặc những thiết bị nhằm bảo mật nguồn thông tin của doanh nghiệp, tránh trường hợp bị đánh cắp dữ liệu một cách nhanh chóng.

- Xây dựng kế hoạch ngăn ngừa những rủi ro hoặc thiên tai có thể đột ngột xảy ra để hạn chế về vấn đề mất mát thông tin, số liệu và các chứng từ của doanh nghiệp.

Nhìn chung, để có thể thực hiện tốt nhất các bước trong quy trình thủ tục kiểm soát thì cần phải có sự đóng góp của cả tập thể nói chung và ý thức kỷ luật của cá nhân nói riêng. Chỉ khi toàn bộ nhân viên có thể đánh giá được lợi ích mà thủ tục kiểm soát mang lại thì khi đó hệ thống mới có thể được ghi nhận hoàn tất.

Bên cạnh đó dù bất kỳ hệ thống nào thì bắt buộc phải yêu cầu được đo lường và rà soát kỹ càng nhằm đưa ra mức độ điều chỉnh phù hợp nhất với các mô hình bối cảnh mà doanh nghiệp đang hướng đến.

Như vậy, tổng hợp chi tiết các quy trình thủ tục kiểm soát đã được chúng tôi giải đáp. Hy vọng rằng sau những góp ý và chia sẻ về thủ tục kiểm soát trong bài viết này sẽ mang lại hữu ích cho bạn đọc.