1. Khi nào cần scan hồ sơ xin việc?

Đối với hồ sơ xin việc thì trước đây phổ biến là hình thức nộp hồ sơ trực tiếp với bộ hồ sơ bằng giấy đến các trụ sở, cơ quan và văn phòng làm việc.

Cách này được sử dụng nhiều và là cách truyền thống, tuy nhiên lại ngốn khá là nhiều thời gian của bạn. So với xu hướng của xã hội đang trên đà phát triển mạnh mẽ như ngày nay thì con người luôn tìm cách tối ưu hóa quá trình làm Việc của mình.

Trong đó có cả quá trình gửi hồ sơ xin việc. Thay vì gửi hồ sơ xin việc trực tiếp tới trụ sở làm việc thì mọi người lựa chọn cách scan đối với hồ sơ xin việc để gửi tới các nhà tuyển dụng.

Vậy, bạn đã biết scan hồ sơ xin việc là gì hay chưa? Đó là quá trình mà chúng ta thực hiện chuyển đổi những giấy tờ, những file tài liệu, hình ảnh… thông qua một loại máy dùng để scan hoặc là máy in, sử dụng những tính năng để scan trên điện thoại đa phương tiện để tiến hành.

Khi nhà tuyển dụng yêu cầu bạn gửi bộ hồ sơ xin việc đã được scan đến cho hòm thư của họ thì bạn sẽ cần phải thực hiện việc dùng các hồ sơ của mình. Việc làm này sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho các nhà tuyển dụng dẫn viên để có thể nâng cao hiệu quả của quá trình tuyển dụng cũng như là ứng tuyển.

Xem thêm: Danh sách các mẫu CV xin việc tiếng Việt đẹp nhất

2. Những lợi ích của việc scan hồ sơ xin việc

Scan bộ hồ sơ xin việc gửi tới cho nhà tuyển dụng mang lại những lợi ích bất ngờ. Nếu như bạn chưa biết tới phương thức nộp hồ sơ hiệu quả này thì hãy khám phá những hiệu quả của nó mang lại.

2.1. Giúp bạn lưu lại những giấy tờ quan trọng

Thì tạo hồ sơ xin việc thì bất cứ cá nhân nào cũng muốn thông tin của mình được bảo mật. Bằng cách scan hồ sơ thì họ sẽ giúp cho ứng viên bảo vệ được thông tin của mình, tránh việc dữ liệu bị mất.

Khi scan hồ sơ xin việc thì các bạn sẽ giữ lại được tài liệu gốc cho mình thay vì việc phải nộp hết tài liệu đó cho phía nhà tuyển dụng. Khi cần thiết thì bạn sẽ có thể sử dụng bộ hồ sơ xin việc scan từ bộ tài liệu gốc.

Chẳng hạn như khi bạn muốn ứng tuyển nhiều vị trí và nhiều công ty trong cùng một thời điểm thì bạn có thể sử dụng một bộ tài liệu gốc để scan ra nhiều bộ hồ sơ và gửi tới nhiều nhà tuyển dụng khác nhau.

Việc này không chỉ có lợi ích đối với phía người ứng viên mà còn có lợi ích đối với cả phía nhà tuyển dụng. Họ sẽ dễ dàng thực hiện việc quản lý bộ hồ sơ trực tuyến của các ứng viên một cách có hệ thống hơn và cũng sẽ tiết kiệm được chi phí trong tuyển dụng.

Tham khảo thêm: Những cách gửi hồ sơ xin việc qua mail nhanh chóng, chính xác nhất

2.2. Scan hồ sơ giúp bảo mật thông tin

Scan hồ sơ xin việc còn có một lợi ích tuyệt vời nữa đó chính là giúp cho ứng viên bảo vệ được những thông tin của mình trong bộ hồ sơ.

Đây là một trong những cách thức vừa an toàn lại mang tính hiệu quả cao, giúp cho ứng viên rút ngắn được khoảng thời gian ứng tuyển.

Trong quá trình scan hồ sơ thì ứng viên cũng có thể thực hiện các cài đặt về mã bảo mật đối với những nội dung bên trong giấy tờ của mình để nâng cao giá trị bảo vệ hồ sơ xin việc.

Khi bạn gửi hình ảnh trong hồ sơ xin việc thì hình ảnh của bạn sẽ được lưu trữ ở dạng file tài liệu PDF, trong hình ảnh của bạn sẽ có chữ ký giúp nâng cao hiệu quả bảo mật và chủ quyền.

Tham khảo thêm: Các mẫu đơn xin việc trong hồ sơ chuyên nghiệp cho ứng viên

2.3. Giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu

Một lợi ích nữa của việc scan đối với hồ sơ xin việc đó là bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại những thông tin trong hồ sơ của mình một cách khoa học.

Cần tìm tài liệu trong hồ sơ thì bà sẽ tìm một cách nhanh chóng hơn và cũng sẽ dễ dàng để có thể chuyển file tài liệu của bạn sang máy tính.

3. Hướng dẫn scan hồ sơ xin việc

Để quan hệ scan hồ sơ xin việc thì hiện nay có hai cách phổ biến đó là bạn có thể mua hồ sơ xin việc hoặc mang hồ sơ xin việc của mình tới những hiệu photo tài liệu để nhờ họ tiến hành scan cho bạn.

Cách thứ hai là bạn có thể scan tại nhà bởi nhà bạn có máy scan hỗ trợ tuyệt đối cho bạn.

Với cách thứ hai khi mà bạn sử hữu một máy scan thì bạn sẽ cần phải thực hiện Những bước cơ bản như sau để giúp cho quá trình scan của bạn trở nên đơn giản hơn:

- Về phần mềm hỗ trợ scan và lưu file dưới dạng file PDF (scan to PDF). Sau đó bạn hãy chọn chế độ scan chuẩn - Select Scan, chọn số 200, sau đó sẽ lựa chọn mục . 

- Sau khi bạn đã thực hiện các thao tác để cài đặt máy scan của bạn thì bạn cần bấm nút preview, sau đó lựa chọn và điều chỉnh đối với các tài liệu cần thực hiện scan.

- Đối với các tài liệu lời bạn cần scan thì có bạn sẽ phải tạo hình ảnh của mình Bằng phần mềm Photoshop. Hoặc bạn cũng có thể tạo hình ảnh bằng cách chia nhỏ các chủ đề khác nhau.

- …

4. Lưu ý khi Scan hồ sơ xin việc

Trước khi scan thì điều đầu tiên các bạn phải xem đến đó là cách viết hồ sơ xin việc của mình đã điền đầy đủ thông tin trong đó chưa.

Khi bạn tiến hành scan bộ hồ sơ xin việc của mình thì bạn cần phải chú ý rằng bộ hồ sơ của bạn đã chuẩn bị đủ các giấy tờ hay chưa?

Khi scan các giấy tờ chi tiết của từng yếu tố trong hồ sơ xin việc thì bạn cũng sẽ phải chú ý thật cẩn thận và rà soát lại thông tin cũng như là quá trình scan.

Đối với CV và thư ứng tuyển trong hồ sơ thì cũng sẽ được scan sao y bản chính. Tất cả những nội dung sẽ được thể hiện trong từ một cho tới hai mặt giấy A4.

Cùng với đó, bạn sẽ cần phải scan cả những giấy tờ chứng minh trình độ của bạn như là bằng cấp, chứng chỉ mà bạn đã nỗ lực đạt được.

Bảng điểm tổng kết của bạn cùng với những kết quả trong quá trình học tập cũng sẽ cần phải scan.

Trong quá trình scan thì các bạn cần phải xem xét kỹ nội dung bên trong của các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc. Bạn cần phải tránh tuyệt đối việc mắc phải những lỗi trong hồ sơ và sau khi scan xong bộ hồ sơ của mình. Bạn cần phải chú ý tới các vấn đề có liên quan như là hình thức của giấy tờ trong hồ sơ chẳng hạn như giấy khám sức khỏe, giấy tờ cần công chứng..., bố cục trình bày trong các giấy tờ.

Có như vậy thì nhà tuyển dụng mới có thể đánh giá hồ sơ xin được đã được scan của bạn mang tính chất chuyên nghiệp cao.

Trên đây là thông tin giúp bạn biết cách scan đẳng cấp để tạo ra cho mình bộ hồ sơ xin việc gửi tới nhà tuyển dụng thuận lợi. Hy vọng, các bạn sẽ nắm rõ được vai trò và ý nghĩa của scan hồ sơ xin việc và thực hiện nó thật tốt.