1. Tìm hiểu về quyết định sử dụng con dấu

1.1. Mẫu quyết định sử dụng con dấu là gì?

Mỗi một công ty, doanh nghiệp đều sẽ có con dấu riêng để phân biệt công ty này với công ty khác. Nó có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc thể hiện giá trị, niềm tin của doanh nghiệp đối với khách hàng.

Mẫu quyết định sử dụng con dấu là văn bản quyết định cho một cá nhân nào đó chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý con dấu của công ty theo đúng với quy định của công ty và pháp luật ban hành.

Trong quá trình quản lý con dấu thì người nhận trách nhiệm quản lý con dấu phải đảm bảo có đủ mục để sử dụng con dấu. Con dấu khi không sử dụng phải luôn để trong tủ khóa lại và không được phép giao con dấu cho người không có thẩm quyền.

Xem thêm: Biên bản bàn giao con dấu công ty và nội dung mới nhất hiện nay

1.2. Cách viết quyết định sử dụng con dấu

Văn bản quyết định về việc sử dụng con dấu về cơ bản cần tuân thủ theo các nội dung nhất định về việc sử dụng con dấu. Quyết định sử dụng con dấu phải đảm bảo được cấu trúc ba phần của một mẫu quyết định. Các phần đó là: phần mở đầu quyết định, nội dung quyết định và phần kết của quyết định. Dưới đây sẽ là cách viết cụ thể của các phần mà bạn có thể tham khảo.

Việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp/ chi nhánh/ văn phòng đại diện (theo Phụ lục I-18) ban hành kèm với Công văn số 4211/BKHĐT- ĐKKD của Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã hướng dẫn áp dụng quy định về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo được việc thực hiện Luật Doanh nghiệp 2020.

1.2.1. Phần mở đầu quyết định sử dụng con dấu

Trong phần mở đầu của mẫu quyết định sử dụng con dấu sẽ phải đề cập đến các nội dung bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày viết mẫu quyết định, tên doanh nghiệp, số quyết định và tên của quyết định về việc sử dụng con dấu.

Các nội dung được trình bày theo thứ tự như sau:

- Lề bên trái là tên của doanh nghiệp và số quyết định

- Lề bên phải sẽ gồm các nội dung:

Quốc hiệu - tiêu ngữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Địa điểm và ngày, tháng năm viết quyết định: ………, ngày……tháng……năm…….

- Ở giữa là tên của quyết định:

Ví dụ: “ QUYẾT ĐỊNH

Về việc quyết định sử dụng con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện”

Bạn có thể ghi tên quyết định tùy vào nội dung mà doanh nghiệp mà bạn cần sử dụng con dấu sao cho hợp lý.

Sau đó là các thông tin về căn cứ luật và điều lệ công ty để đưa ra quyết định: “Căn cứ vào Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020 và có hiệu lực thi hành từ 10/01/2021;

Căn cứ Điều lệ Công ty”.

1.2.2. Phần nội dung chính của quyết định sử dụng con dấu

Trong phần nội dung chính của mẫu quyết định sử dụng con dấu sẽ bao gồm các thông tin sau:

Thông tin về phần kính gửi: “Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/ thành phố …” Đây là thông tin bắt buộc phải có để trình lên bộ phận có thẩm quyền.

Người viết quyết định có thể chia nội dung của quyết định ra thành các điều để nội dung được rõ ràng hơn.

- Điều 1: Trình bày các thông tin về doanh nghiệp của mình: Tên doanh nghiệp viết bằng chữ in hoa, địa chỉ và mã số của doanh nghiệp. Hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế.

Sau đó là thông tin về mẫu con dấu như sau:

+ Mẫu con dấu: Ghi cụ thể là con dấu gì kèm theo ghi chú nếu có

+ Số lượng con dấu mà doanh nghiệp quyết định sử dụng

+ Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu (ghi cụ thể về ngày, tháng, năm mà con dấu chính thức có hiệu lực.

+ Thời hạn sử dụng của con dấu (ghi thời gian)

+ Con dấu sẽ được sử dụng để đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty đúng với

quy định của pháp luật.

- Điều 2: Thông tin về người được nhận trách nhiệm về việc được giao quản lý, sử dụng con dấu. Mục này chỉ cần ghi đầy đủ họ và tên của người được nhận trách nhiệm.

“Giao cho ông/ bà (tên người nhận trách nhiệm) chịu trách nhiệm về việc quản lý

và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty”.

- Điều 3: Nội dung về việc quyết định khi ban hành sẽ được giám đốc công ty và toàn bộ nhân viên thực hiện.

“Giám đốc công ty và các thành viên trong công ty có trách nhiệm thực hiện quyết định này.

Quyết định này chính thức có hiệu lực từ ngày ký”.

1.2.3. Phần kết quyết định sử dụng con dấu

Trong phần cuối của quyết định sẽ cần các thông tin về: nơi nhận quyết định, số lượng bản lưu quyết định, các giấy tờ kèm theo (nếu có), ngày/tháng/năm của quyết định được ban hành, kèm theo là chữ ký và đầy đủ họ tên của Giám đốc.

Đây là các thông tin không thể thiếu để văn bản trở nên có hiệu lực. Nếu thiếu xác nhận của giám đốc thì coi như văn bản trên không có hiệu lực. 

Vậy nên phải chú ý viết đầy đủ các nội dung cần thiết vào trong quyết định để quyết định không bị thiếu bất kỳ nội dung quan trọng nào.

Tải mẫu quyết định sử dụng con dấu tại đây

Xem thêm: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu mẫu chữ ký được viết thế nào?

2. Lưu ý khi viết mẫu quyết định sử dụng con dấu

Khi viết mẫu quyết định sử dụng con dấu cần phải chú ý vào cả nội dung và hình thức trình bày để văn bản quyết định sử dụng con dấu trở nên hoàn chỉnh nhất.

Nội dung của quyết định nên trình bày ngắn gọn nhưng phải đủ ý để đảm bảo các nội dung trở nên dễ hiểu nhất. 

Các nội dung trong quyết định nên được trình bày tách biệt nhau theo từng ý. Mỗi ý quan trọng phải được viết trong một dòng. Các nội dung quan trọng không được viết sát vào nhau gây rối và khó hiểu cho người đọc.

Sử dụng các câu chữ trong văn bản sao cho dễ hiểu nhất, không sử dụng các từ ngữ mang tính đa nghĩa gây khó hiểu cho người đọc. 

Sau khi viết xong cần chú ý đến các lỗi sai về chính tả để kịp thời sửa lại để nội dung trong đơn được chính xác về mặt nội dung và chuẩn chỉnh về mặt hình thức. Nếu một quyết định quan trọng mà để xảy ra các lỗi sai cơ bản nhất thì đó là một thiếu sót cực kỳ lớn.

Chú ý đến hình thức trình bày về căn lề, cỡ chữ, khoảng cách các dòng,... trong quyết định phải trở nên dễ nhìn nhất và phù hợp để đưa ra quyết định trong công ty, doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung về cách viết mẫu quyết định sử dụng con dấu mà bạn có thể tham khảo để soạn thảo cho mình một văn bản về quyết định sử dụng con dấu. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết này từ vieclam123.vn bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về các nội dung cần phải có trong quyết định sử dụng con dấu. Đồng thời có được cho mình những điểm cần chú ý quan trọng và cần thiết để quyết định khi soạn thảo xong trở nên hoàn chỉnh nhất.