1. Biên bản bàn giao con dấu công ty hiểu thế nào?

Biên bản bàn giao con dấu công ty là một trong những văn bản pháp lý mà mỗi doanh nghiệp đều có, nó được sử dụng khi có sự thay đổi về chuyển giao nhân sự nội bộ doanh nghiệp, lưu ý những nhân sự có chức vụ cao mới được bàn giao con dấu để sử dụng.

Trường hợp những nhân sự có chức vụ cao, sở hữu con dấu công ty nghỉ việc thì phải bàn giao lại cho một người khác thay thế. Khi đó người cũ sẽ có trách nhiệm bàn giao con dấu của công ty còn người mới thì có nhiệm vụ phụ trách các công việc đang bị gián đoạn. Ngoài ra, nhân sự cũ sẽ phải làm một mẫu biên bản bàn giao công việc kèm theo để liệt kê những đầy việc dang dở để đúng với thủ tục quy trình nghỉ việc.

Con dấu được xem là một trong những tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp, chính vì vậy khi bàn giao nó cho một người khác thì bạn buộc phải có giấy tờ chứng minh để giải quyết tranh chấp, kiện tụng sau này. Giấy tờ đó chính là biên bản bàn giao con dấu công ty mà tôi muốn giới thiệu đến bạn ở bài viết ngày hôm nay.

Một khi biên bản đã được lập thành công, kể từ thời điểm nó có hiệu lực thì người cũ sẽ không phải chịu bất cứ trách nhiệm nào liên quan tới công ty, thay vào người nắm giữ con dấu hiện tại phải đảm bảo thực hiện toàn bộ những yêu cầu từ trên giao xuống, giải quyết mọi vấn đề liên quan tới công việc thuộc phạm vi, quyền hành của mình.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng nhà xưởng mới nhất hiện nay

2. Vì sao cần tạo biên bản bàn giao con dấu công ty?

Một doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu khác nhau, tương ứng với chúng là những mục đích sử dụng khác nhau. Khi con dấu hết giá trị sử dụng hoặc người nắm giữ nó chuyển công tác đi nơi khác thì bắt buộc phải tiến hành lập biên bản bàn giao con dấu cho tổ chức phát hành.

Quá trình bàn giao chỉ được công nhận khi có biên bản bàn giao con dấu công ty hợp lệ với đủ nội dung và các thành phần liên quan tham gia.

Mục đích lớn nhất của việc lập biên bản bàn giao con dấu công ty chính là chứng minh sự việc bàn giao, trao trả con dấu của người cũ và sự tiếp nhận của người mới. Ngày biên bản có hiệu lực cũng chính là ngày mà người tiếp nhận con dấu chính thức quản lý nó, tuy nhiên bất kể là lý do gì thì bạn cũng không được sử dụng dấu công ty vào mục đích cá nhân.

Với những thông tin vừa rồi, bạn đã biết nguyên nhân của việc lập biên bản bàn giao con dấu công ty thế nhưng bạn đã biết biên bản này có mấy loại chưa?

3. Các loại biên bản bàn giao con dấu công ty và nội dung chi tiết

Các loại biên bản bàn giao con dấu công ty là một thông tin ít người biết bởi số lượng người nắm giữ con dấu công ty cũng không nhiều. Hiện tại, văn bản này được chia thành 2 loại đó là: Biên bản bàn giao con dấu còn giá trị và biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng.

3.1. Biên bản bàn giao con dấu công ty còn giá trị sử dụng

Biên bản bàn giao với con dấu còn giá trị sử dụng dành cho những cá nhân vẫn trong nhiệm kỳ, con dấu công ty vẫn giữ nguyên giá trị hiệu lực và sử dụng bình thường trong nhiệm vụ của nó. Chỉ là chuyển nhượng từ người này sang cho người khác để phục vụ công việc tốt hơn.

Tuy nhiên, với trường hợp này thì nội dung biên bản có vẻ đơn giản hơn do công tác chuyển nhượng, bàn giao cũng không có gì phức tạp.

Chúng ta hãy bỏ qua biên bản này và hướng tới nội dung của biên bản bàn giao con dấu công ty khi đã hết giá trị sử dụng với nội dung bên dưới bạn nhé.

3.2. Biên bản bàn giao con dấu công ty khi hết giá trị sử dụng

Biên bản này được sử dụng trong trường hợp người nắm giữ đã hết nhiệm kỳ, con dấu mà họ đang nắm giữ cũng không còn giá trị sử dụng. Công tác bàn giao này chủ yếu mang mục đích lưu trữ.

Nội dung biên bản được trình bày cụ thể như sau:

3.2.1. Phần đầu biên bản bàn giao con dấu công ty

Để đảm bảo đúng hình thức trình bày và nội dung được chấp nhận, biên bản bàn giao con dấu trong doanh nghiệp không thể thiếu phần Tên cơ quan/Tên chủ quản, Tên Cơ quan đăng ký con dấu. 

Phần nội dung này sẽ được trình bày song song cùng với Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Cho nên dù là trình bày bằng hình thức nào thì cũng phải đảm bảo căn chỉnh đều giữa 2 thành phần này bạn nhé.

Tiếp theo là tên biên bản và một số căn cứ theo pháp luật có liên quan tới việc bàn giao này.

Ngày tháng năm, địa chỉ lập biên bản tuyệt đối không được thiếu, thậm chí nó còn được thể hiện ngay trên đầu trước khi bạn đưa ra vấn đề chính.

Tiếp đến, một phần không thể thiếu đó là giới thiệu cả bên bàn giao và bên nhận bàn giao. Khi đó, người lập biên bản sẽ phải ghi rõ họ tên, chức vụ của 2 bên để thông tin chi tiết nhất có thể.

3.2.2. Phần nội dung của biên bản bàn giao con dấu doanh nghiệp

Phần nội dung của biên bản chính là phần đề người lập trình bày vào đó thông tin về con dấu bao gồm: Số thứ tự, Tên cơ quan/tổ chức/chức danh Nhà nước sử dụng con dấu, Số lượng con dấu, Chất liệu, Mẫu dấu, Giấy chứng nhận THCD.

Từng thông tin nêu trên sẽ phải đề cập đầy đủ để đề phòng sau này có tranh chấp xảy ra.

3.2.3. Phần kết biên bản bàn giao con dấu công ty hết giá trị

Ở phần cuối của biên bản bàn giao con dấu công ty, chủ yếu sẽ là phần để các bên liên quan tới bàn giao con dấu ký tên xác nhận.

Theo đó, người đại diện cho bên bàn giao và bên nhận bàn giao sẽ ký và ghi rõ họ tên vào đúng phần dành cho mình. 

Xem thêm: [DOWNLOAD] Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ mới nhất hiện nay

4. Lưu ý khi lập biên bản bàn giao con dấu công ty

Một trong những văn bản có tính pháp lý cao nhất đó chính là biên bản bàn giao con dấu công ty, chính vì vậy khi trình bày nhất định phải thể hiện các thông tin ở mức chi tiết nhất.

Nếu chưa có nhiều kiến thức về loại văn bản này thì bạn nên tìm hiểu thật kỹ những văn bản mẫu trước đó, hoặc tìm kiếm mẫu trên mạng và học tập cách trình bày sao cho chuẩn.

Nội dung thông tin trong biên bản bàn giao con dấu phải hoàn toàn chính xác, hình thức trình bày cũng phải chuyên nghiệp, khoa học. Tuyệt đối không để mắc một số lỗi cơ bản như sai chính tả, tẩy xóa nội dung hay dùng 2 màu mực,...

Các thành phần quan trọng cần có trong biên bản bàn giao con dấu công ty như là Quốc hiệu - Tiêu ngữ, tên cơ quan và tên biên bản phải được ghi theo đúng quy chuẩn của luật văn bản hiện hành, tránh trường hợp người viết sáng tạo theo cách riêng làm ảnh hưởng tới giá trị hiệu lực của nó.

Mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty vừa được làm rõ ở bài viết trên đây, hy vọng những ai sắp chuyển công tác mà đang nắm giữ con dấu của doanh nghiệp thì có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục bàn giao.

Để tham khảo thêm nhiều thông tin khác, bạn đọc có thể truy cập vào website vieclam123.vn để theo dõi và cập nhật. Chúc bạn luôn thành công trong cuộc sống.

Tham khảo nội dung biên bản bàn giao con dấu công ty bằng cách nhấn vào file bên dưới:

mau-bien-ban-ban-giao-con-dau-het-gia-tri-su-dung.pdf