1. Thông tin cơ bản về mẫu phiếu đề xuất mua vật tư

1.1. Phiếu đề xuất mua vật tư là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì mẫu phiếu đề xuất mua vật tư là một loại giấy tờ có mục đích đề xuất, có nội dung về việc cần mua vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất.

Hiện nay, mẫu phiếu này được sử dụng theo hai loại, một mẫu lập dựa theo Thông tư số 133 và một kiểu mẫu lập dựa theo thông tư số 200. Theo cách định nghĩa chuẩn chuyên ngành thì mẫu phiếu này chính là chứng từ có tác dụng kê khai việc mua công cụ, vật tư, các thiết bị, hàng hóa, dụng cụ ở trên thị trường.

Trong mỗi một doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp sản xuất luôn có nhu cầu mua vật tư với số lượng lớn thì mẫu phiếu này quả thực rất quan trọng để được sử dụng. Vậy vai trò quan trọng này được thể hiện chi tiết như thế nào? Tiếp tục khám phá nhiều hơn về phiếu đề xuất vè việc mua vật tư qua những nội dung được vieclam123.vn chia sẻ ở bên dưới.

1.2. Vì sao cần phải làm phiếu đề nghị mua vật tư?

Vật tư, thiết bị là từ ngữ được dùng để gọi những vật dụng, dụng cụ dùng chủ yếu trong hoạt động sản xuất. Các thiết bị vật tư hoàn toàn có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sau cùng của quá trình kinh doanh, sản xuất tại doanh nghiệp. Để tạo ra sản phẩm tốt, đáp ứng nhà đầu tư hay thị trường thì phía doanh nghiệp cũng phải luôn đảm bảo thật tốt phần đầu vào, tức luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời vật tư, thiết bị cho sản xuất.

Tuy nhiên không phải lúc nào nguồn cung cũng được đáp ứng chuẩn theo các dự kiến sử dụng. Vì trong quá trình thực tế, nguồn vật tư được cung ứng theo các tính toán dự kiến. Ai có thể khẳng định dự kiến thì chắc chắn sẽ khớp với nhu cầu sử dụng thực tế?

Khi vật tư không đủ dùng thì khi đó người đứng đầu của dây chuyền, tổ sản xuất không thể tự ý mua thêm hoặc nói suông yêu cầu mua thêm nguyên vật liệu. Thay vào đó bạn sẽ cần lập phiếu đề xuất mua vật tư. Thông qua bản đề xuất này, ban lãnh đạo sẽ có những phương án chỉ đạo phù hợp và phê duyệt để bộ phận kế toán xuất chi phí.

Có thể thấy, mẫu phiếu đề xuất về việc mua vật tư, thiết bị rất quan trọng vì những lý do sau:

Thứ nhất, nó là công cụ cần thiết kết nối nhu cầu cảu bạn với ban lãnh đạo, mục đích chủ yếu nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất thực tế.

Thứ hai, phiếu đề xuất này sẽ là cơ sở để ban lãnh đạo tính toán cụ thể các số liệu, xem xét mức độ phù hợp với thực tế cần sử dụng để đưa ra quyết định.

Thứ ba, mẫu phiếu đề xuất mua vật tư cũng là một căn cứ đề bộ phận kế toán xuất chi phí một cách minh bạch, rõ ràng.

Thứ tư, xuất phát từ giá trị tạo ra của quy trình mua hàng có sự tác động lớn đối với các thành tựu đạt được từ trong hoạt động kinh doanh, sản xuất và sự phát triển chung của doanh nghiệp, cho nên việc lập phiếu gửi đề xuất mua vật tư sẽ giúp cho doanh nghiệp vừa dễ quản lý nguồn chi phí cần đầu tư lại vừa giúp cho việc bổ sung vật tư kịp thời, phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Xem thêm: Cập nhật các mẫu báo cáo tình trạng thiết bị được ưa chuộng nhất

1.3. Ai tạo đề xuất và đề xuất gửi cho ai?

Không có một bộ phận nào phụ trách cố định việc tạo ra phiếu đề xuất cần mua thiết bị vật tư. Đối tượng lập nên giấy tờ này hoàn toàn phụ thuộc vào việc họ có nhu cầu cần thêm vật tư hay không. Chẳng hạn như ở một tổ sản xuất cắt may, nếu họ cần thêm dụng cụ kéo cắt vải thì người tổ trưởng sẽ là người phụ trách lập phiếu đề xuất để gửi lên cấp quản lý cao hơn.

Ở cấp quản lý cao hơn nếu phụ trách nhiềm tổ sản xuất thì sẽ tập hợp các phiếu đề xuất mua thêm vật tư lại và bản thân họ lại phải một lần nữa lập phiếu đề xuất để gửi lên ban lãnh đạo - người có thẩm quyền phê duyệt, sau đó phiếu sẽ được gửi tới phòng kế toán để có thể xuất chi phí.

Hình dung một cách chung chung như vậy nhưng trong thực tế, thông thường bộ phận tiếp nhận  phiếu trình đề xuất mua vật tư thường sẽ là phòng vật tư, người có thẩm quyền phê duyệt mẫu giấy tờ này sẽ tính từ cấp trưởng phòng vật tư trở lên. Trưởng phòng vật tư có thể duyệt phiếu hoặc có thể trình lên ban lãnh đạo cấp cao hơn tùy theo cơ cấu tổ chức và sự phân quyền của doanh nghiệp.

Nếu như đã nắm bắt được những thông tin cơ bản của phiếu đề xuất mua vật tư thì ngay sau đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách lập phiếu đảm bảo đúng quy chuẩn và sớm được duyệt, kịp thời đáp ứng nhu cầu về sản xuất.

2. Hướng dẫn cách điền phiếu đè xuất mua vật tư

2.1. Cấu trúc của phiếu đề xuất mua thiết bị vật tư

Phiếu đề xuất được xây dựng theo hình thức bảng tính vì nó phù hợp để thể hiện đầy đủ thông tin về vật tư cần đề xuất. Do bảng kê khai các đồ dụng cụ cần mua không được khấu trừ khoản thuế VAT cho nên khi lập phiếu, bạn phải đảm bảo được một vài yêu cầu như sau:

- Lập bảng kê trên khổ giấy A4, phiếu được gửi đến sẽ lưu trữ lại và được đánh số trong thời gian 1 năm.

- Bố cục bao gồm Nội dung cần đề xuất, Thông tin cơ bản của người đề xuất (người lập phiếu), Thông tin về vật tư cần đề xuất mua thêm, diễn giải cụ thể lý do đề xuất và thời gian cần được bổ sung vật tư để đảm bảo tiến độ cho sản xuất.

Dựa trên bố cục này, người lập phiếu sẽ dễ dàng hoàn thiện tổng thể cho mẫu phiếu đề xuất vật tư. Cập nhật ngay bí quyết viết nội dung để nhiệm vụ lập phiếu trở nên đơn giản, dễ dàng.

2.2. Chi tiết cách viết nội dung trong phiếu đề xuất mua vật tư

2.2.1. Lập phiếu đúng thể thức văn bản hành chính

Phiếu đề nghị về việc mua thiết bị vật tư rất quan trọng, liên quan đến việc xuất chi phí để phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, mẫu phiếu không thể  trình bày sơ sài. Khi lập phiếu, bạn sẽ cần phải đảm bảo viết theo đúng chuẩn của văn bản hành chính. Điều đó giúp cho mẫu văn bản trở nên trang trọng và có cơ sở để được xem xét, lưu trữ và làm căn cứ đối chiếu về các nguồn tiền đầu tư cho hoạt động của tổ sản xuất, phòng ban.

Nói đến chuẩn form mẫu văn bản hành chính hẳn không khó khăn với nhiều người vì chúng ta bắt gặp ở rất nhiều văn bản, đơn từ. Bạn sẽ đưa vào đầy đủ các yếu tố Quốc hiệu và Tiêu ngữ, tên đơn vị, thời gian, địa điểm viết phiếu và tên của phiếu. Cách trình bày chúng vẫn chuẩn theo quy định đối với mẫu văn bản hành chính.

Xem thêm: Bật mí thông tin mẫu biên bản xác nhận khối lượng chuẩn nhất

2.2.2. Điền nội dung cho từng phần trong phiếu đề xuất

Trước tiên bạn cần viết lời kính gửi đến công ty nơi bạn đang làm việc để xin cấp vật tư. Thường lời kính gửi sẽ viết người đứng đầu, chẳng hạn như ban giám đốc, trưởng phòng,...

Tiếp theo, ghi rõ nội dung cần đề xuất là gì. Chẳng hạn: đề xuất mua thêm thiết bị phục vụ cho quá trình may mặc,... Thông tin người đề xuất sẽ được xuất hiện sau phần nội dung. Bạn sẽ ghi rõ họ tên của mình, làm việc ở bộ phận nào. Đây chính là căn cứ xác đáng để phân rõ trách nhiệm của đối tượng đứng ra đè xuất.

Phần quan trọng nhất của phiếu chính là nội dung thông tin chi tiết về các vật tư cần đề xuất mua. Bạn lập bảng với các thông số nội dung: số thứ tự, tên vật tư cần mua, số lượng cần là bao nhiêu và ghi chú các vấn đề khác liên quan.

Sau khi điền đầy đủ thông tin đề xuất vào bảng thì bạn sẽ ký tên để gửi đi.

Như vậy với bài viết này, vieclam123.vn đã gửi đến bạn những chia sẻ hữu ích về việc lập và điền thông tin trong mẫu phiếu đề xuất mua vật tư. Mong rằng bài viết sẽ giúp cho bạn có kinh nghiệm lập phiếu đúng theo quy định.