1. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những văn bản quan trọng do doanh nghiệp thiết lập, trong đó nội dung chủ yếu sẽ là báo cáo lại tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp mình, đối tượng nhận báo cáo sẽ là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Doanh nghiệp sẽ thiết lập báo cáo tình hình sử dụng lao động ngay tại cổng thông tin điện tử Quốc gia và gửi trực tiếp tới đơn vị tiếp nhận để hoàn thành việc báo cáo của mình.

Mẫu báo cáo này sẽ được thiết lập vào đúng thời điểm theo quy định Nhà nước ban hành, do đó doanh nghiệp buộc phải thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, không báo cáo trước hoặc muộn hơn so với thời điểm yêu cầu.

Xem thêm: Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động kèm cách trình bày nội dung

2. Khi nào cần thiết lập báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Điều 4 có hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về quan hệ lẫn điều kiện lao động, việc khai trình tình hình sử dụng lao động được diễn ra theo quy định sau đây:

- Người sử dụng lao động có nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định kỳ 6 tháng trước ngày 05/6 và khai báo hàng năm trước ngày 05/12. Ngoài ra, cũng theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP, đơn vị sử dụng lao động phải trực tiếp báo cáo với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội về việc sử dụng lao động của mình thông qua Cổng dịch vụ công Quốc gia với mẫu có sẵn. Đồng thời doanh nghiệp hay người sử dụng lao động cũng phải thông báo điều này đến các cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện - nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính, văn phòng đại diện hoặc chi nhánh.

- Trong trường hợp đơn vị sử dụng lao động không thể báo cáo hoặc gửi báo cáo về việc sử dụng lao động qua Cổng dịch vụ công Quốc gia thì có thể in thành văn bản giấy và gửi tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Bên cạnh đó, vẫn phải gửi thông báo tới cơ quan bảo hiểm cấp huyện - nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, văn phòng đại diện hay các chi nhánh.

- Khi nhận được báo cáo bằng văn bản giấy từ doanh nghiệp, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi trong việc sử dụng lao động tại doanh nghiệp đó.

Như vậy, mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì và thời điểm cần phải thiết lập mẫu báo cáo này bạn đã nắm rõ. Sau đây vieclam123.vn sẽ tiếp tục chia sẻ đến bạn nội dung cơ bản của mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, cùng theo dõi thông tin bên dưới nhé.

Xem thêm: Bạn đã biết mẫu thông báo thay đổi nhân sự được trình bày như thế nào?

3. Nội dung chi tiết trong báo cáo tình hình sử dụng lao động

Doanh nghiệp khi báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ kê khai thông tin theo mẫu văn bản có sẵn trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, theo đó sẽ có nhiều thông tin mà chắc chắn bạn sẽ bỡ ngỡ khi làm nhiệm vụ lần đầu. Đừng lo, hãy để tôi giúp bạn bằng những chia sẻ hướng dẫn chi tiết sau đây.

3.1. Nội dung phần đầu trong báo cáo tình hình sử dụng lao động

- Phần đầu tiên sẽ có Tên doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức báo cáo và Quốc hiệu - Tiêu ngữ.

Cả 2 yếu tố này sẽ được trình bày ngang hàng và kèm theo yếu tố phụ bên dưới là Số văn bản báo cáo và Ngày tháng năm làm báo cáo.

- Tiêu đề báo cáo: Dựa vào mục đích của văn bản mà bạn có thể dễ dàng xác định tên văn bản cho phù hợp.

Ví dụ:

BÁO CÁO VỀ TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

BÁO CÁO

(V/v: Sử dụng lao động)

- Kính gửi: Nội dung cần điền vào chính là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Nếu gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện thì cũng thay tên cho phù hợp.

- Trình bày thông tin chung về doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng lao động, trong đó cần làm rõ: Tên doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức báo cáo; Địa chỉ văn phòng/trụ sở chính theo giấy phép kinh doanh; Số điện thoại, số Fax, Email hay địa chỉ website công ty; Mã số giấy đăng ký kinh doanh hợp pháp; Thông tin về lĩnh vực hoạt động cùng ngành nghề kinh doanh chính mà doanh nghiệp đăng ký ban đầu.

Tất cả những thông tin vừa rồi cần phải được làm rõ, kê khai chính xác và đầy đủ. Sau đó chuyển qua phần nội dung chính để xem bạn cần kê khai những gì nhé.

3.2. Nội dung phần thân trong báo cáo tình hình sử dụng lao động

Vì là văn bản báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp cho nên nội dung chính hoàn toàn là thể hiện việc báo cáo này với những con số cụ thể.

Có nhiều mục thông tin khác nhau cần kê khai nằm trong bảng mẫu, theo đó người chịu trách nhiệm kê khai báo cáo cần phải quan sát thật kỹ để hiểu và điền đúng thông tin theo yêu cầu.

Nội dung cụ thể như thế nào mời bạn theo dõi những hướng dẫn sau đây:

3.2.1. Những thông tin cơ bản theo bảng báo cáo

Thông tin cơ bản bao gồm Họ tên, Mã số bảo hiểm, Ngày tháng năm sinh, Giới tính, Số căn cước công dân/Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu, Cấp bậc/Chức danh/Nghề nghiệp tại doanh nghiệp.

Đây là toàn bộ thông tin dùng để kê khai cho người lao động, chúng được trình bày lần lượt theo thứ tự từ trái qua phải. Theo đó, gióng xuống bạn sẽ điền lần lượt với từng lao động hiện có của doanh nghiệp.

3.2.2. Vị trí việc làm trong bảng báo cáo tình hình sử dụng lao động

Trong cột Vị trí việc làm, bạn sẽ nhìn thấy có 3 mục nhỏ bao gồm Nhà quản lý, Chuyên môn kỹ thuật bậc cao và Chuyên môn kỹ thuật bậc trung.

Theo đó, dựa vào tình hình lao động thực tế mà bạn phải phân loại lao động sao cho phù hợp với từng mục nhỏ này. Cụ thể:

- Nhóm Nhà quản lý: Đây là cột dành riêng cho những lãnh đạo, quản lý làm việc tại cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp giữ chức vụ, quyền hành từ Trung ương tới cấp xã.

- Nhóm Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Dành cho những lao động sở hữu tay nghề giỏi, có kiến thức chuyên môn cao, nghiệp vụ tốt và kinh nghiệm ở trình đại học trở lên. Họ là những người chuyên về lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, giáo dục, công nghệ thông tin và truyền thông, kinh doanh và quản lý, văn hóa, luật pháp, xã hội,...

- Nhóm Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Cột này dành kê khai những lao động sở hữu trình độ từ cao đẳng, trung cấp, có kiến thức và kinh nghiệm ở bậc trung. Họ cũng chuyên về các lĩnh vực như nhóm Chuyên môn kỹ thuật bậc cao.

3.2.3. Tiền lương của người lao động

Thông tin Tiền lương của người lao động cũng phải khai báo một cách chính xác, trong đó bao gồm Hệ số/Mức lương và tiền Phụ cấp.

- Với hệ số/Mức lương thì sẽ ghi theo thỏa thuận ban đầu giữa doanh nghiệp và lao động.

- Phụ cấp: Gồm có phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên VK, phụ cấp thâm niên nghề, phụ cấp theo lương và các khoản bổ sung. Riêng khoản phụ cấp thâm niên thì sẽ tính theo % trên lương cơ bản.

3.2.4. Ngành nghề nặng nhọc, độc hại trong báo cáo sử dụng lao động

Cột thông tin này khá đơn giản, chỉ có 2 trường nội dung là Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc. Theo đó người kê khai sẽ ghi rõ Ngày bắt đầu tham gia công việc nặng nhọc, độc hại của những người lao động thuộc nhóm này.

3.2.5. Thông tin về hợp đồng lao động trong báo cáo

Hợp đồng lao động sẽ có 3 mục nhỏ: Ngày bắt đầu ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn; Hiệu lực hợp đồng lao động xác định thời hạn và Hiệu lực hợp đồng lao động khác (thường là dưới 1 tháng thử việc).

Trong đó, 2 cột Hiệu lực hợp đồng lao động sẽ phải thể hiện Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc rõ ràng.

3.2.6. Thông tin liên quan tới bảo hiểm người lao động

Về bảo hiểm, doanh nghiệp có sử dụng lao động cần kê khai rõ ràng trong báo cáo về Ngày bắt đầu đóng bảo hiểm cho lao động và Ngày kết thúc đóng bảo hiểm xã hội cho lao động.

Với những thông tin chi tiết và cụ thể này, đơn vị tiếp nhận báo cáo sẽ nắm rõ, theo sát và quản lý chặt chẽ các vấn đề liên quan tới người lao động, từ đó bảo vệ quyền lợi cho cả 2 bên khi có vấn đề phát sinh xảy ra.

3.3. Nội dung phần kết trong báo cáo tình hình sử dụng lao động

Phần kết của mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động chỉ dành riêng cho chữ ký, theo đó chỉ có đại diện của doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức thực hiện báo cáo mới được phép ký vào văn bản này.

Những người có nhiệm vụ ký cần theo dõi thật kỹ nội dung mẫu báo cáo xem đã chính xác hay chưa, phát hiện chỗ nào bất thường cần yêu cầu nhân viên chỉnh sửa lại ngay.

Xem thêm: Mẫu đề xuất nhân sự và những chia sẻ mà doanh nghiệp cần biết

4. Lưu ý khi trình bày mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Thông tin cần kê khai trong báo cáo tình hình sử dụng lao động là rất nhiều, hơn nữa cũng có phần phức tạp nếu doanh nghiệp đang sở hữu số lượng lao động lớn.

Khi khai báo rất dễ khai nhầm thông tin từ người này sang người khác, vậy nên người phụ trách làm báo cáo cần hết sức chú ý tới các con số, cần xem xét, đối chiếu thật kỹ với những giấy tờ liên quan tới lao động để điền vào thông tin chính xác nhất.

Nếu chưa có kinh nghiệm bạn có thể tham khảo những mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động từ những kỳ báo cáo trước, hoặc tìm hiểu thông tin trên các kênh phương tiện truyền thông như mạng internet, tham gia các hội nhóm để học hỏi kinh nghiệm,...

Hoặc bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mà vieclam123.vn chia sẻ dưới đây để tìm hiểu trước về nó nhé:

bao-cao-tinh-hinh-su-dung-lao-dong.pdf

Như vậy, trình bày mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động không khó, chỉ là thông tin có phần phức tạp, dễ gây nhầm lẫn. Người phụ trách cần cẩn thận với các thông tin trước khi gửi để đảm bảo báo cáo của mình là hoàn chỉnh. Nếu bạn quan tâm tới nhiều mẫu giấy tờ khác, vậy đừng bỏ qua việc cập nhật thông tin tại website vieclam123.vn mỗi ngày nhé, chúc các bạn sớm hoàn thành nhiệm vụ và thăng tiến trong công việc.