Lễ tân là làm gì? Làm sao để trở thành một nhân viên lễ tân giỏi?

  By   Administrator   03/05/2021

Lễ tân là một trong những vị trí công việc quan trọng nhất thường được coi là “bộ mặt tiền” của khách sạn (cơ sở kinh doanh). Do đó sẽ không là quá lời khi nói rằng mức độ chuyên nghiệp của khách sạn dễ được cân đong đo đếm hơn bao giờ hết qua hệ thống nhân sự lễ tân chuyên nghiệp. Vậy lễ tân là làm gì? Làm sao để giỏi công việc lễ tân? Hãy cùng Vieclam123.vn tìm hiểu kỹ hơn về công việc này qua bài viết dưới đây nhé.

Xem thêm

1. Lễ tân là gì? Tìm hiểu công việc lễ tân

Tìm hiểu về lễ tân và công việc của lễ tân

Tìm hiểu về lễ tân và công việc của lễ tân

1.1. Định nghĩa lễ tân

Lễ tân là một thuật ngữ dùng để chỉ bộ phận công việc hay những người làm ở vị trí tiền sảnh trong doanh nghiệp (thường là khách sạn), trong đó có nhiệm vụ quan trọng nhất là tiếp đón khách hàng, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất khi khách hàng đến và đi, thí dụ như: giới thiệu thông tin, giải đáp thắc mắc của khách hàng, hướng dẫn các thủ tục đăng ký, nhận, trả phòng (dịch vụ), trả lời điện thoại, giải quyết những vấn đề liên quan đến dịch vụ lễ tân khác.

Trong một doanh nghiệp, lễ tân thường là những người đầu tiên và cuối cùng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Họ đại diện cho doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ chi tiết cho khách hàng. Do đó, họ không chỉ là người giao tiếp cơ bản, mà còn là người giữ chân khách hàng tốt nhất, từ đó tạo hình ảnh thương hiệu đẹp trong mắt khách hàng. 

Chính vì vậy, không chỉ tại các khách sạn lớn ở Hà Nội mà hầu hết các doanh nghiệp tập trung đều hướng đến xây dựng hệ thống đội ngũ nhân viên lễ tân lý tưởng nhất để tạo một hiệu ứng kinh doanh thương mại chuyên nghiệp trên thị trường.

1.2. Phạm vi hoạt động

Trước đây, thuật ngữ lễ tân thường gắn liền với mô hình kinh doanh khách sạn. họ giữ vai trò quan trọng nhất trong khách sạn khi cung cấp dịch vụ đón tiếp và phục vụ giao tiếp, được gọi là lễ tân khách sạn. 

Hiện nay, lễ tân có thể làm việc tại hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ khác, ví dụ như: nhà hàng, quán ăn, sân bay, tập đoàn thời trang, công ty lớn… gọi chung là nhân viên lễ tân.

Do đó, phạm vi hoạt động của lễ tân là phụ trách quầy lễ tân, đón và trả khách hàng của doanh nghiệp.

1.3. Công việc lễ tân là làm gì (những công việc của nhân viên lễ tân)?

  • Chào, tiếp đón khách hàng và check-in cho khách sử dụng dịch vụ

  • Giải đáp thắc mắc của khách hàng (nếu có)

  • Hướng dẫn chi tiết cho khách hàng về sơ đồ của công ty, giới thiệu phòng, ban theo mục đích sử dụng của khách hàng, gọi điện thoại chuyển giao thông tin và thông báo đến bộ phận tiếp nhận khách

  • Giải quyết hoàn hảo những vấn đề phát sinh với khách hàng trong suốt thời gian khách hàng lưu trú tại doanh nghiệp, bao gồm cả những khiếu nại và phản hồi không tích cực

  • Thực hiện các thủ tục check-out, thanh toán và giao tiếp với khách hàng hướng đến xây dựng mối quan hệ khách hàng tiềm năng, chào tạm biệt khách hàng khi họ đã rời đi

  • Trực tổng đài, tiếp nhận những cuộc gọi đặt phòng, nhận tư vấn hoặc phàn nàn

  • Phụ trách tiếp đón khách chờ

  • Hỗ trợ các bộ phận khác để giải quyết tốt nhất dịch vụ khách hàng

  • Hoàn thành KPI một cách chuyên nghiệp nhất, được tính bằng: chỉ số thiện cảm của khách hàng, chỉ số hài lòng của khách hàng, mức độ gắn bó và tỷ lệ khiếu nại (phàn nàn) của khách hàng.

>> Xem thêm: Những việc làm lễ tân lương cao tại Hà Nội

1.4. Cơ hội việc làm lễ tân tại Hà Nội

Lễ tân là một trong những nhóm ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao nhất tại Hà Nội hiện nay. Hầu như đơn vị kinh doanh, tập đoàn lớn hay hệ thống khách sạn nào cũng cần số lượng lớn nhân viên lễ tân từ cấp quản lý đến nhân viên quầy. Chỉ cần search từ khóa “nhân viên lễ tân tại Hà Nội” hay “tìm việc làm lễ tân Hà Nội”... trên website Vieclam123.vn bạn sẽ thấy cả list dài công việc lễ tân hiện lên với bảng mô tả công việc rất chi tiết, lương, thưởng, chế độ phúc lợi phù hợp cho từng vị trí.

Tùy từng quy mô kinh doanh, song nhìn chung cơ hội thu nhập của nhân viên lễ tân tương đối cao, dao động từ 15 - 20 triệu/ tháng. Ngoài lương cứng, nhân viên lễ tân còn được nhận thêm % phí dịch vụ từ khách hàng. Do đó có thể thấy đây là vị trí việc làm có cơ hội mức lương khá hấp dẫn, đáng để thử sức cho những nhân viên có ngoại hình khá tại Hà Nội.

Ngoài ra, nếu có ý định gắn bó với nghề lễ tân, khách sạn thì vị trí công việc này cũng được xem là cơ hội hoàn hảo đem lại khả năng thăng tiến tốt và nhanh chóng mở rộng các mối quan hệ xã hội.

Cấu trúc cơ hội thăng tiến nghề lễ tân: 

Nhân viên lễ tân => Quản lý (giám sát) lễ tân => Trưởng bộ phận lễ tân => Phó tổng giám đốc => Tổng giám đốc

2. Làm sao để trở thành một nhân viên lễ tân giỏi

Để có thể làm tốt công việc lễ tân thì ngoài các kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân bạn cần phải biết những bí quyết dưới đây:

Những kỹ năng để trở thành nhân viên lễ tân giỏi

Những kỹ năng để trở thành nhân viên lễ tân giỏi

2.1. Xây dựng hình ảnh đẹp

Không phải ngẫu nhiên khi tuyển dụng lễ tân các doanh nghiệp lại luôn luôn đặt tiêu chí ngoại hình lên hàng đầu. Trong thực tế, lễ tân không chỉ là bộ phận cần đến sự chăm chỉ, có năng lực hay nhiệt huyết với công việc mà phải là những người có hình ảnh đẹp nhất để thu hút khách hàng tốt nhất.

Vậy thế nào là một hình ảnh đẹp đối với nhân viên lễ tân?

Chỉ cần cố gắng chỉn chu và trau dồi một chút, bạn hoàn toàn có thể trở thành nhân viên lễ tân đẹp trong mắt khách hàng và đồng nghiệp thông qua:

  • Xuất phát điểm ngoại hình khá trở lên

  • Trang phục đẹp: Thường thì mỗi đơn vị kinh doanh cũng sẽ có thiết kế chuyên nghiệp về trang phục, do đó về mặt này bạn không cần quá lo lắng, chỉ cần phối hợp hài hòa với các phụ kiện tóc, giày dép hay trang điểm để nổi bật lên một hình ảnh nhã nhặn, lịch sự, xinh đẹp và ưa nhìn mỗi ngày

  • Giao tiếp tốt

  • Tác phong chuẩn chỉnh: Biểu hiện qua cử chỉ, hành vi, thái độ hòa nhã và luôn tươi cười

2.2. Giỏi chuyên môn

Nắm vững kiến thức lễ tân, khách sạn

Chắc chắn rồi, một nhân viên lễ tân giỏi trước hết phải nắm vững kiến thức lễ tân khách sạn. Đó là:

  • Kiến thức nghiệp vụ khách sạn

  • Những thông tin và hoạt động của khách sạn

  • Nội quy, quy chế

  • Quy trình làm việc liên quan đến check-in, check-out, thanh toán, dịch vụ khách hàng…

Tại quầy lễ tân, không phải nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng, nhân viên marketing hay nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ giải đáp, tư vấn cho khách hàng mà chính là bạn - những lễ tân chuyên nghiệp - sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm chào đón và tiếp nhận khách hàng đến. Cho nên nếu không nắm vững những kiến thức nền tảng, căn bản cùng quy chế chung bạn sẽ không thể nào tư vấn, giải đáp tốt nhất cho khách hàng được.

Có hiểu biết sâu sắc

Một vốn kiến thức (hiểu biết) sâu sắc cũng là lợi thế đối với nhân viên lễ tân, giúp bạn trở nên năng động, tự tin và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Bạn biết đấy, khách hàng là bộ phận người rất chung trong xã hội, trong đó mỗi khách hàng là một đối tượng riêng, thuộc những tầng lớp khác nhau, có những nhu cầu khác nhau và mục đích giao tiếp khác nhau, do đó nếu muốn hoàn hảo trong con mắt của họ thì ít nhất bạn cần hiểu và cung cấp tốt nhất cho mục đích khai thác thông tin của họ, chưa kể đến khách hàng là người mang quốc tịch khác, cực kỳ có nhu cầu khám phá thông tin.

Do vậy, ngoài chuyên môn lễ tân, khách sạn, bạn nên học hỏi và trau dồi mỗi ngày tri thức về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, khoa học công nghệ, thời trang, nghệ thuật, thiên nhiên, và đặc biệt là văn hóa lối sống. Nó sẽ tạo sức bật rất tốt cho bạn trong nghề nghiệp đấy!

Thông thạo phần mềm quản lý khách sạn

Trước đây, theo lối xử lý và quản lý thông tin truyền thống, nhân viên lễ tân tương đối vất vả khi phải care gần như tất cả các công việc liên quan đến kế toán, thanh toán, thống kê, thuế, marketing, hành chính văn phòng, dịch vụ tạm thu, phụ phí, chi phí phát sinh… thì hiện nay, nhờ sự phát triển và ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, phần mềm, dữ liệu thông minh, những công việc đó đều được tập hợp trong phần mềm quản lý khách sạn cho phép nhân viên lễ tân có thể theo dõi và quản lý thông tin đơn giản hơn rất nhiều. Song đồng thời cũng đòi hỏi bạn phải nắm bắt tốt nhất phần mềm này.

Giỏi ngoại ngữ

Ngoại ngữ không chỉ là lợi thế, mà gần như đã trở thành yếu tố bắt buộc đối với nhân viên lễ tân hiện đại. Do đó, muốn nhận được cơ hội việc làm lễ tân chất lượng cao, làm việc ở các tập đoàn lớn, có mức thu nhập tốt nhất, thì nhân viên lễ tân phải đảm bảo sử dụng thành thạo ngoại ngữ, nhất là tiếng Anh. 

Tại sao? Vì đối với những vị trí như vậy, bạn sẽ phải thường xuyên phải tiếp đón khách quốc tế, đối tác nước ngoài cũng như những đối tượng cần thiết phải sử dụng ngoại ngữ hơn tiếng mẹ đẻ.

Ngoài ra, sự am hiểu về các nền văn hóa nước ngoài cũng là điều cần thiết giúp bạn có thể gần gũi và dễ có thiện cảm với khách hàng hơn.

2.3. Kỹ năng mềm chuyên nghiệp

Để giỏi lễ tân, kỹ năng mềm được xem là chìa khóa thành công bền vững nhất. Trong thực tế, kiến thức bạn có thể học hỏi, trau dồi dần dần và thậm chí có thể “che đậy” bằng những kỹ năng mềm thực sự chuyên nghiệp.

Mà trước hết phải kể đến đó là kỹ năng giao tiếp.

Chắc chắn là như vậy. Công việc của 1 nhân viên lễ tân nói nhiều hơn ngồi, giao tiếp với khách hàng nhiều hơn xử lý thông tin. Do đó, việc hình thành và phát triển kỹ năng giao tiếp là khâu rất quan trọng nếu bạn muốn theo ngành và giỏi lễ tân. Nhờ giao tiếp và giao tiếp có kỹ năng, bạn không những có thể khai thác thông tin trong trạng thái chuyên nghiệp nhất, mà còn khiến khách hàng vô cùng hài lòng về chất lượng dịch vụ, họ có thể vui vẻ và thoải mái trong những tháng ngày cư trú tại doanh nghiệp của bạn. Giao tiếp tốt là con đường ngắn nhất giúp bạn đạt được mục tiêu nghề nghiệp, là cái căn bản, cốt lõi để bạn có thể thiết lập và tạo dựng mối quan hệ đầy thiện cảm với khách hàng, đối tác, cấp trên và đồng nghiệp. 

Chính vì vậy, không phải là những người chỉ có chuyên môn, người giỏi giao tiếp thường dễ gặt hái hơn thành công rất nhiều, nhất là trong nhóm ngành dịch vụ như lễ tân khách sạn.

Cùng với kỹ năng giao tiếp, nhân viên lễ tân phải nắm bắt tâm lý khách hàng tốt nhất, gọi là kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng. Thông qua đó, bạn có thể xử lý chỉn chu thông tin cũng như nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, tạo cơ sở để phục vụ khách hàng, giữ chân khách hàng tiềm năng. Nắm bắt tâm lý khách hàng cũng cho phép nhân viên lễ tân có thể xử lý các vấn đề, tình huống phát sinh trong dịch vụ lễ tân tốt hơn. Thí dụ như: khách hàng khiếu nại, phàn nàn, khách hàng cần cung cấp thông tin, đổi dịch vụ,...

>> Xem thêm: Các kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân

2.4. Thái độ phục vụ hoàn hảo

Nếu như đối với những nhóm ngành khác, KPI được đánh giá dựa trên năng lực làm việc của nhân viên là chủ yếu thì đối với nhóm ngành dịch vụ như lễ tân, thái độ phục vụ lại được đặt lên vị trí quan trọng hàng đầu để đạt được sự thiện cảm, hài lòng và gắn bó với khách hàng. 

Luôn tươi cười, vui vẻ

Có thể nói, nụ cười là công cụ đắc lực nhất giúp nhân viên lễ tân đạt được thành công trong nghề.

Giao tiếp với khách hàng tốt nhất là khi nhân viên lễ tân có khả năng giữ được nụ cười tự tin và chân thành trên môi. Bao giờ cũng vậy, nụ cười luôn thể hiện thái độ tích cực và đầy năng lượng. Trong mọi tình huống, nhân viên lễ tân không bao giờ được phép tỏ thái độ khó chịu, bực dọc, tiêu cực với khách cũng như đối tác.

Trong thực tế, nụ cười không chỉ giúp nhân viên lễ tân giao tiếp thành công hơn với khách hàng mà còn tạo phản ứng tích cực trở lại, giúp bản thân bạn có thể xây dựng cho mình 1 hình ảnh lễ tân chuyên nghiệp và tâm lý làm việc ổn định nhất.

Lịch sự, nhã nhặn

Làm lễ tân, bạn phải luôn luôn ở trong trạng thái lịch sự với khách hàng. Dù là người trầm tính hay người hoạt bát năng động, thì khi đã vào công việc, giao tiếp với khách hàng, bạn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, giải đáp thắc mắc trong tư thế lịch sự nhất, nhã nhặn nhất.

Tôn trọng

Khách hàng rất dễ có thiện cảm khi họ cảm thấy mình được tôn trọng. Do đó trong ứng xử và biểu hiện hành vi, nhân viên lễ tân phải đảm bảo thái độ tôn trọng khách hàng ở mức tối đa nhất. Ai cũng muốn được tôn trọng. Và theo quy luật cho - nhận (của nhóm ngành dịch vụ), nếu bạn muốn được khách hàng tôn trọng, tin tưởng, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh thì điều đầu tiên là bạn phải tôn trọng người khách hàng.

Bình tĩnh trong mọi tình huống

Làm dịch vụ, những tình huống khó chịu sẽ thường xuyên phát sinh. Đây là điều mà không một nhóm ngành dịch vụ nào có thể tránh khỏi chứ không riêng gì ngành lễ tân. Và đối với một nhân viên lễ tân giỏi, nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, thì bạn bắt buộc phải hình thành thái độ sống tự chủ, tự kiềm chế cảm xúc và bình tĩnh trong mọi tình huống để có xử lý tốt nhất những vấn đề phát sinh như thế này.

Thái độ khiếm nhã, tiêu cực, cáu gắt, nổi nóng với khách hàng là điều tối kỵ khi bạn làm lễ tân. Thậm chí ngay cả khi sự nóng giận trong con người bạn đã dâng lên đỉnh điểm thì bạn vẫn phải lịch sự, ân cần và tìm cách thăng bằng cảm xúc của khách hàng. Thực ra khi đã hoạt động lâu trong ngành, bạn sẽ nhận thấy rằng khả năng kiềm chế và điều hòa cảm xúc sẽ tự động được thiết lập và vận hành để có thể khai thác và sử dụng tốt nhất mỗi khi phát sinh tình huống.

3. Tìm việc làm lễ tân tại Hà Nội qua trang web Vieclam123.vn

Tìm việc làm lễ tân tại Hà Nội qua trang web Vieclam123.vn

Tìm việc làm lễ tân tại Hà Nội qua trang web Vieclam123.vn

Trong rất nhiều trang web tìm việc làm uy tín, người lao động có thể truy cập và sử dụng miễn phí những tính năng thông minh được kết nối với hệ dữ liệu không giới hạn tại website Vieclam123.vn.

Hiện nay, Vieclam123.vn đã và đang ngày càng mở rộng mạng lưới kết nối với ứng viên và các doanh nghiệp trong thị trường, cung cấp 3 tính năng nổi bật nhất cho người lao động có thể sử dụng để tìm kiếm việc làm tại chỗ, miễn phí và có hiệu quả là:

  • Sử dụng công cụ lọc việc làm tự động: lọc theo kinh nghiệm làm việc, lọc theo cấp bậc, lọc theo mức lương, lọc theo hình thức làm việc, ...

  • Tìm việc làm bằng từ khóa chính trên thanh công cụ tìm kiếm

  • Tạo CV điện tử khoa học trên trang, xin việc miễn phí, tự động kết nối với nhà tuyển dụng (mà không cần tìm kiếm).

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất liên quan đến việc làm lễ tân hiện đại được Vieclam123.vn tổng hợp lại với hy vọng sẽ hữu ích cho người dùng, nhất là bộ phận lao động đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm lễ tân tại Hà Nội.

Để cập nhật những thông tin mới nhất liên quan đến việc làm lễ tân cũng như các công việc khác, bạn đọc có thể truy cập vào trang thông tin chính thức của Vieclam123.vn theo địa chỉ: https://vieclam123.vn/