1. Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc là những kỹ năng liên quan đến việc tạo ra “khung xương”, trật tự của các loại công việc, xác định những ưu tiên cần hoàn thành ngay lập tức, tạm hoãn những việc chưa quá gấp, biết cách phân chia, giao công việc cho người khác hoặc loại bỏ hoàn toàn những việc không cần thiết, từ đó thúc đẩy năng suất nhân viên.

Duy trì kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc sẽ giúp giảm nguy cơ hình thành các thói quen xấu như như trì hoãn công việc, làm việc một cách lộn xộn, từ đó gây nhầm lẫn thông tin và làm việc kém hiệu quả. 

Nhà tuyển dụng không chỉ tìm những nhân viên có thể sắp xếp công việc và chỗ ngồi của mình một cách ngăn nắp, sạch sẽ, họ còn tìm những người có khả năng thích ứng nhanh với kết cấu tổ chức, môi trường làm việc trong công ty.

Chú ý: Duy trì và nhấn mạnh những kỹ năng này trong đơn xin việc hoặc đơn xin thăng chức sẽ giúp tăng khả năng được nhận hoặc được thăng chức của bạn. Bởi vì những kỹ năng này là cốt lõi của bất kì công việc nào, bạn không thể làm việc hiệu quả nếu không có kế hoạch.

2. Ví dụ về các kỹ năng tổ chức công việc

Ngăn nắp, gọn gàng

Kỹ năng này không chỉ bao gồm việc sắp xếp một bàn làm việc sao cho ngăn nắp mà còn cả cách duy trì chúng. Một không gian làm việc luộm thuộm sẽ khiến bạn khó chịu, mất tinh thần khi làm việc và có thể ảnh hưởng đến các nhân viên khác. Ai đó có thể thiết kế không gian, cấu trúc phòng làm việc nhưng bạn sẽ là người duy trì chúng. Vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có không gian làm việc thoải mái nhất có thể, điều này cũng góp phần giúp bạn làm việc năng suất, hiệu quả và vui vẻ hơn. 

Lập kế hoạch

Nếu không có kế hoạch, mục tiêu sẽ mãi mãi chỉ là mong ước. Đối với bất kỳ loại công việc nào, lập kế hoạch sẽ giúp dự tính nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành, sau đó nhân viên sẽ thực hiện theo kế hoạch nhằm đảm bảo chất lượng cũng như thời hạn dự án. Trong nhiều trường hợp, nếu cần thiết, nhân viên sẽ phải thay đổi kế hoạch theo tình huống, nguồn lực cũng như lượng thời gian công ty cho phép.

Một kế hoạch có thể rất đơn giản như quyết định dọn dẹp phần nào của văn phòng trước hoặc nó có thể là chiến lược phát triển của công ty trong mười năm tới. Lập kế hoạch quy mô nhỏ sẽ có thể dễ dàng và nhanh hơn nhưng chúng cũng không kém phần quan trọng. Hãy đi vững những bước nhỏ, đơn giản trước khi bắt đầu những bước lớn, phức tạp. Các kỹ năng liên quan đến việc lập kế hoạch bao gồm: Kỹ năng phân tích, đánh giá sự việc, kỹ năng quyết định, giải quyết vấn đề, thu thập dữ liệu, phát triển, quản lý quỹ thời gian,...

Làm việc theo nhóm

Trong một nhóm có tổ chức tốt, mỗi thành viên sẽ đóng một vai trò khác nhau và được phân công các nhiệm vụ tương ứng. Việc xây dựng cơ cấu, tổ chức cho nhóm mới thành lập là một kỹ năng nổi trội, đáng được khen ngợi. Những kỹ năng khác như biết cách lắng nghe, đưa ra ý kiến một cách hợp lý, tiếp thu chỉ dẫn và giao tiếp lưu loát cũng rất quan trọng khi làm việc theo nhóm. Những người có tổ chức, kỷ luật tốt sẽ hiểu và cố gắng duy trì cơ cấu, văn hóa làm việc nhóm, nơi mỗi người là một thành viên cùng cống hiến vì mục đích chung.

Một số kỹ năng tổ chức nổi bật khác mà bạn có thể sử dụng trong CV và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng là: Biết lắng nghe, duy trì sự tập trung, biết tự tạo động lực cho bản thân, sự tận tâm, tháo vát, chủ động... 

3. Tổng kết

• Làm bật những kỹ năng tổ chức liên quan đến công việc trong CV của bạn

• Chuẩn bị 1-2 kỹ năng với ví dụ cụ thể để miêu tả rõ ràng khả năng của bạn.

• Đề cập rõ ràng các kỹ năng cụ thể chứ không chỉ nói chung chung là kỹ năng tổ chức công việc, cung cấp ví dụ khi nhắc đến mỗi kỹ năng.

>> Tham khảo ngay:

• Interpersonal skills là gì? Tại sao cần có nó để thành công?
• Supervisor là gì? Công việc, kỹ năng cần thiết của Supervisor