1. Khái quát chung về KPI

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, nghĩa là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc, nhằm chỉ ra sự hiệu quả trong công việc của mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.

KPI đem lại những lợi ích nhất định đối với cả nhân viên và người quản lý, cụ thể:

- Đối với nhân viên: bản thân mỗi cá nhân sẽ hiểu được mức độ hoàn thành công việc của mình, có những so sánh với kết quả của những cá nhân khác và với chính bản thân mình trong quá trình làm việc. Từ đó, nhân viên sẽ tự nhìn nhận và tạo động lực cho chính mình, lên kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra.

- Đối với người quản lý: Dựa vào chỉ số KPI, người quản lý sẽ dễ dàng trong việc theo dõi, giám sát hoạt động của nhân viên cấp dưới. Từ đó, có cái nhìn khách quan, chi tiết đối với năng lực của mỗi nhân viên. Điều này cũng giúp người quản lý cân nhắc đưa ra mức lương thưởng, kỷ luật phù hợp và công bằng nhất.

Nhìn chung, đánh giá kết quả công việc dựa theo KPI là một phương pháp trực quan và hiệu quả, giúp người lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng với các số liệu chính xác nhất. Sử dụng phương pháp này, mỗi cá nhân cũng như mỗi phòng ban sẽ có mục tiêu nhất định để cùng nhau cố gắng hoàn thành mục tiêu chung.

2. Cách xây dựng KPI hiệu quả

Mỗi công ty, doanh nghiệp thường xây dựng cho mình một KPI riêng, phù hợp với mục tiêu và cách thức hoạt động, nhằm tối đa hóa hiệu suất làm việc. Dưới đây là một số nguyên tắc và cách triển khai, xây dựng KPI:

Nguyên tắc xây dựng KPI: KPI nên được xây dựng theo nguyên tắc SMART. Theo đó, mỗi KPI cần phải Specific (cụ thể), Measurable (Có thể đo lường được), Attainable (Có thể đạt được), Relevant (Mục tiêu thực tế), và Timebound (Có thời hạn cụ thể). 

Mục tiêu đặt ra cần phải cụ thể, chỉ rõ kết quả công việc cần đạt được. Ví dụ đối với một nhân viên tiếp thị thì mục tiêu cụ thể có thể là trong một ngày phải tiếp cận và giới thiệu sản phẩm tới 50 khách hàng thay vì nêu mục tiêu chung chung là tiếp cận khách hàng. Nếu mục tiêu đưa ra không có những tiêu chí cụ thể nhân viên sẽ không biết nên cố gắng ra sao và đạt được kết quả thế nào để có hiệu quả công việc như mong muốn.

Cách xây dựng KPI:

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Người xây dựng KPI thường là trưởng phòng/bộ phận vì đây là người hiểu rõ nhất vè các nhiệm vụ và yêu cầu của các vị trí trong phòng hay bộ phận. Nếu phòng/ban quá lớn thì nhiệm vụ xây dựng KPI sẽ dành cho quản lý cấp tháp hơn.

      Bước 2: Xác định chỉ số KPI, các chức năng, nhiệm vụ của phòng/ban

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh đó.

Bước 4: Xác định các chỉ số đo lường hiệu suất

Bước 5: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI theo từng mức điểm

Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng

Bước 7: Điều chỉnh và tối ưu KPI

3. Lưu ý khi xây dụng KPI

Các chỉ số KPI cần phải đo lường được, kết quả hoàn thành có thể ở dạng số liệu để có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác. Mục tiêu đưa ra nên được đo lường theo tần suất, theo ngày, theo tháng, theo năm. Những mục tiêu chung chung như “ đạt được sự hài lòng về sản phẩm của khách hàng” là câu khẩu hiệu chứ không phải chỉ số KPI.

Các cấp quản lý khi đưa ra các chỉ số KPI cần phải cân nhắc về khả năng đạt được của mục tiêu đó. Cần nắm rõ khả năng của nhân viên từng bộ phận, từ đó đưa ra mục tiêu hợp lý, tạo động lực cho nhân viên cố gắng hoàn thành công việc. Những mục tiêu quá xa vời có thể mang đến cảm giác mệt mỏi, và tâm lý chán nản cho nhân viên.

Mục tiêu đặt ra phải liên quan trực tiếp đến định hướng của công ty, những gì công ty đang phấn đấu đạt được. Ví dụ một doanh nghiệp chuyên bán các sản phẩm thì mục tiêu nên liên quan đến lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, tìm kiếm khách hàng. Trong khi một công ty kỹ thuật sẽ có những chỉ số KPI liên quan đến chất lượng đường truyền, chất lượng sản phẩm kỹ thuật, hạn chế lỗi trong khâu sản xuất.

Cuối cùng, một mục tiêu đưa ra cần phải có thời gian hoàn thành cụ thể. Mục tiêu đó có thể được hoàn thành trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng. Có thời gian xác định sẽ giúp mỗi cá nhân cũng như từng bộ phận kiểm soát được tiến trình và tốc độ làm việc, từ đó điều chỉnh cũng như nỗ lực để hoàn thành công việc đảm bảo tiến độ.

Triển khai KPI: Công tác triển khai KPI cần trải qua 4 bước bao gồm đo lường, phân tích, giải pháp hoàn thiện và điều chỉnh. Sau khi đưa ra những mục tiêu có thể đo lường được, người quản lý cần phải thống kê lại kết quả, phân tích, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó, người đứng đầu mỗi tổ chức cần theo dõi sát sao tiến trình thực hiện KPI của nhân viên bộ phận, từ đó đưa ra những giải pháp nâng cao để hoàn thành công việc.

Việc điều chỉnh các chỉ tiêu KPI thường xuyên, nhanh chóng là một việc làm cần thiết. Trong quá trình thực hiện, nhân lực công ty có thể sẽ có những đề xuất mới lạ, sáng tạo, để làm nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn. Các nhà quản lí có thể cân nhắc xem xét để đánh giá lại và thay đổi để cải tiến hơn.

Một số lưu ý khi triển khai KPI: Khi triển khai KPI, giám đốc công ty, doanh nghiệp cần đảm bảo sự thống nhất từ cấp cao nhất đến toàn bộ nhân viên trong công ty. Thêm vào đó là cần xác định rõ các mục tiêu chiến lược, chỉ ra đâu là mục tiêu then chốt cần được đảm bảo hoàn thành. Hơn nữa, các cấp lãnh đạo phải đảm bảo luôn luôn làm công tác truyền thông nội bộ để tất cả các thành viên trong công ty thấu hiểu và tự nguyện phấn đấu, cống hiến để đạt được mục tiêu chung.

KPI giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc vì vậy nhiều công ty, doanh nghiệp đã áp dụng hình thức này trong quá trình phát triển. Tuy nhiên, có một số công việc không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả ví dụ như các công việc liên quan đến sáng tạo, thiết kế, những công việc chỉ diễn ra một lần hoặc trong thời gian ngắn. Áp dụng một cách máy móc các chỉ tiêu KPI vào những công việc này có thể mang lại những kết quả không mong muốn, hoặc làm rào cản của quá trình sáng tạo.

Như vậy, bài viết trên đây của Vieclam123 đã mang đến cho bạn những thông tin cơ bản nhất về KPI và cách triển khai KPI trong công ty, doanh nghiệp. Việc quản trị nhân sự dựa theo KPI có những ưu nhược điểm riêng mà các nhà quản trị có thể cân nhắc để lựa chọn phương pháp và xác lập những chỉ số KPI phù hợp nhất với thực tế hoạt động của doanh nghiệp mình.

>>> Xem thêm tin:

• Top công việc làm thêm cho sinh viên phổ biến dễ tìm nhất
• 5 Ngành nghề dễ xin việc hot trong tương lai