1. Tại sao cần viết email xin việc?

Hình thức gửi CV ứng tuyển qua email ngày càng trở nên thông dụng, phổ biến. Hầu hết các ứng viên sẽ lựa chọn hình thức này là cách đơn giản, nhanh chóng nhất để hồ sơ của mình đến với nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, ứng viên cũng không thể đơn thuần thả CV vào một chiếc mail không có tiêu đề, không có lời dẫn đến nhà tuyển dụng được. Vậy thì email xin việc lúc này đóng vai trò gần như lời chào hỏi đầu tiên tới nhà tuyển dụng, thể hiện mong muốn, mục đích, lý do gửi CV xin việc cho vị trí này.

Một ứng viên với email xin việc chỉn chu sẽ trở lên chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Đây còn có thể được xem là điểm cộng cho ứng viên nếu nhà tuyển dụng bắt buộc phải chọn lựa giữa những ứng viên có trình độ chuyên môn ngang nhau. Tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu đóng vai trò rất quan trọng, giúp cho các bước sau này để có được công việc như ý trở lên thuận lợi hơn rất nhiều.

2. Lưu ý khi viết email xin việc

Khi viết mail xin việc, bạn cần lưu ý từ những chi tiết nhỏ nhất. Bởi từng điều về bạn sẽ được nhà tuyển dụng hết sức chú ý. Và từ những điều nhỏ, có thể dễ dàng để đánh giá cả một con người đó!
Một số lưu ý khi viết email xin việc dưới đây có thể sẽ rất hữu ích với bạn đấy.

2.1. Tên email và tên hiển thị

Đã bao giờ bạn viết mail xin việc với tên email như “cobengoknghek@gmail.com” hay “boyhamchoi9x@gmail.com” chưa? Và kết quả như thế nào? Có phải là email của bạn rơi vào quên lãng và không nhận được bất cứ phản hồi nào từ nhà tuyển dụng không? Bạn có biết lý do tại sao?

Chắc chắn sẽ không có nhà tuyển dụng nào cảm thấy tin tưởng với một ứng viên có email kiểu “trẻ trâu” như vậy cả. Một là họ sẽ bỏ qua luôn email của bạn, hai là họ sẽ đánh dấu spam và cho nó vào thùng rác, chứ không ai rảnh hơi để xem nội dung thư chứ đừng nói là cân nhắc xem có nên sắp xếp cho bạn buổi phỏng vấn nào không.

Đến đây thì chắc hẳn bạn đã hiểu lý do tại sao rồi. Đúng vậy. Khi viết mail xin việc, hãy sử dụng một tên email thật “chuyên nghiệp”. Tốt nhất là bạn cần sử dụng tên thật của mình cùng với con số có thể là ngày tháng năm sinh của bạn.

Ví dụ email tạo thiện cảm và chuẩn sẽ có dạng: “Nguyenminhhanh98@gamil.com”, hoặc “Linhnguyenthi99@gmail.com”,...

Không chỉ địa chỉ email mà tên hiển thị của bạn khi xuất hiện trong hộp thư của nhà tuyển dụng cũng cần phải được đặt đúng chuẩn. Tên hiển thị không đạt chuẩn là những cái tên không phải tên thật của bạn, lấy biệt danh hoặc tên nước ngoài dù bạn là người Việt. Tên đạt chuẩn thường là tên họ của bạn và được viết hoa chữ các đầu.

Đây là những điểm rất nhỏ mà nhà tuyển dụng thường để ý nhưng không phải ứng viên nào cũng chú tâm và ghi được điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Đối với những nhà tuyển dụng khắt khe, họ có thể đánh trượt ứng viên chỉ vì những lỗi như trên đấy.

Nếu đọc đến đây bạn muốn thay đổi tên hiển thị và địa chỉ email của bạn mà không biết các thao tác thực hiện trong email thì Vieclam123.vn sẽ hướng dẫn bạn ngay dưới đây:

Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt), sau đó chọn “Accounts and Import”

Bước 2: Chọn Edit Info

Bước 3: Chỉnh sửa thông tin theo đúng chuẩn.

Như vậy, chỉ với vài bước đơn giản là bạn đã có thể trở lên chuyên nghiệp hơn khi gửi email xin việc tới nhà tuyển dụng rồi.

2.2. Nội dung email xin việc

Một email xin việc cần có đầy đủ các phần bao gồm phần mở đầu, phần nội dung, phần kết, phần chữ ký. Đây chính là bố cục chung cơ bản nhất mà thiếu đi bất cứ phần nào thì email xin việc của bạn cũng không thể hoàn chỉnh và ấn tượng. Chỉ cần thiếu đi một phần là email của bạn đã bị đánh giá kém và làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng rồi.

Trước khi vào thư, đừng quên viết tiêu đề cho email của bạn để đảm bảo nhà tuyển dụng sẽ xem xét nó chứ không bỏ qua nhé.

Tiêu đề: “Ứng tuyển vị trí [tên vị trí]- [Họ và tên ứng viên]

Phần mở đầu

Phần mở đầu bạn nên chào hỏi một cách lịch sự. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng thì có thể đề cập đến tên của họ, tên phòng ban một các cụ thể. Trong trường hợp không biết rõ ai sẽ là người đọc thư thì bạn cần phải nêu tên bộ phận, tên công ty. 

Hãy dùng từ “kính gửi” để mở đầu, chứ không sử dụng các từ ngữ kém trang trọng hơn như “Thân ái, thân mến gửi,..”

Ví dụ cách viết phần mở đầu bạn có thể tham khảo như:

“Kính gửi chị Nguyễn Ngọc Anh-Bộ phận tuyển dụng công ty TNHH Hoa Hướng Dương”

Hoặc: “ Kính gửi bộ phận tuyển dụng-công ty TNHH Ánh Dương”

Phần nội dung

Nội dung email xin việc là phần quan trọng nhất, ở phần này, bạn cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin như:

• Giới thiệu về bản thân

• Mục đích, lý do viết thư

• Kinh nghiệm kỹ năng của bản thân mà bạn cho rằng phù hợp với vị trí ứng tuyển

Phần kết

Ở phần kết của lá thư, bạn cần gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét email của bạn

Phần chữ ký

Để lại tên và chữ kí của bạn, đồng thời để lại thông tin liên lạc để nhà tuyển dụng liên hệ với bạn khi cần thiết. Thông tin liên hệ bao gồm:

• Họ và tên

• Số điện thoại

• Địa chỉ facebook, địa chỉ nhà,..

Để tạo chữ ký trong khi viết email, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào setting

Bước 2: Trong tab General, chọn mục chữ ký

Bước 3: lựa chọn và chỉnh sửa chữ ký theo ý thích của bạn sao cho trông chuyên nghiệp nhất.

2.3. Đính kèm file

Thường thì email xin việc sẽ không được gửi một cách riêng lẻ mà sẽ được đính kèm với những file khác để nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc và xem xét đồng thời. Các file đi kèm có thể bao gồm: đơn xin việc, CV và chứng chỉ đi kèm, dự án từng thực hiện,...

Tệp đính kèm nên được gửi dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin được gửi đến nhà tuyển dụng một cách chính xác nhất, không bị thay đổi font chữ,...

Cuối cùng, sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên thì hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra thật kỹ trước khi gửi đi nhé. Tính cẩn thận chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn để gửi được email chỉn chu nhất tới nhà tuyển dụng.

2.4. Lưu ý khác

Một số lưu ý khác mà bạn cũng nên lưu tâm như:

• Cân nhắc thật kỹ trước khi gửi thư đi, và để tránh gây phiền phức cho những người không cần nhận thư thì không phải trường hợp nào bạn cũng nên ấn “Chọn tất cả”.

• Hạn chế dùng dấu chấm than trong thư xin việc: Dấu chấm than thường thể hiện cảm xúc của người viết và thường là thái độ nhấn mạnh khi không kiềm chế được cảm xúc và muốn người xem chú tâm tới nó. Tuy nhiên, một lá thư xin việc thì không cần phải có quá nhiều cảm xúc “nặng nề” và nghiêm túc tới vậy.

• Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn: Lá thư xin việc cần phải nghiêm chỉnh, lịch sự. Sự hài hước “không phải lúc” khiến bạn không kiềm chế được giọng điệu và biểu cảm thể hiện trong thư. Nhà tuyển dụng sẽ không cảm thấy vui vẻ vì điều đó đâu mà họ sẽ chỉ đánh giá bạn là thiếu chuyên nghiệp mà thôi.

• Chú ý trình bày: Một lá thư xin việc không nên quá dài, cũng không nên quá ngắn, cụt lủn. Giữa những ý, những đoạn diễn tả nội dung khác nhau thì cần phân cách bằng dấu câu và xuống dòng để người xem dễ đọc dễ nhìn, từ đó cũng có thiện cảm hơn với lá thư của bạn.

3. Mẫu email xin việc chuẩn nhất

“Kính gửi: Bà Nguyễn Mỹ Linh-Giám đốc bộ phận Nhân sự công ty Golden Gate

Thông qua trang web chính thức của công ty, tôi được biết công ty đang tuyển dụng vị trí Trợ lý Giám đốc sản xuất. Vì vậy, tôi viết thư này mong muốn được thử sức mình ở trong môi trường làm việc hết sức trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp của công ty. Với trình độ và kinh nghiệm hiện tại bản thân đã trau dồi được, tôi tự tin có thể hoàn thành tốt công việc ở vị trí này.

Tôi từng làm việc ở bộ phận sản xuất của công ty ABC, vì vậy tôi hiểu được quy trình sản xuất ra một mặt hàng phức tạp và yêu cầu khắt khe như thế nào. Đồng thời tôi cũng có kinh nghiệm trong lĩnh vực Sales, vì vậy có thể phối hợp với bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp để đẩy mạnh hoạt động bán hàng, tăng doanh số, đồng thời cải tiến trong sản xuất để đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.

Tôi có bằng tiếng Anh IELTS 8.0, cùng với kinh nghiệm làm việc với đối tác nước ngoài, tôi có thể hỗ trợ giám đốc bộ phận để làm việc với đối tác, khách hàng nước ngoài. Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm của tôi tương đối ổn, kỹ năng sử dụng phần mềm vi tính cũng ở mức thành thạo. Với những nền tảng đó, tôi hy vọng quý công ty có thể cho tôi cơ hội được thể hiện bản thân mình, cống hiến vào sự thành công hơn nữa của công ty trong tương lai.

Tôi rất chân thành cảm ơn bà đã dành thời gian quý báu để xem xét thư xin việc này. Tôi có đính kèm CV và những hồ sơ, tài liệu liên quan ở bên dưới để quý công ty có thể thuận tiện trong việc đánh giá, cân nhắc.

Tôi rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.

Xin cám ơn.

Trân trọng 

Hùng

Nguyễn Mạnh Hùng

Số điện thoại; 0123456789

Email: nguyenmanhhung@gmail.com

Địa chỉ: Số 5 Tôn Thất Tùng, Đống Đa, Hà Nội”

Hy vọng qua bài viết trên đây của Vieclam123.vn, bạn đã nắm được cách viết email xin việc chuẩn nhất. Sự chuyên nghiệp, chỉn chu của bạn ngay từ bước viết email sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, từ đó cơ hội có được công việc mong muốn sẽ tăng cao lên.

>> Tham khảo ngay:

• Mẫu email xin thực tập chuẩn, chuyên nghiệp dành cho sinh viên
• Hướng dẫn cách viết thư ứng tuyển ấn tượng cho người đi xin việc