1. Hiểu đúng về các chứng từ xuất nhập khẩu

Để hiểu rõ hơn về việc nộp các chứng từ xuất nhập khẩu, hãy hình dung quá trình thông quan hàng hóa một cách đơn giản hơn, giống như khi bạn đến thăm nhà một người bạn. Khi gặp bố mẹ và gia đình của họ, chẳng phải bạn sẽ cần gửi lời chào và thông báo danh tính sao? Các chứng từ xuất nhập khẩu cũng giống vậy, khi bạn gửi hàng hóa tới một quốc gia  bất kỳ, bạn có nghĩa vụ phải thông báo tới chủ nhà toàn bộ thông tin về lô hàng cần được thông quan.

Ngoài ra, các chứng từ xuất nhập khẩu cũng là căn cứ quan trọng khi các bên liên quan giao nhận hàng, thanh toán hoặc khiếu nại, thậm chí đòi bồi thường nếu xảy ra mâu thuẫn. Bộ hồ sơ các chứng từ xuất nhập khẩu chứa rất nhiều loại giấy tờ khác nhau. Mỗi chứng từ lại thể hiện những thông tin riêng về lô hàng, giúp cho quá trình nhận và thanh toán tiền hàng diễn ra minh bạch hơn. Trong trường hợp xảy ra khiếu nại, các bên cũng có những căn cứ rõ ràng để giải quyết mâu thuẫn.

Thông thường, hàng hóa quốc tế được vận tải theo hai cách là chính ngạch và tiểu ngạch. Hàng hóa đi theo đường tiểu ngạch vẫn được người dân gọi là hàng hóa xách tay và thường không có các chứng từ xuất nhập khẩu kèm theo. Ngược lại, hàng hóa được vận tải theo đường chính ngạch thường là những kiện hàng, container lớn. Những kiện hàng này thường được xuất với đầy đủ chứng từ, tuân theo các thủ tục hải quan nghiêm ngặt nhằm chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp.

2. Một bộ hồ sơ gồm các chứng từ xuất nhập khẩu nào?

2.1. Phân loại các chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm rất nhiều loại rất tờ, mỗi cơ quan lại có những cách phân loại khác nhau. Tuy nhiên, các chứng từ xuất nhập khẩu thường được phân thành bốn loại, dựa trên chức năng của các loại chứng từ này. Theo đó, năm loại chứng từ thường thấy là chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ hải quan, chứng từ bảo hiểm và chứng từ kho hàng. Trong số đó, chứng từ hàng hóa và chứng từ vận tải là hai loại chứng từ thông dụng nhất.

Chứng từ hàng hóa có tác dụng liệt kê, thông báo chính xác giá trị, số lượng cũng như chất lượng của các loại hàng hóa. Những giấy tờ này cần được xuất trình bởi người bán, bên mua sẽ thực hiện thanh toán đơn hàng sau khi nhận đầy đủ các loại giấy tờ này.

Chứng nhận vận tải là loại chứng từ cơ bản thứ hai, thường được cấp bởi đơn vị vận tải nhằm xác nhận quá trình nhận hàng. Đơn vị vận tải đường bộ cần cung cấp chứng từ đối với hình thức vận tải tương ứng. Ví dụ đường biển cần biên nhận cảng, vận đơn đường biển… Đơn vị vận tải đường sắt và đường hàng không thì không cần vận đơn tương ứng đi kèm.

2.2. Bộ hồ sơ các chứng từ xuất nhập khẩu tiêu chuẩn

2.2.1. Các loại chứng từ bắt buộc

Hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu có thể chứa rất nhiều loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, các chứng từ xuất nhập khẩu không thể thiếu một trong năm loại giấy tờ sau đây: hợp đồng thương mại; hóa đơn thương mại; bảng kê chi tiết; phiếu đóng gói hàng hóa; vận đơn; tờ khai hải quan. Bạn đọc có thể thấy, có nhiều giấy tờ thuộc chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc là các chứng từ hàng hóa.

Hợp đồng thương mại là văn bản tối quan trọng, văn bản này thể hiện rõ thỏa thuận của các bên liên quan trong quá trình giao dịch giữa bên mua và bên bán. Ngoài các điều khoản đã được thỏa thuận từ trước, hợp đồng thương mại cũng cần ghi rõ các thông tin cơ bản về các bên liên quan và về đơn hàng như thông tin chung về bên mua và bên bán, thông tin chung về hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, địa điểm giao nhận hàng…

Đi kèm với hợp đồng thương mại là hóa đơn thương mại. Cơ sở quan trọng nhất tạo nên giao dịch giữa các bên liên quan là khoản tiền thanh toán. Do đó, hóa đơn thương mại có chức năng chính là chứng từ thanh toán. Văn bản này thể hiện rõ các thông tin về số tiền bên mua cần trả cho người bán gồm đơn giá, số lượng hàng hóa, tổng số tiền thanh toán, phương thức thanh toán, thời điểm thanh toán…

Bảng kê chi tiết có nhiệm vụ miêu tả chính xác chi tiết hàng hóa trong lô hàng. Bảng kê này cũng thể hiện một số thông tin cơ bản về đơn hàng giống như trong hợp đồng thương mại nhưng không thể hiện các điều khoản giao dịch mà chỉ có thông tin về đơn hàng. Nhờ vào bảng kê chi tiết, các bên có thể kiểm soát và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn nhờ hệ thống tên gọi và mã số.

Phiếu đóng gói hàng hóa và vận đơn cho phép người mua biết được phương thức đóng gói và vận chuyển của đơn hàng. Trong khi phiếu đóng gói thể hiện số lượng, trọng lượng và dung tích của các kiện hàng thì vận đơn hoạt động như văn bản xác nhận phương tiện vận chuyển hàng hóa, thể hiện tính sở hữu đối với đơn hàng.

Tờ khai hải quan là chứng từ đặc biệt đối với các phương tiện khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam, tờ khai hải quan sẽ thông báo những thông tin từ chung nhất tới chi tiết nhất về lô hàng cũng như chủ phương tiện đang thực hiện thông quan.

2.2.2. Các loại chứng từ thường có

Tiếp đến là các loại chứng từ thường có trong bộ hồ sơ các chứng từ xuất nhập khẩu. Các loại giấy tờ này hoàn toàn không bắt buộc và sẽ được thực hiện khi có các yêu cầu cụ thể của các bên liên quan, các vùng lãnh thổ nhất định gồm hóa đơn chiếu lệ; tín dụng thư; chứng từ bảo hiểm; chứng nhận xuất xứ; chứng thư kiểm dịch.

Ví dụ: trong trường hợp các lô hàng thịt lợn đang gặp tình trạng lây lan bệnh truyền nhiễm nghiêm trọng, các cổng thông quan có thể yêu cầu thêm chứng thư kiểm dịch được chứng nhận bởi cơ quan kiểm dịch động vật. Trong trường hợp này, loại chứng từ trên được yêu cầu nhằm ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh truyền nhiễm qua hoạt động buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia và các vùng lãnh thổ khác nhau.

2.2.3. Các loại chứng từ khác

Ngoài những loại giấy tờ trên, một số chứng từ khác cũng có thể được yêu cầu trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa gồm giấy chứng nhận chất lượng; giấy chứng nhận vệ sinh; giấy chứng nhận kiểm định; phiếu an toàn hóa chất… Đối với một số mặt hàng nhất định, đơn vị thông quan cần cung cấp giấy yêu cầu nhập khẩu của Bộ đối với các loại hàng hóa phải có giấy phép.

Trên đây là trọn bộ thông tin về các chứng từ xuất nhập khẩu mà vieclam123.vn muốn chia sẻ cùng bạn đọc, đặc biệt là các doanh nghiệp non trẻ. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết đã phần nào tháo gỡ những khúc mắc của các bạn về khối lượng giấy tờ thông quan khổng lồ này.