Đăng nhập tài khoản:
Khi có sự chuyển giao giữa người cũ và người mới, thư viện cần được bàn giao một cách rõ ràng, cụ thể. Không những là bàn giao thực tế, người bàn giao cần thiết lập một biên bản bàn giao thư viện chuẩn chỉnh sau đó cùng người nhận bàn giao xác nhận những hạng mục liên quan. Vậy bạn đã biết cách trình bày mẫu biên bản này như thế nào chưa?
MỤC LỤC
Biên bản bàn giao thư viện là một giấy tờ do người quản lý thư viện cũ thiết lập, trong đó nội dung xoay quanh về việc bàn giao lại toàn bộ các tài sản, công cụ dụng cụ, các đầu sách có trong thư viện để người mới tiếp quản.
Biên bản bàn giao thư viện là văn bản không thể thiếu mỗi khi thư viện có sự chuyển giao giữa người quản lý cũ và mới. Nó còn là căn cứ xác minh cho hoạt động chuyển giao mà bạn đã thực hiện.
Mẫu biên bản bàn giao nên trình bày theo hình thức nào? Chắc hẳn đây là mối quan tâm của không ít người, trong đó có bạn? Vậy thì hãy theo dõi những nội dung mà vieclam123.vn chia sẻ ngay sau đây.
Về cơ bản, biên bản bàn giao thư viện có thể được trình bày dưới mọi hình thức khác nhau, đương nhiên là chúng không bị thay đổi hay chênh lệch về giá trị nếu như bạn biết cách chuẩn bị nội dung chất lượng.
Theo đó, nếu là người rảnh rỗi, có nhiều thời gian lại có tính cầu toàn, bạn có thể chuẩn bị cho mình một mẫu biên bản bàn giao thư viện viết tay. Tuy nhiên hình thức này ít được áp dụng bởi đa số mọi người đều mong muốn sự nhanh gọn nên thường ưu tiên cho hình thức soạn thảo.
Dù là hình thức nào cũng không quan trọng, để mẫu biên bản bàn giao thư viện của bạn trở nên chính xác nhất thì nội dung mới là điều đáng chú ý hơn cả. Cách viết nội dung biên bản bàn giao thư viện cụ thể như thế nào, mời bạn theo dõi phần tiếp theo sẽ rõ.
Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao cơ sở vật chất viết sao đáp ứng chuẩn yêu cầu?
Mặc dù không phải trình lên nhiều cấp lãnh đạo xong quản lý thư viện khi thiết lập mẫu biên bản bàn giao vẫn phải đảm bảo sự chỉn chu, đặc biệt là tuân thủ theo những yêu cầu nhất định đối với văn bản này.
Khi viết không thể bỏ qua các nội dung sau đây:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Vẫn như những giấy tờ khác, thành phần này vẫn được trình bày thành 2 dòng tách biệt. Với dòng Quốc hiệu, hãy viết chữ in hoa toàn bộ, đồng thời căn giữa. Với dòng Tiêu ngữ, không nhất thiết phải viết in hoa toàn bộ nhưng bạn cần viết hoa mỗi chữ cái đầu của mỗi cụm từ được ngăn cách bởi dấu gạch ngang.
- Ngày tháng lập biên bản: Viết ngay bên dưới dòng Tiêu ngữ, lùi về phía bên phải và ghi rõ ngày tháng năm theo lịch.
- Tiêu đề của biên bản: Bạn cần thể hiện đúng tên biên bản, cụ thể là “BIÊN BẢN BÀN GIAO THƯ VIỆN”
- Thông tin về các chủ thể tham gia bàn giao: Trong cuộc bàn giao thư viện này có những ai tham gia bạn cần ghi rõ ngay ở phần đầu, điều này giúp người xem hiểu rõ những đối tượng nào đã gia nhập hoạt động bàn giao. Đồng thời đây cũng là cách để công khai, minh bạch về việc bàn giao thư viện.
Khi viết các thành viên tham dự, ngoài Họ tên đầy đủ, bạn cần nêu rõ chức vụ, phòng ban làm việc của từng người.
Ở phần nội dung chính này, có 2 vấn đề mà người lập biên bản bàn giao cần lưu ý và phải thể hiện chi tiết, rành mạch. Đó là:
Với trang thiết bị trong thư viện, cần thống kê chi tiết những thiết bị có trong thư viện như:
- Giá sách, tủ, kệ các loại
- Bộ nghe, nhìn bao gồm Tivi, máy chiếu, điều khiển, đầu DVD,...
- Bảng và thiết bị viết bảng
- Bàn ghế ngồi đọc sách
- Các trang thiết bị khác bao gồm: Đồng hồ, quạt điện, đèn chiếu sáng, tranh trang trí thư viện, bảng nội quy, các biển báo chỉ dẫn,...
Tất cả những thiết bị trên khi thống kê cần viết đúng tên, đồng thời ghi rõ số lượng của từng loại để bên nhận bàn giao kiểm đếm với thực tế.
Riêng với sách, truyện hay tài liệu, người bàn giao thư viện cần tiến hành thống kê chính xác từng đầu sách, cụ thể như sau:
- Với sách nghiệp vụ: Có tất cả bao nhiêu bản, có thể kèm theo tình trạng sử dụng của chúng để thông tin chi tiết hơn.
- Các bộ sách tham khảo: Thống kê xem có bao nhiêu đầu sách tham khảo, tương tự như trên ghi rõ tình trạng sử dụng.
- Băng đĩa giáo dục: Số lượng bao nhiêu và có những loại nào?
- Nêu rõ tên các loại hồ sơ, sổ sách đang có trong thư viện, đặc biệt các đầu truyện, tài liệu, tạp chí hay con dấu.
- Các đầu sách cũ được quyên góp kèm theo số lượng.
Tất cả những thông tin nêu trên đều rất quan trọng, khi chưa có thống kê chi tiết và đầy đủ, bên nhận bàn giao sẽ không đồng ý tiếp nhận. Bởi sau này họ sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp về thư viện.
Sau khi đã thống kê đầy đủ các trang thiết bị hay đầu sách trong thư viện, bạn nhất định phải trình bày thêm mục giờ kết thúc bàn giao. Biên bản được in thành mấy bản và do những ai nắm giữ. Toàn bộ thông tin từ nhỏ nhất cũng phải làm chi tiết, điều đó tránh những phiền phức về sau.
Toàn bộ nội dung đã được trình bày chi tiết, ở phần cuối của biên bản bàn giao thư viện chỉ dành cho chữ ký. Theo đó sẽ có 3 bên liên quan tiến hành ký vào mẫu biên bản này bao gồm Người bàn giao, Người nhận bàn giao và Phó Hiệu trưởng phụ trách của trường học.
Như vậy các nội dung trong biên bản bàn giao thư viện không quá phức tạp đúng không. Tuy nhiên việc trình bày đúng nội dung chưa phải là tất cả, là quản lý thư viện bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp của mình thông qua hình thức của văn bản.
Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc chưa biết những tiêu chí cần có trong mẫu biên bản bàn giao thư viện này thì đừng bỏ qua nội dung bên dưới bạn nhé.
Bất kể mẫu văn bản nào cũng cần độ chính xác cao và biên bản bàn giao thư viện cũng không phải ngoại lệ, đặc biệt là các đầu mục trong danh sách kê khai và số lượng của chúng kèm theo.
Khi tiến hành bàn giao, quản lý thư viện cần so sánh và đối chiếu số liệu ở trên hệ thống với thực tế. Đương nhiên trong biên bản chỉ ghi số liệu kiểm kê từ thực tế và đó cũng chính là số liệu mà người nhận bàn giao cần nắm được.
Việc sai sót hay nhầm lẫn số liệu chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới công việc của người nhận bàn giao, do đó nếu không kiểm tra thật kỹ khi tiếp nhận bàn giao thì e rằng sau này bạn sẽ khó giải trình với cấp trên khi được hỏi tới.
Xem thêm: [DOWNLOAD] Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ mới nhất hiện nay
Thực chất thì biên bản bàn giao thư viện không có quá nhiều nội dung, bạn chỉ cần viết ngắn gọn và chính xác tên các danh mục cần kê khai, ghi chú thêm tình trạng sử dụng để tiến hành bàn giao cho chính xác.
Thông tin dài dòng, lan man dường như chẳng có tác dụng gì trong văn bản này, vậy nên bạn cần lưu ý khi trình bày nhé.
Ngoài ra, hãy lưu ý lỗi chính tả và tránh xa nó bởi rất có thể người tiếp nhận sẽ chẳng biết danh mục họ nhận bàn giao là gì khi nó được trình bày không đúng. Điều này làm kéo dài quá trình bàn giao và khiến 2 bên mất thời gian.
Là một yếu tố quan trọng trong quá trình bàn giao thư viện, biên bản bàn giao thư viện cần được chú trọng không chỉ về nội dung mà còn cả mặt hình thức. Do đó, những người quản lý thư viện dù đã có ý định nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến một nơi làm việc mới thì ít nhất, khi chưa chính thức chuyển đi thì cần làm tròn trách nhiệm bàn giao công việc của mình cho người mới để họ dễ dàng tiếp nhận.
Mong rằng, với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ nắm rõ và biết cách soạn thảo mẫu biên bản bàn giao thư viện đúng chuẩn. Theo dõi vieclam123.vn nhiều hơn để cập nhật những kiến thức mới bạn nhé.
Ngoài biên bản bàn giao, liên quan tới thư viện còn có biên bản kiểm kê được thiết lập theo định kỳ. Với cương vị là người quản lý thư viện, hoặc người chuyên làm nhiệm vụ kiểm kê, liệu bạn đã biết cách soạn thảo mẫu biên bản kiểm kê thư viện chính xác chưa? Những hướng dẫn ở bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về văn bản này, theo dõi ngay nhé.
MỤC LỤC
Chia sẻ