Nếu sắp tới bạn được giao phó trọng trách này nhưng lại chưa biết cách lập biên bản thì đừng bỏ qua những chia sẻ mà vieclam123.vn đưa ra sau đây nhé.

1. Biên bản kiểm kê thư viện là gì?

Biên bản kiểm kê thư viện chính là một trong những giấy tờ do người kiểm kê thiết lập, nội dung là thống kê các đầu sách kèm theo con số cụ thể để doanh nghiệp đối chiếu với số liệu được ghi trên sổ sách.

Hoạt động kiểm kê thư viện thường được diễn ra không nhiều, 1 năm khoảng 1 - 2 lần vào dịp đầu năm và giữa năm. Mỗi lần kiểm kê thì người phụ trách đều phải tiến hành lập biên bản kiểm kê sau đó nộp lại cho cấp trên của mình.

Giống như những mẫu biên bản khác, biên bản kiểm kê thư viện không quy định cụ thể về độ dài ngắn của văn bản. Yếu tố này sẽ phụ thuộc vào danh mục các đầu sách trong thư viện là nhiều hay ít.

Thường thì danh mục kiểm kê trong biên bản sẽ được thể hiện qua bảng số liệu, cách trình bày này khiến người kiểm kê thuận tiện trong việc ghi chép số liệu đồng thời cũng giúp người đọc dễ quan sát được số liệu của các đầu sách có trong thư viện.

Tuy không phải là văn bản mới thế nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu rõ mục đích của biên bản kiểm kê thư viện, điều này có thể ảnh hưởng tới quá trình lập biên bản nếu như họ được giao nhiệm vụ. Vậy nên nếu là một trong số đó hãy tham khảo ngay những thông tin tiếp theo để hiểu rõ ngọn ngành về vấn đề này nhé.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao thư viện mới và chuẩn nhất dành cho bạn

2. Mục đích của biên bản kiểm kê thư viện bạn đã rõ?

Không phải tự dưng mà người ta lại sáng tạo ra mẫu biên bản kiểm kê hay biên bản kiểm kê thư viện. Đây chính là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp nắm bắt tình hình lưu trữ sách trên thực tế so với việc ghi chép trên giấy tờ sổ sách.

Các con số thống kê trong biên bản kiểm kê thư viện cũng phản ánh công tác quản lý tài sản trong mỗi nhà trường có được ổn định hay không.

Ngoài ra, người được giao nhiệm vụ kiểm kê thư viện dựa vào biên bản do mình thiết lập cùng với những con số thống kê cụ thể sẽ chứng minh được công việc mình đã làm trong ngày.

Biên bản kiểm kê cũng có mục đích lưu trữ số liệu của các quý kiểm kê, theo đó qua từng giai đoạn Ban Giám hiệu nhà trường sẽ kiểm soát được công tác quản lý sách của thư viện có tốt hay không, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để cải thiện tình hình.

Nhiều người cho rằng kiểm kê thư viện không chỉ là kiểm kê các đầu sách, báo mà còn là hoạt động kiểm kê các tài sản bên trong thư viện. Tuy nhiên đây là suy nghĩ sai lầm bởi vì các tài sản được sử dụng trong Nhà trường cần phải thống kê riêng trong biên bản kiểm kê tài sản.

Nội dung biên bản kiểm kê trong thư viện cụ thể như thế nào? Cùng tôi khám phá tiếp những thông tin bên dưới bạn nhé.

3. Nội dung và cách viết mẫu biên bản kiểm kê thư viện

3.1. Nội dung trong biên bản kiểm kê thư viện có gì?

Biên bản thống kê thư viện tuy có mục đích chính là thống kê các đầu sách, báo được lưu trữ thế nhưng không phải vì thế mà bạn chỉ thể hiện độc nhất 1 bảng thống kê, như vậy thực sự thiếu hiểu biết và bạn sẽ bị cấp trên đánh giá rất thấp đấy.

Dù cho bạn có nôn nóng muốn vào thẳng vấn đề chính thì biên bản này vẫn phải được thực hiện theo một trình tự nhất định, thứ tự đó được sắp xếp lần lượt như sau: Mở đầu, nội dung kiểm kê và phần kết.

Cả 3 thành phần này đều có vai trò quan trọng trong biên bản kiểm kê thư viện, vì vậy bạn không nên bỏ qua bất kỳ 1 trong 3 để đảm bảo văn bản của bạn được trình bày hoàn chỉnh nhất.

Về cơ bản, nội dung trong biên bản kiểm kê thư viện không quá khó để trình bày, chỉ là nó có nhiều hạng mục với nhiều con số khác nhau nên người lập biên bản cần hết sức cẩn trọng để tránh nhầm lẫn.

Nội dung biên bản kiểm kê trong thư viện đã được làm rõ, ngay bây giờ hãy cùng tôi khám phá cách lập biên bản với các phần nêu trên để tạo thành một biên bản hoàn chỉnh bạn nhé.

3.2. Hướng dẫn viết biên bản kiểm kê thư viện hoàn chỉnh

3.2.1. Cách trình bày phần mở đầu trong biên bản kiểm kê thư viện

Trong phần mở đầu biên bản kiểm kê thư viện, một số yếu tố sau đây không thể thiếu:

- Tên đơn vị thực hiện kiểm kê thư viện: Thường thì thư viện chỉ có trong các trường học, do vậy đây chính là nội dung để bạn ghi tên cơ sở giáo dục đang thực hiện kiểm kê.

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Đây là thành phần bắt buộc và được quy định trong nhiều mẫu văn bản hành chính, trong đó có biên bản kiểm kê thư viện. Bạn vẫn trình bày như bình thường, tuy nhiên hãy trình bày chúng ở bên phải của tờ giấy nhé.

- Tiêu đề biên bản: Yêu cầu với phần này là viết to, rõ ràng, tất cả phải viết bằng chữ in hoa và tiêu đề phải phù hợp với mục đích của biên bản kiểm kê được lập.

Ví dụ:

BIÊN BẢN KIỂM KÊ THƯ VIỆN

BIÊN BẢN KIỂM KÊ SÁCH - BÁO TRONG THƯ VIỆN

Đừng vội kết thúc phần mở đầu bởi vì bạn vẫn cần trình bày một số thông tin quan trọng như Thời gian kiểm kê, Địa điểm kiểm kê, Các thành phần tham gia kiểm kê.

Riêng các thành phần tham gia kiểm kê thư viện, bạn cần ghi rõ các chi tiết như Họ tên người tham gia kèm theo chức vụ công tác và phòng ban phụ trách. Thông tin càng rõ ràng thì việc truy cứu trách nhiệm càng nhanh chóng và hiệu quả.

3.2.2. Lập bảng thống kê sách có đơn giản?

Ở phần nội dung, người lập biên bản có thể trình bày theo cách riêng của mình, miễn sao là thể hiện đúng các số liệu từ việc thống kê thực tế. Tuy nhiên ngày nay nhiều người thường lựa chọn phương pháp lập bảng thống kê vừa là thuận tiện cho mình vừa là giúp người đọc dễ quan sát hơn.

Khi kiểm kê, nếu là các trường cấp 1, cấp 2 hay cấp 3 thì có thể phân loại danh mục theo từng khối. Nhưng nếu bạn đang kiểm kê sách trong thư viện của các trường đại học hoặc cao đẳng thì bạn nên phân loại theo khoa, chuyên ngành để dễ quan sát.

Cụ thể, bảng thống kê sách trong thư viện mà bạn có thể áp dụng cần có những danh mục sau đây:

- Số thứ tự: Đánh từ 1 đến hết danh mục kiểm kê

- Tên sách: Cần ghi rõ tên đầu cách được kiểm kê

Ví dụ: Tiếng Việt 1 tập 1, Tiếng Việt 1 tập 2, Toán lớp 1 tập 1, Toán lớp 1 tập 2,...

- Đơn vị tính: Ở đây bạn có thể để là bản hoặc cuốn đều được

- Thông tin về số lượng: Trong phần này, bạn có thể chia thành 2 mục là số lượng kiểm kê đầu năm và số lượng kiểm kê cuối năm. Tương ứng với đó, nếu kiểm kê đầu năm thì điền vào cột đầu năm, nếu kiểm kê cuối năm thì bạn sẽ điền vào cột cuối năm. Đến cuối kỳ sẽ so sánh số liệu 2 kỳ với nhau, nếu có thất thoát thì sẽ điều tra nguyên nhân.

- Số lượng hiện tại còn: Đây chính là số liệu thực tế mà bạn thống kê được ở thời điểm hiện tại đối với mỗi đầu sách. Con số này có thể trùng khớp với số liệu trên sổ sách hoặc không, cho nên bạn chỉ cần quan tâm tới số lượng đếm được từ thư viện là bao nhiêu thôi nhé.

- Số lượng mất: Lấy số lượng đầu kỳ trừ đi số lượng thực tế thì bạn sẽ được giá trị để ghi vào mục này

- Chất lượng: Nếu là sách mới bạn sẽ ghi “Chưa sử dụng”, là sách cũ thì sẽ ghi “Đang sử dụng” để bất cứ ai nhìn vào cũng biết rõ tình trạng của các đầu sách bạn nhé.

Tương tự như thế, bạn có thể lập thêm nhiều bảng thể hiện đầu sách cho khối lớp 2, 3, 4 hoặc các khối cao hơn.

Với cách thống kê này, bạn vừa không bị nhầm lẫn mà còn nhanh chóng đưa ra câu trả lời khi được cấp trên hỏi.

Việc thống kê có phân loại thể hiện bạn là một người vừa chuyên nghiệp lại có sự thông minh. Nếu tiếp tục phát huy sự thông minh của mình trong những công việc khác được giao thì cơ hội thăng tiến của bạn là khá lớn đấy.

3.2.3. Phần kết biên bản kiểm kê thư viện trình bày ra sao?

Giống như những biên bản khác, ở phần cuối cùng luôn là nơi dành cho chữ ký của những người có liên quan.

Vậy theo bạn những người cần thiết ký trong mẫu biên bản này gồm những ai? Đó chính là Hiệu trưởng, Ban kiểm kê và Người thiết lập biên bản kiểm kê.

Lưu ý rằng, Người lập biên bản kiểm kê có thể là người trực tiếp kiểm kê thư viện hoặc là không. Vì vậy hãy để đầy đủ 3 mục chữ ký này để đảm bảo cho các trường hợp có 3 người cần phải ký bạn nhé.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê vật tư và hướng dẫn cách lập chi tiết nhất

4. Lưu ý quan trọng khi viết biên bản kiểm kê thư viện

Nhiều người mặc dù đã nắm trong tay nội dung cùng cách lập biên bản thế nhưng khi bắt tay vào thực hiện thì vẫn để lại nhiều lỗi sai khiến cho quá trình này phải lặp lại nhiều lần. 

Nếu không muốn đi vào vết xe đổ như họ thì hãy tham khảo ngay những gợi ý bên dưới của tôi và tránh xa nếu đó là lỗi bạn nhé:

- Viết đúng tên sách cần thống kê, các bảng biểu cần tạo một cách khoa học nhất

- Lỗi chính tả tuyệt đối không được xuất hiện trong biên bản kiểm kê thư viện vì nó sẽ được nộp lại cho nhiều cấp lãnh đạo khác

- Nếu bạn không tự tin về trình soạn thảo văn bản của mình thì hãy học hỏi hoặc nhờ người có chuyên môn giúp đỡ, tránh trường hợp để văn bản lộn xộn, không có bố cục rõ ràng khiến cấp trên tức giận

Biên bản kiểm kê thư viện là văn bản không khó trình bày, người soạn thảo cần nắm vững kiến thức trình bày văn bản và cố gắng nhìn đúng số lượng để được thông tin được thể hiện một cách chuẩn xác nhất.