1. Những điều cần biết về biên bản bàn giao công việc Giám đốc

1.1. Mẫu biên bản bàn giao công việc Giám đốc là gì?

Biên bản bàn giao công việc Giám đốc là văn bản trình bày nội dung các công việc đã thực hiện hay còn dở dang của Giám đốc cho người tiếp nhận bàn giao khi người đảm nhận vị trí Giám đốc nghỉ việc, luân chuyển công tác hay có những lý do cá nhân nào đó dẫn đến việc không thể tiếp tục làm việc. 

Việc chuẩn bị mẫu biên bản bàn giao công việc là thủ tục không thể thiếu khi người đảm nhận chức vụ Giám đốc không còn tiếp tục công việc nữa. Thông qua quá trình bàn giao này, người tiếp nhận vị trí sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn để nắm bắt tình hình thực hiện công việc cũng như khối lượng công việc cần phải hoàn thiện. Từ đó đảm bảo cho việc sắp xếp được ổn thỏa hơn, giúp cho quy trình làm việc được đi vào ổn định sớm hơn.

Xem thêm: [DOWNLOAD] Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ mới nhất hiện nay

1.2. Biên bản bàn giao công việc Giám đốc có mục đích gì?

Mục đích của biên bản bàn giao công việc Giám đốc là gì? Hiểu rõ được mục đích sẽ giúp bạn nhận thức đúng hơn về vai trò và ý nghĩa của mẫu biên bản bàn giao công việc Giám đốc.

1.2.1. Thống kê lại toàn bộ công việc và giấy tờ, sổ sách, tài sản liên quan

Việc lập biên bản bàn giao công việc Giám đốc sẽ là cơ hội để người sắp nghỉ chức vụ Giám đốc có thể thống kê lại toàn bộ công việc của mình, bao gồm đã thực hiện, đang dở dang và kế hoạch sắp tới. Qua đó tiến hành việc phân loại công việc được chính xác, cụ thể, rõ ràng hơn. 

Cùng với quá trình thống kê công việc thì đó chính là kiểm tra về các loại tài liệu, sổ sách mà mình nắm giữ trong quá trình công tác tại công ty. Sắp xếp và phân loại những tài liệu này theo từng mục rõ ràng để tiến hành bàn giao được nhanh chóng hơn.

Ngoài ra thì các loại tài sản phục vụ cho công việc cũng cần được tổng hợp lại để tiến hành bàn giao chính thức.

1.2.2. Phân rõ trách nhiệm giữa Giám đốc và người tiếp nhận vị trí

Dựa trên biên bản bàn giao công việc Giám đốc thì các trách nhiệm công việc sẽ được phân định một cách rõ ràng hơn. Người giữ vị trí Giám đốc thực hiện bàn giao sẽ có trách nhiệm với các công việc đã làm, đang làm tính tới thời điểm thực hiện bàn giao. Trong khi đó, người tiếp nhận sẽ có trách nhiệm với những công việc còn lại và các dự án sắp tới sau khi nhận bàn giao.

1.2.3. Bảo vệ được quyền lợi của hai bên

Biên bản bàn giao công việc Giám đốc sẽ là căn cứ xác nhận thông tin trong trường hợp có vấn đề phát sinh xảy ra. Khi đó, dựa theo thông tin trong biên bản bàn giao để xác định rõ trách nhiệm của người bàn giao và người tiếp nhận. Từ đó bảo vệ được quyền lợi chính đáng của người thực hiện đúng trách nhiệm, công việc của mình.

1.2.4. Thể hiện được sự trách nhiệm trong công việc

Cho dù sắp nghỉ hay thực hiện luân chuyển công tác thì việc Giám đốc thực hiện bàn giao đúng theo quy định, trình tự còn cho thấy được sự trách nhiệm trong công việc và tính tuân thủ kỷ luật. Bàn giao công việc hoàn chỉnh cho người tiếp nhận, đảm bảo người tiếp nhận có thể nắm bắt chuẩn các vấn đề sau này cũng như không tạo ra bất cứ ảnh hưởng nào cho công ty.

Đây là những mục đích cơ bản của biên bản bàn giao công việc Giám đốc. Thông qua những mục đích mà vieclam123.vn đưa ra này, bạn sẽ thấy được tầm quan trọng của biên bản trong quá trình bàn giao công việc và tiếp nhận sau đó.

2. Trình bày biên bản bàn giao công việc Giám đốc như thế nào?

2.1. Nội dung yêu cầu của biên bản bàn giao công việc Giám đốc

Thực tế thì không có quy định cụ thể nào về nội dung của biên bản bàn giao công việc Giám đốc. Tuy nhiên, tùy theo mục đích lập và tính chất hoạt động của công ty mà khi lập biên bản, người lập sẽ xây dựng các nội dung tương ứng sao cho phù hợp. Về cơ bản thì các nội dung thiết yếu trong mẫu biên bản bàn giao công việc Giám đốc sẽ bao gồm:

- Thông tin về thời gian, địa điểm diễn ra bàn giao

- Thông tin chi tiết về Giám đốc và người nhận bàn giao

- Thông tin về lý do, nguyên nhân Giám đốc cần bàn giao công việc

- Nội dung chi tiết của quá trình bàn giao

- Chữ ký xác nhận của 3 người (giám đốc, người tiếp nhận và người đại diện của công ty)

Một biên bản bàn giao công việc Giám đốc nếu đầy đủ các nội dung nêu trên sẽ đảm bảo được tính chính xác, đầy đủ của biên bản. Cũng như hỗ trợ tối đa cho quá trình giải quyết các vấn đề sau này.

Xem thêm: Mách bạn cách viết mẫu biên bản giải trình công việc chi tiết nhất

2.2. Viết biên bản bàn giao công việc Giám đốc

Khi đã nắm bắt được những nội dung cơ bản thì việc viết biên bản bàn giao công việc Giám đốc chi tiết như thế nào được rất nhiều người quan tâm. Cách viết cụ thể như sau:

2.2.1. Mở đầu

Đối với phần mở đầu của biên bản thì bạn sẽ bắt đầu triển khai như sau:

- Viết Quốc hiệu, tiêu ngữ theo đúng quy định trong văn bản hành chính. Đây là phần bắt buộc trong bất cứ đơn từ nào được ban hành và sử dụng ở nước ta. Vì thế mà phần này rất quen thuộc với mọi người.

- Viết tên biên bản: Tên biên bản viết bằng chữ in hoa, chính giữa trang giấy. Cần căn chỉnh để tạo sự cân đối cho biên bản cũng như nội dung bên trên.

- Thời gian, địa điểm lập biên bản bàn giao công việc Giám đốc. Có thể sử dụng mẫu câu “Hôm nay, ngày........ tại....., chúng tôi gồm:.......” để dẫn dắt vào phần thông tin của những người tham gia vào quá trình bàn giao công việc.

- Cung cấp thông tin của các bên tham gia vào quá trình bàn giao. Bao gồm người giữ vị trí Giám đốc (bên bàn giao), người tiếp nhận và người đại diện bên phía công ty với chức vụ tương đương (bên nhận bàn giao). Các thông tin cần đưa ra là họ tên, chức vụ và phòng ban tương ứng.

2.2.2. Nội dung chính

Ở phần nội dung chính sẽ trình bày 2 vấn đề trọng tâm là lý do bàn giao và nội dung bàn giao. 

- Lý do bàn giao: Giám đốc cần trình bày rõ, chính xác về lý do của bản thân dẫn tới việc bàn giao công việc này để làm căn cứ xác nhận thông tin.

- Nội dung bàn giao: Ghi chi tiết về các vấn đề được bàn giao, có thể chia ra thành từng mục như công việc bàn giao, hồ sơ tài liệu bàn giao, tài sản bàn giao,....

Bởi Giám đốc là một vị trí quản lý cấp cao, nắm bắt và lưu trữ khá nhiều tài liệu công việc liên quan trong công ty. Do vậy việc phân tách ra sẽ tránh trường hợp bị bỏ sót hay liệt kê thiếu, ảnh hưởng tới việc tiếp nhận và thực hiện sau đó.

Thông thường, phần này sẽ được lập thành bảng để thống kê, tùy theo đối tượng bàn giao để xây dựng các trường thông tin tương ứng. Ví dụ như STT, nội dung bàn giao, Người tiếp nhận,...

Để gia tăng sự chắc chắn thì trách nhiệm của mỗi bên có thể được đưa vào trong nội dung biên bản. Điều này sẽ quy định rõ được trách nhiệm của từng người trong và sau khi quá trình bàn giao kết thúc.

2.2.3. Kết

Sau khi trình bày xong nội dung của biên bản thì sẽ là phần kết luận của biên bản. Người lập biên bản cần thông báo về thời gian kết thúc của quá trình bàn giao và biên bản được lập hoàn chỉnh, các thành viên tham dự có nhất trí với nội dung biên bản hay không? Số lượng biên bản được lập thành là bao nhiêu?

Để tốt nhất thì biên bản nên được lập thành 3 bản, còn nếu không ít nhất sẽ là 2 bản. Điều này nhằm mục đích cho mỗi bên giữ 1 bản để làm căn cứ xác nhận trong trường hợp xảy ra vấn đề phát sinh sau đó.

Cuối cùng sẽ là ký và ghi rõ họ tên của từng bên tham gia trong quá trình bàn giao công việc Giám đốc.

2.3. Tải mẫu biên bản bàn giao công việc Giám đốc

Sử dụng mẫu biên bản bàn giao công việc Giám đốc sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm được thời gian, đảm bảo quá trình bàn giao được nhanh hơn, chính xác và đầy đủ hơn. Tham khảo mẫu biên bản bàn giao công việc Giám đốc chuẩn nhất dưới đây.

Link tải mẫu: Mẫu-Biên-bản-bàn-giao-công-việc-Giám-đốc.docx

Trên đây là tổng hợp các thông tin liên quan đến biên bản bàn giao công việc Giám đốc. Mong rằng bài viết đã hỗ trợ bạn tối đa trong quá trình tìm hiểu về biên bản cũng như thuận lợi để lập biên bản bàn giao công việc Giám đốc chuẩn xác cho mình.