Workshop là gì? Cách tổ chức Workshop hiệu quả cho doanh nghiệp

  By   Administrator   12/10/2020

Workshop là hoạt động trao đổi, thảo luận về một chủ đề cụ thể nào đó. Hoạt động workshop hiện nay đang được tổ chức phổ biến ở Việt Nam. Hãy cùng tìm hiểu Workshop là gì và quy trình tổ chức buổi workshop thành công qua bài viết dưới đây của Vieclam123.vn nhé.

Xem thêm

1. Workshop là gì?

1.1. Workshop là gì?

Workshop được hiểu là những buổi chia sẻ, trao đổi thông tin, kỹ năng về một lĩnh vực nào đó. Đây là nơi để người tham gia có thể đưa ra ý tưởng mới, những kiến thức, kỹ năng, hiểu biết của bản thân. 

Chủ đề của các buổi Workshop có thể về đa dạng các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, thu hút đông đảo nhiều đối tượng người tham gia, từ học sinh, sinh viên, người đi làm ở các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau như y tế, công nghệ, giáo dục, đời sống xã hội,...

Một buổi Workshop thường kéo dài từ 2-4 tiếng, tùy theo nội dung diễn giải của diễn giả và sự nhiệt tình của người tham gia. Cấu trúc của buổi Workshop thường chia làm hai phần, phần thứ nhất là bài nói chuyện của khách mời, phần thứ hai là Q&A, hỏi đáp giữa người nghe và diễn giả. Hai phần này có thể tách biệt hoặc cũng có thể đan xen bổ trợ lẫn nhau.

Số lượng người tham dự Workshop là không giới hạn. Với những Workshop quy mô nhỏ số lượng có thể từ vài chục đến một trăm người. Với những buổi Workshop quy mô lớn, số lượng người tham gia có thể lên đến vài trăm. 

Buổi workshop được tiến hành dựa trên những quy tắc cơ bản sau:

  • Tất cả các ý kiến đưa ra đều được tôn trọng

  • Mọi người đều được kỳ vọng để đưa ra quan điểm cá nhân của mình

  • Người tham gia tuân thủ quy tắc thảo luận trong thời gian quy định

  • Nội dung của buổi thảo luận là về vấn đề chứ không phải con người.

  • Sau mỗi lần thảo luận cần đưa ra một quyết định nhận được sự đồng thuận của người tham gia.

Workshop là gì

1.2. Lợi ích của Workshop

Không phải ngẫu nhiên mà những buổi Workshop lại thu hút đông đảo người tham gia đến vậy. Các buổi workshop thường mang đến rất nhiều lợi ích, cụ thể:

Mở rộng vốn sống, hiểu biết, kỹ năng

Qua các buổi workshop, người tham gia có thể học hỏi được kiến thức từ các chủ đề được diễn giải, cũng có thể trao đổi với người thuyết trình để tìm hiểu sâu hơn về chủ đề mình quan tâm.

Khách mời của các buổi Workshop thường là chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Họ đều là người có kiến thức và kinh nghiệm thực tế. Những gì họ chia sẻ thực sự quý báu và bạn khó có thể tìm kiếm nguồn kiến thức đó từ bất kỳ nguồn tài liệu nào. 

Qua những bài thuyết trình hấp dẫn, thu hút, bạn có thể đúc rút được những kinh nghiệm cho bản thân.

Mở rộng các mối quan hệ

Người tham gia workshop về cùng một chủ đề, lĩnh vực nào đó thường là những người có chung mối quan tâm, vì vậy họ sẽ có nhiều thứ để trao đổi với nhau. Workshop tạo cho người tham gia môi trường thoải mái để giao lưu, kết bạn. Bởi vậy, không nhiều thì ít, bạn có thể tạo dựng được mối quan hệ chất lượng nhất định sau mỗi buổi workshop. 

Phát triển kỹ năng

Không chỉ mở rộng vốn sống, kinh nghiệm, hiểu biết và các mối quan hệ, các buổi workshop còn tạo cho người tham gia cơ hội để học hỏi, trau dồi và phát triển kỹ năng. Một số kỹ năng có thể được cải thiện trong buổi workshop như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng làm việc nhóm,..

1.3. Đối tượng tham gia Workshop

Một buổi Workshop thường có 5 đối tượng tham gia chính như sau:

Nhà tài trợ (Sponsor)

Nhà tài trợ là người hậu thuẫn cho buổi workshop nhưng không phải người trực tiếp tham gia làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả thành công hay chưa thành công của buổi workshop.

Người điều phối (facilitator)

Người điều phối là người sắp xếp lịch trình cho buổi workshop, giới thiệu chương trình, hướng các hoạt động trong workshop đến việc thực hiện được mục tiêu và kỳ vọng đề ra. Người điều phối phải là người tham gia workshop từ đầu đến cuối, đảm bảo chỉn chu từ khâu chuẩn bị đến xuyên suốt quá trình và sau buổi workshop.

Để trở thành người điều phối trong các buổi workshop, bạn cần phải là người có khả năng bao quát, có óc tổ chức và sắp xếp công việc, biết cách làm việc nhóm để phối hợp với các bộ phận khác, có thể xử lý các tình huống bất ngờ. 

Người ghi chép (note-taker)

Người ghi chép trong buổi workshop cần ghi lại những nội dung được truyền tải trong buổi workshop dưới dạng tài liệu. Cần theo dõi quá trình, so sánh để nắm được những vấn đề đã được xử lý và chưa được xử lý trong buổi workshop theo mục tiêu ban đầu đã đề ra.

Người ghi chép cần là người có sự tập trung trong suốt buổi workshop, không được lơ là để bỏ lỡ phần thông tin quan trọng. Người ghi chép cần biết phần nào là trọng tâm, chủ đạo. Đồng thời, cũng phải có khả năng sắp xếp ý chính, biết cách truyền đạt rõ ràng, hiệu quả dưới dạng văn bản.

Người giám sát thời gian (Timekeeper)

Người giám sát thời gian có trách nhiệm đảm bảo các hạng mục trong workshop hoạt động theo đúng khung giờ quy định. Sự kỷ luật về thời gian chặt chẽ sẽ giúp buổi workshop diễn ra thành công và không làm lỡ lịch trình của diễn giả cũng như người tham gia. 

Những vật dụng không thể thiếu của một người giám sát thời gian là bản tóm tắt lịch trình buổi workshop, đồng hồ đếm giờ, bút và sổ ghi chép. 

Người tham gia

Người tham dự workshop là những khán giả quan tâm đến lĩnh vực, chủ đề được nhắc tới trong workshop. Họ sẽ lắng nghe buổi thuyết trình của diễn giả, sau đó trao đổi thông tin về cách nhìn và quan điểm của mình với những thành viên khác. 

1.4. Các hình thức workshop phổ biến

Workshop là gì

Hiện nay, có ba hình thức Workshop phổ biến là: workshop chia sẻ kiến thức, workshop thiên về thực hành, workshop với mục đích marketing.

Workshop chia sẻ kiến thức: buổi workshop thường đưa ra một chủ đề cụ thể về một lĩnh vực nào đó để mọi người cùng thảo luận. Người diễn giả đóng vai trò quan trọng nhất và họ cần phải là người uy tín, có nhiều kinh nghiệm thực tế và đã gặt hái được thành công nhất định trong một lĩnh vực nào đó. 

Workshop thiên về thực hành: là những buổi workshop về các lĩnh vực như kỹ thuật, thủ công, nghệ thuật. Người tham gia được tự mình tạo ra sản phẩm nhờ vào sự hướng dẫn của người hướng dẫn và có những dụng cụ cơ bản trong buổi workshop để người tham gia có thể thực hành. 

Workshop với mục đích marketing: Những buổi workshop với mục đích marketing thường được tổ chức với quy mô lớn, được tài trợ bởi các tổ chức, doanh nghiệp. Số lượng người tham gia sự kiện có thể lên đến hàng trăm. Sau mỗi sự kiện, doanh nghiệp có thể quảng bá được sản phẩm, thương hiệu của mình. Workshop với mục đích marketing thường được có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chuyên nghiệp, cần sự trợ giúp của nhiều đơn vị liên quan để buổi workshop diễn ra thuận lợi.  

2. Quy trình tổ chức một buổi Workshop thành công

Một buổi workshop thành công thường phải được chuẩn bị kỹ càng từ những bước cơ bản đầu tiên. Quy trình tổ chức buổi workshop diễn ra theo những bước cơ bản sau:

Bước 1: Lên kế hoạch: Khi có ý tưởng về một buổi Workshop, bên tổ chức cần phải xác định rõ mục đích tổ chức hội thảo, xác định được các bên liên quan, chỉ định các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm cho từng phần cụ thể, xác định địa điểm và thời gian tổ chức, các thiết bị cần thiết.

Bước 2: Xác định thành phần tham dự workshop: Bên tổ chức workshop cần phải xác định ai là nhà tài trợ của buổi workshop này, ai chịu trách nhiệm điều phối chương trình, ai là người tiến hành ghi chép quá trình diễn ra workshop, ai là người quản lý thời gian đảm bảo chương trình chạy đúng khung giờ cho phép, đối tượng tham gia buổi workshop là những ai, làm việc trong lĩnh vực gì,...

Bước 3: Tiến hành: Sau khi đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, buổi workshop sẽ được tiến hành theo đúng thời gian và địa điểm định sẵn. Buổi workshop diễn ra theo đúng lịch trình đã được lên kế hoạch và mỗi thành phần tham dự workshop sẽ đảm nhận trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. 

Bước 4: Tổng kết: Sau mỗi buổi hội thảo, người điều phối sẽ tổng kết lại hoạt động của workshop, đánh giá hiệu quả và gửi tới các bên liên quan. Ban tổ chức cần phải nắm được mức độ thành công và hiệu quả của workshop để học hỏi và rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Như vậy, qua bài viết trên đây của Vieclam123.vn bạn đã hiểu “Workshop là gì” rồi chứ? Workshop mang lại cho chúng ta nhiều điều hữu ích, vì vậy nếu có thời gian bạn hãy tích cực tham gia các buổi workshop về các lĩnh vực mình quan tâm nhé. Chắc chắn bạn sẽ góp nhặt được nhiều điều bổ ích cho cuộc sống và công việc của mình.

>> Xem thêm ngay: