1. Truy tìm ý nghĩa timeline là gì? Mục đích của Timeline

Là một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong mọi lĩnh vực thế nhưng không phải người Việt nào cũng hiểu rõ ý nghĩa của Timeline là gì.

Thuật ngữ tiếng Anh Timeline khi được dịch sang tiếng Việt thì có nghĩa là dòng thời gian. Có nghĩa đây là một kiểu xem các mục thời gian diễn ra lần lượt theo trình tự đã được sắp xếp, trong đó ứng với mỗi thời gian là một hoạt động được con người thực hiện.

Hiểu một cách đơn giản hơn thì Timeline chính là dòng thời gian trình bày một chuỗi sự kiện, các sự kiện này diễn ra trong mốc thời gian cụ thể. Nhìn vào Timeline, người xem có thể hiểu một cách nhanh chóng các mối quan hệ của chuỗi sự kiện được sắp xếp.

Timeline trong kinh doanh được hiểu là một bản chi tiết kế hoạch có sắp xếp các mốc thời gian cụ thể tương ứng với hoạt động nhất định. Đó là những sự kiện quan trọng cần thực hiện, kèm theo là thời gian thực hiện, thời hạn kết thúc và mục tiêu trong từng ngày.

Bạn cũng có thể hiểu theo một ý nghĩa đơn giản hơn, Timeline có nghĩa là thời gian biểu do con người sắp xếp và thực hiện. Đây thực sự là công cụ hữu hiệu giúp bạn sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả nhất.

Ý nghĩa của Timeline là gì bạn đã hiểu rõ, vậy bạn có biết có những loại Timeline nào đang được sử dụng phổ biến? Hãy cùng tôi làm rõ nội dung này với những thông tin được chia sẻ bên dưới nhé.

2. Những loại timeline được sử dụng phổ biến hiện nay

Hiện nay, người ta thường ưa chuộng sử dụng 2 loại Timeline đó chính là Timeline truyền thông và Timeline công việc. Để biết rõ những loại Timeline này có nội dung ra sao, đọc thông tin bên dưới bạn sẽ rõ.

2.1. Timeline truyền thông

Nhìn vào cách phân loại, bạn có thể hiểu rằng Timeline truyền thông chính là dòng thời gian được sử dụng trong lĩnh vực truyền thông.

Tương tự như những Timeline khác, nhìn vào Timeline truyền thông bạn có thể thấy rõ mốc thời điểm nào cần thực hiện, đâu là thời điểm kết thúc hay mục đích của một một dự án truyền thông.

Truyền thông có tính lan tỏa cực kỳ lớn, nó có thể ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp, hình ảnh sản phẩm/dịch vụ trên diện rộng vì vậy khi đặt Timeline cho truyền thông thì cần áp dụng tính khoa học và logic cao.

Với sức ảnh hưởng lớn như vậy, bất kỳ 1 chi tiết nhỏ nào trong Timeline truyền thông không đúng đắn đều có thể gây ra sự thất bại về kết quả cuối cùng của dự án truyền thông.

Vậy nên, những ai đang phụ trách đưa ra Timeline truyền thông thì cần hết sức lưu và cẩn trọng, chú ý tới từng tiểu tiết để tổng thể đạt hoàn hảo.

2.2. Timeline trong công việc

Cũng giống như Timeline truyền thông, Timeline trong công việc chính là một bảng tiến độ được con người lập ra nhằm theo dõi tiến trình thực hiện công việc đối với một dự án nào đó.

Nhìn vào bảng Timeline, người thực hiện sẽ biết rõ đâu là những đầu việc cần ưu tiên làm trước, mốc thời gian thực hiện mỗi đầu việc được quy định là bao lâu,...

Nhờ có bảng Timeline công việc mà từ người lập cho tới người thực hiện có thể quan sát, đánh giá các hoạt động kinh doanh từ tổng quan tới chi tiết.

Timeline công việc thực sự giúp ích cho những người thực hiện, nó góp phần giảm thiểu thời gian dư thừa đồng thời làm gia tăng hiệu suất công việc.

3. Vai trò của timeline trong công việc

Không phải tự nhiên mà Timeline lại được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở mọi lĩnh vực, nó đem lại cho con người khá nhiều lợi ích, hãy xem đó là những lợi ích gì với phần nội dung bên dưới nhé.

3.1. Timeline giúp bạn đi theo một định hướng đúng đắn

Timeline là một thời gian biểu được con người tạo ra ngay từ khi hình thành dự án, chính vì vậy dựa vào kiến thức, các yếu tố khách quan được phân tích kỹ càng họ đã lập nên một kế hoạch chi tiết đến từng giờ, từng ngày làm việc.

Đương nhiên những sắp xếp này cần đảm bảo được tính khoa học, có suy luận logic và được tính toán cẩn thận. Mọi thứ đều đã được setup một cách bài bản theo đó người thực hiện chỉ việc áp theo để đạt được hiệu quả công việc tối đa.

Timeline cho bạn một thời gian biểu rõ ràng và chi tiết, nhìn vào đó bạn sẽ biết mình sẽ phải ưu tiên nhiệm vụ gì trước và cần thực hiện nó bao lâu. Đây cũng được coi là gợi ý hữu hiệu đối với những ai chưa linh hoạt trong công việc của mình.

Có thể một ngày bạn phải tiếp nhận rất nhiều công việc khác nhau, nếu không có Timeline có thể bạn sẽ không biết nhiệm vụ nào cần ưu tiên thực hiện trước, từ đó dẫn tới hiệu quả công việc không cao. Tuy nhiên có Timeline bạn cứ thế mà thực hiện theo những kế hoạch được sắp xếp, làm sao cố gắng hoàn thành công việc theo thời gian quy định trong kế hoạch là được.

Như vậy, Timeline chính là công cụ giúp bạn đi đúng định hướng ban đầu, công việc được thực hiện suôn sẻ đồng thời nếu thực hiện theo Timeline thì áp lực sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể.

3.2. Timeline cho thấy khả năng của người thực hiện

Dựa vào dòng thời gian mà mỗi người có thể nhận ra năng lực của chính mình. Khi lập ra Timeline người lập đã tính toán khả năng của một người bình thường có thể thực hiện, tất nhiên những nhiệm vụ khó thì cần phải tăng thời gian mới đảm bảo hiệu quả.

Vậy nếu như bạn có thể hoàn thành công việc trước thời gian quy định mà hiệu quả cao thì có nghĩa là năng lực của bạn là rất tốt. Ngược lại, cùng là Timeline đó, người khác có thể hoàn thành trong êm đẹp còn bạn thì phải chật vật, vội vã mà kết quả vẫn không đâu vào đâu thì có nghĩa là năng lực của bạn đang bị hạn chế, cần phải trau dồi thêm.

Khi nhận thức được năng lực của bản thân, mỗi người sẽ có những phương án phù hợp để cải thiện bản thân và thăng tiến hơn trong công việc.

3.3. Timeline góp phần đảm bảo tính hiệu quả của công việc

Trong Timeline, không nhất thiết là một người làm từ A - Z, đó có thể là sự kết hợp giữa nhiều người hoặc nhiều bộ phận khác nhau để hoàn thành công việc. Một công ty có hàng trăm nhân viên, các nhân viên không thể nào biết rõ từng người của mỗi bộ phận, khi phải kết hợp với nhau, nhìn vào Timeline họ sẽ biết mình phải làm việc với ai ở phòng nào.

4. Làm sao để xây dựng timeline hiệu quả?

Timeline là không thể thiếu trong công việc và cuộc sống thế nhưng không phải ai cũng biết mình cần phải thực hiện Timeline như thế nào cho hiệu quả. Sau đây là phương pháp để bạn xây dựng Timeline hữu hiệu, theo dõi ngay nhé.

4.1. Nghiên cứu chủ đề lên Timeline

Muốn có một Timeline chi tiết và hiệu quả, người thực hiện sẽ phải nghiên cứu chủ để thật kỹ lưỡng.

Chủ đề không do bạn tạo ra, cấp trên sẽ là người cung cấp để bạn tiến hành nghiên cứu. Vậy cần làm gì khi nhận được chủ đề công việc trong tay?

- Thứ nhất, hãy thu thập thông tin về chủ đề:

Không phải chủ đề nào cũng có thời gian thực hiện hoặc cách thực hiện khác nhau, tùy vào độ khó hay tính chất của mỗi chủ đề mà bạn sẽ xây dựng một Timeline riêng biệt.

Khi tổng hợp thông tin, cần ghi chép những sự kiện có thể xuất hiện trong Timeline, sau đó dùng phương pháp chọn lọc để có thông tin hữu ích nhất.

- Thứ hai, tiến hành lập danh sách các sự kiện xuất hiện trong Timeline:

Những sự kiện được ghi chú là sự kiện tiềm năng, tuy nhiên không nhất thiết chúng phải xuất hiện trong Timeline của bạn. Sau khi có những sự kiện đó, người lập Timeline sẽ chọn lọc và lên danh sách chi tiết những sự kiện chính thức xuất hiện trong Timeline.

Quá trình hình thành Timeline, cần ít nhất 5 và nhiều nhất không quá 20 sự kiện quan trọng nếu không bạn sẽ không thể làm rõ ý đồ đối với người thực hiện. Thông tin quá ít họ chưa kịp hiểu đã hết, ngược lại nếu quá nhiều sự kiện có thể khiến người thực hiện bị rối.

- Thứ ba, Timeline cần có mốc thời gian cụ thể:

Giống như một câu chuyện, khi thiết lập Timeline bạn cần phải có sự kiện lẫn thời gian diễn ra sự kiện, từ đó người nhìn mới có thể hiểu nội dung và ý nghĩa của bảng Timeline là gì.

Các chi tiết và mốc thời gian phải được bố trí và sắp xếp một cách hợp lý khoa học. Như vậy người đọc mới có thể nắm rõ ý đồ cũng như cảm nhận được những điều mình cần phải làm để hoàn thành công việc được giao.

4.2. Tạo khung cho Timeline

Timeline không phải là văn bản hành chính được yêu cầu sử dụng theo 1 form cụ thể, chính vì vậy mỗi người có thể tiến hành thiết lập một mẫu riêng cho mình, miễn là đảm bảo được sự logic, tính khoa học và hợp lý của thời gian và sự kiện xảy ra.

Nếu chưa biết tạo khung Timeline như thế nào, bạn có thể tham khảo các mẫu Timeline có sẵn trên mạng và thay đổi nội dung phù hợp với kế hoạch của mình. Hoặc bạn có thể tham khảo mẫu có sẵn sau đó tự sáng tạo để có khung Timeline mang phong cách cá nhân của mình.

Khi thiết lập khung Timeline, bạn cần xác định được quy mô của dòng thời gian. Kế hoạch của bạn cần được thực hiện trong bao lâu, bắt đầu từ khi nào và kết thúc khi nào,...

Xác định tổng thời gian thực hiện sẽ giúp bạn phân chia thời gian trong Timeline một cách hợp lý nhất, hạn chế việc phân chia thời gian không đồng đều dẫn đến việc lãng phí hay eo hẹp thời gian cho mỗi đầu việc.

Trước khi quyết định đưa các sự kiện đã được chọn lọc vào khung Timeline, bạn cần vẽ một biểu đồ thể hiện dòng chảy của Timeline. Trong đó, mỗi mốc thời gian cụ thể sẽ hiển thị bằng một dấu chấm và mỗi khoảng thời gian cách nhau bằng đoạn thẳng có thể dài hoặc ngắn.

Với mỗi một dấu chấm và đường thẳng được hình thành, bạn sẽ tìm cách thể hiện các sự kiện sao cho phù hợp. Có thể sử dụng cách viết chữ hoặc cắt dán hình ảnh tượng trưng miễn sao để người xem hiểu được ý đồ của bạn.

4.3. Điền các thông tin Timeline chi tiết

Bất kỳ một dự án nào khi được hình thành cũng có tên gọi, vì vậy khi thiết lập Timeline hãy đặt tiêu đề Timeline theo tên dự án của bạn nhé.

Trong Timeline sẽ có những sự kiện chính và sự kiện nhỏ, sau khi đã đưa ra các nội dung trọng tâm của bảng Timeline thì bạn cần chi tiết hoá đối với mỗi sự kiện nhỏ.

Hãy đảm bảo Timeline của bạn là dễ đọc, dễ nhìn và dễ hiểu bởi ngoài sự chi tiết thì những yếu tố này cũng rất quan trọng đối với người xem. Chi tiết ở đây không có nghĩa là bạn phải dài dòng, diễn giải sự việc mà nó là sự súc tích, ngắn gọn mà đủ ý.

Để bảng Timeline trở nên phong phú hơn, hãy thêm vào các sự kiện những bức ảnh sinh động, đừng quên lựa chọn những bức ảnh này phải phù hợp và liên quan mật thiết với Timeline nhé.

Vừa rồi chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu những thông tin chi tiết về Timeline, hy vọng rằng kết thúc bài viết, bạn đã thực sự hiểu được ý nghĩa của Timeline là gì, cùng với đó là phương pháp xây dựng một bảng Timeline hiệu quả sử dụng cho công việc. 

Với những kiến thức nêu trên, hy vọng bạn sẽ quản lý quỹ thời gian của mình tốt hơn để thành công hơn với những dự án của mình.