Thư từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự, không gây mất lòng

  By   Administrator   15/10/2020

Khi đã nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng nhưng bạn lại nhận thấy công việc không còn phù hợp nữa thì bạn nên viết thư từ chối phỏng vấn sao cho lịch sự, chuyên nghiệp và không mất lòng nhà tuyển dụng. Tìm hiểu cách viết thư từ chối phỏng vấn khéo léo qua bài viết dưới đây của Vieclam123.vn nhé.

1. Lý do từ chối phỏng vấn

Không phải bất cứ buổi phỏng vấn nào bạn cũng cần phải tham gia. Đôi khi, lựa chọn từ chối phỏng vấn khi biết vị trí công việc đó không phù hợp lại là giải pháp tốt để bạn tiết kiệm được thời gian và công sức của bản thân. Đồng thời, việc từ chối ngay từ đầu của bạn cũng tiết kiệm được thời gian của nhà tuyển dụng và giúp họ có thể tìm được ứng viên phù hợp hơn. 

Có rất nhiều lý do để bạn từ chối phỏng vấn từ một công ty, tổ chức doanh nghiệp nào đó. Bởi khi đang muốn tìm việc thì chắc chắn mỗi ứng viên sẽ không gửi CV của mình đi một chỗ mà sẽ đồng loạt gửi vài ba CV đến những vị trí phù hợp. Tuy nhiên, mức độ ưu tiên của những vị trí này sẽ khác nhau, có những công việc bạn thích hơn và có những vị trí công việc chỉ là phương án dự phòng. Bởi vậy, nếu như bạn đang chờ đợi lịch phỏng vấn từ một công ty khác với một vị trí công việc khác hấp dẫn hơn thì bạn sẽ không còn thấy hứng thú với thư mời phỏng vấn này nữa, và bạn cần phải viết thư phản hồi từ chối cuộc phỏng vấn một cách lịch sự.

Thời điểm nhận thư mời phỏng vấn cũng rất quan trọng. Có những email mời phỏng vấn đến rất muộn, và dù đó là công việc bạn mơ ước thì bạn cũng sẽ phải từ chối vì đã “lỡ” ký hợp đồng làm việc với một công ty khác. Hoặc khi gửi CV thì bạn cảm thấy rất hứng thú nhưng đến khi nhận được thư mời thì bạn lại không còn cảm thấy yêu thích vị trí công việc này nữa nên bạn quyết định từ bỏ.

Thư từ chối phỏng vấn

Một vài lý do khác dẫn đến việc bạn cần từ chối cuộc phỏng vấn có thể kể đến như:

  • Bạn đã dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu cụ thể về vị trí công việc và nhận thấy nó không còn phù hợp với mục tiêu và định hướng phát triển trong tương lai của bạn nữa

  • Do bạn có những thay đổi trong cuộc sống cá nhân, như thay đổi chỗ ở, thay đổi kế hoạch công việc nên không thể đảm nhận vị trí công việc này.

  • Bạn bè của bạn có một số người làm việc ở đây và do một số lý do cá nhân mà bạn không muốn làm việc chung với họ.

Dù vì bất cứ lý do nào thì viết thư từ chối phỏng vấn nếu bạn không tham gia buổi phỏng vấn được là điều cần thiết. Nó sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức của bạn nhưng nó sẽ thể hiện được bạn là một con người lịch sự, chuyên nghiệp.

Có rất nhiều lý do từ chối phỏng vấn nhưng không phải lí do nào cũng đúng đắn. Một số bạn không đi phỏng vấn vì “lười”, một số bạn lại chỉ vì một số thông tin sai lệch trên các website, diễn đàn mà có đánh giá không tốt về nhà tuyển dụng, một số bạn chưa đi phỏng vấn đã cho rằng “Chắc mình không trúng tuyển đầu” nên chẳng thèm tham gia.

 Nếu như bạn chưa tìm thấy công việc khác phù hợp hơn hoặc nhận thấy vị trí tuyển dụng này cũng tương đối hấp dẫn thì đừng viện lý do để từ chối những cơ hội tốt này. Dù chưa biết trước kết quả như thế nào nhưng việc tham gia phỏng vấn nhiều cũng giúp bạn có được những kinh nghiệm phỏng vấn nhất định, giúp bạn tự tin hơn trong những lần phỏng vấn sau nếu chẳng may kết quả phỏng vấn không được như ý.

2. Lý do cần viết thư từ chối phỏng vấn

Nhiều bạn cho rằng, không đi phỏng vấn thì cũng không cần phải phản hồi lại, cứ thế cho qua và không cần bận tâm đến nữa. Đúng, xét về góc độ lợi ích của cá nhân bạn thì nó không ảnh hưởng quá nhiều vì dù sao bạn cũng đâu gắn bó với vị trí công việc này, với doanh nghiệp này. Bỏ qua thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng cũng không biết bạn là ai và cũng không ảnh hưởng đến quyền lợi hay lợi ích của bạn trong tương lai sau này.

Tuy nhiên, nếu bạn dành ra ít phút để viết thư từ chối phỏng vấn thì bạn sẽ có được nhiều lợi ích hơn bạn tưởng. 

Thứ nhất, viết thư từ chối phỏng vấn là bạn đang thể hiện bản thân là con người lịch sự. Nhà tuyển dụng đã dành thời gian quan tâm đến CV của bạn và sắp xếp lịch phỏng vấn cho bạn. Nếu bạn không tham gia phỏng vấn và cũng không báo lại, nhà tuyển dụng sẽ mất thời gian để chờ đợi bạn và làm lỡ dở công việc của họ cũng như cơ hội cho các ứng viên tiềm năng khác. Vì vậy, trong thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường nhắc đến việc bạn phải hỏi xác nhận lại thư mời của họ. Dù có đến tham gia được buổi phỏng vấn hay không thì thông tin lại cho nhà tuyển dụng là việc làm cần thiết và là sự lịch sự tối thiểu mà mỗi cá nhân nên có.

Thư từ chối phỏng vấn

Thứ hai, không ai có thể biết trước được điều gì sẽ xảy ra trong tương lai. Biết đâu bạn sẽ lại một lần nữa ứng tuyển vào các vị trí khác trong doanh nghiệp đó thì sao. Và sẽ thế nào nếu như nhà tuyển dụng biết được trước đây họ đã gửi thư mời phỏng vấn cho bạn nhưng lại không nhận được bất cứ phản hồi nào? Cơ hội có được công việc mong muốn của bạn đã giảm đi nhiều phần rồi đấy. 

3. Mẹo viết thư từ chối phỏng vấn

Khi quyết định viết thư từ chối phỏng vấn, bạn cần ghi nhớ một số mẹo sau đây:

3.1. Chắc chắn về quyết định của mình

Bạn cần phải chắc chắn rằng bạn thực sự không cần đến vị trí công việc này nữa. Nếu như bạn đã gửi thư từ chối phỏng vấn đi rồi sau đó lại viết lại rằng có thể tham gia phỏng vấn thì sẽ rất không chuyên nghiệp. Thứ nhất, có thể vị trí phỏng vấn được dành sẵn cho bạn có thể đã không còn nữa và được sắp xếp cho ứng viên khác. Thứ hai, việc này khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Họ sẽ đánh giá bạn là người không đáng tin cậy, không ổn định và thường đưa ra những quyết định không chắc chắn.

Bởi vậy, trong cuộc sống dù là bất cứ quyết định nào bạn cũng nên đưa ra những suy nghĩ thật chín chắn trước khi thực hiện.

3.2. Phản hồi nhanh chóng

Phản hồi nhanh chóng là điều bạn cần thực hiện khi đã chắc chắn về quyết định của mình. Bạn không những cần biết cách tiết kiệm thời gian của mình mà còn phải tôn trọng thời gian của người khác. Việc bạn phản hồi thư từ chối nhanh chóng sẽ giúp nhà tuyển dụng trao cơ hội cho những ứng viên khác.

Thời gian phản hồi thư mời phỏng vấn thông thường là 24h kể từ khi bạn nhận được thư từ phòng nhân sự.

3.3. Trình bày ngắn gọn

Trong thư từ chối phỏng vấn không cần thiết phải trình bày quá dài dòng. Việc nêu ra lý do cụ thể tại sao bạn không tham gia phỏng vấn là điều không cần thiết vì đôi khi nhà tuyển dụng cũng không quá quan tâm đến vấn đề đó, họ chỉ cần biết rằng bạn không tham gia phỏng vấn. Vậy thôi! Chính vì thế mà hãy xác nhận việc từ chối lời mời phỏng vấn hết sức ngắn gọn để tiết kiệm thời gian của cả đôi bên. 

3.4. Thể hiện sự lịch sự

Hãy thể hiện sự lịch sự trong ngôn từ của thư từ chối phỏng vấn. Không nên tỏ thái độ bất cần hay gửi bức thư chỉ mang tính chất thông báo cụt lủn. Cần để cho nhà tuyển dụng thấy được bạn cảm thấy tiếc nuối vì không thể gắn bó với doanh nghiệp của họ, đồng thời để lại thông tin liên hệ nếu họ có nhu cầu liên lạc. 

Bức thư từ chối gây khó chịu cho nhà tuyển dụng có thể sẽ khiến bạn nhận những hậu quả không ngờ tới đấy. Vì mạng lưới mối quan hệ của các nhà tuyển dụng trong cùng ngành thường rất rộng. Biết đâu vì bức thư từ chối phỏng vấn thiếu lịch sự này mà bạn sẽ đánh mất cơ hội có được những công việc khác.

Thư từ chối phỏng vấn

4. Nội dung thư từ chối phỏng vấn

Một thư từ chối phỏng vấn dù ngắn gọn nhưng cũng phải đảm bảo đầy đủ các phần như sau:

  • Tiêu đề thư: nêu rõ mục đích của lá thư

  • Nội dung thư: trình bày ngắn gọn việc bạn không thể nhận lời mời phỏng vấn từ quý công ty

  • Kết thư: Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng, ký tên bạn.

5. Mẫu viết thư từ chối phỏng vấn 

Nếu bạn vẫn chưa biết viết thư từ chối phỏng vấn như nào cho thật khéo léo thì hãy tham khảo một số ví dụ dưới đây của Vieclam123.vn nhé. 

5.1. Mẫu thư từ chối phỏng vấn cơ bản

Tiêu đề: Trả lời thư mời phỏng vấn vị trí [tên vị trí]- Tên của bạn

Kính gửi: [tên nhà tuyển dụng (nếu bạn biết), tên công ty]

Cảm ơn anh/chị/quý công ty đã sắp xếp cho em cơ hội phỏng vấn vị trí [tên vị trí]vào ngày [thời gian được hẹn có trong email nhà tuyển dụng] tại [địa điểm phỏng vấn]. Tuy nhiên, vì một vài lý do cá nhân mà em không tham gia buổi phỏng vấn tại công ty được.

Em rất cảm ơn anh/chị/quý công ty đã quan tâm đến CV của em.

Một lần nữa, cảm ơn anh/chị đã xem xét.

Trân trọng,

Tên của bạn.

5.2. Mẫu thư từ chối phỏng vấn có lý do cụ thể

Tiêu đề: Thư cảm ơn lời mời phỏng vấn

Kính gửi: [tên công ty, tên nhà tuyển dụng]

Tôi viết thư này trước tiên muốn cảm ơn anh/chị/quý công ty đã sắp xếp cho tôi vị trí [tên vị trí tuyển dụng] vào ngày ….tại…..Tuy nhiên, trong khi chờ đợi phản hồi từ quý công ty, tôi đã nhận được công việc từ một doanh nghiệp khác. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối thư mời phỏng vấn từ quý công ty. Tôi rất lấy làm tiếc về điều này. 

Một lần nữa, tôi xin cảm ơn vì quý công ty đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn. 

Trân trọng

ký tên.

Thư từ chối phỏng vấn

5.3. Mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Subject: Letter of appreciation for interview invitation

To: [name of company, name of HR employer]-Name of applicant

I write this letter first to thank you for arranging for me the position [vacancy name] on… .at… ..However, while waiting for feedback from your company, I got a job from another business. Therefore, I would like to refuse an invitation to interview from your company. I am very sorry about this.

Once again, I would like to thank your company for giving me the opportunity to interview.

Best regards

Linh

Nguyen Ngoc Linh.

5.4. Mẫu thư dời lịch phỏng vấn

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – Vị trí – Mã số công việc 

Kính gửi/ Dear… (Tên người nhận)

Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty tại vị trí… (Tên vị trí). Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày/ tháng/ năm đúng hẹn được. Vì vậy, Quý công ty có thể sắp xếp buổi phỏng vấn cho tôi vào buổi …/…./…. được không.

Hy vọng sẽ được tham gia phỏng vấn tại quý công ty vào thời gian sớm nhất.

Một lần nữa, tôi xin lỗi vì sự bất tiện này.

Trân trọng,

Ký tên.

Như vậy, trên đây là bài viết của Vieclam123.vn về mẹo viết thư từ chối phỏng vấn cũng như những lưu ý để bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Đừng ngại khi viết thư từ chối phỏng vấn bởi đây chính là sự lịch sự của bạn và nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ trân trọng điều này đấy.

>> Tham khảo thêm:

Hotline

0869.154.226